Bạn đang ấp ủ một ý tưởng kinh doanh đột phá và sẵn sàng chinh phục thị trường? Việc đầu tiên và quan trọng nhất chính là “khai sinh” cho doanh nghiệp của mình một cách hợp pháp. Thủ tục thành lập công ty có thể là bước khởi đầu đầy bỡ ngỡ. Bài viết này sẽ là kim chỉ nam từ A-Z, cung cấp toàn bộ bí quyết và quy trình chi tiết để bạn tự tin hoàn tất thủ tục, biến ước mơ khởi nghiệp thành hiện thực một cách nhanh chóng và đúng luật.
4 Quyết định chiến lược then chốt trước khi nộp hồ sơ thành lập công ty
Trước khi đi sâu vào các giấy tờ và thủ tục, việc định hình rõ ràng bộ khung pháp lý cho doanh nghiệp là cực kỳ quan trọng. Bốn quyết định dưới đây sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cấu trúc, trách nhiệm pháp lý và tiềm năng phát triển của công ty bạn trong tương lai.
Lựa chọn loại hình công ty: TNHH, Cổ phần hay Doanh nghiệp tư nhân – Đâu là lựa chọn tối ưu cho bạn?
Việc lựa chọn đúng loại hình doanh nghiệp ngay từ đầu sẽ giúp tối ưu hóa cấu trúc quản trị và trách nhiệm tài sản. Tại Việt Nam, có 3 loại hình phổ biến nhất cho người khởi nghiệp:
- Công ty TNHH (Trách nhiệm hữu hạn): Gồm Công ty TNHH một thành viên (do 1 cá nhân/tổ chức làm chủ) và TNHH hai thành viên trở lên (từ 2-50 thành viên). Đây là lựa chọn an toàn và phổ biến nhất, vì chủ sở hữu chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ của công ty trong phạm vi số vốn đã góp.
- Công ty Cổ phần (CTCP): Yêu cầu tối thiểu 3 cổ đông và không giới hạn số lượng tối đa. Loại hình này có cấu trúc phức tạp hơn nhưng linh hoạt trong việc huy động vốn bằng cách phát hành cổ phiếu. Phù hợp cho các startup có tầm nhìn kêu gọi đầu tư rộng rãi.
- Doanh nghiệp tư nhân (DNTN): Do một cá nhân duy nhất làm chủ và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình (trách nhiệm vô hạn). Mô hình này đơn giản nhưng rủi ro cao, ít được lựa chọn hiện nay.
Với kinh nghiệm tư vấn cho hàng ngàn doanh nghiệp, chúng tôi tại Luật Dân Việt nhận thấy rằng Công ty TNHH là lựa chọn khởi đầu tối ưu cho hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Đặt tên công ty: Bí quyết chọn tên vừa hay, vừa đúng luật, vừa tạo dấu ấn thương hiệu
Tên công ty không chỉ là danh xưng pháp lý mà còn là bộ mặt thương hiệu. Khi đặt tên, bạn cần tuân thủ các quy định của Luật Doanh nghiệp 2020:
- Không trùng hoặc gây nhầm lẫn: Tên bạn chọn không được trùng lặp hoàn toàn hoặc tương tự đến mức gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trước trên phạm vi toàn quốc.
- Không vi phạm thuần phong mỹ tục: Không sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm lịch sử, văn hóa, đạo đức.
- Cấu trúc bắt buộc: Tên công ty phải bao gồm hai thành tố: Loại hình doanh nghiệp (ví dụ: “Công ty TNHH”) + Tên riêng (ví dụ: “ABC Việt Nam”).
Mẹo nhỏ: Trước khi quyết định, bạn nên tra cứu tên doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để đảm bảo tính duy nhất.
Vốn điều lệ bao nhiêu là đủ? Cách xác định mức vốn phù hợp với quy mô và ngành nghề kinh doanh
Vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do các thành viên/cổ đông đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty. Nhiều người lầm tưởng phải đăng ký vốn thật lớn, nhưng điều này không cần thiết và có thể gây bất lợi.
- Trách nhiệm pháp lý: Bạn sẽ chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi số vốn điều lệ đã đăng ký.
- Không yêu cầu chứng minh: Đối với hầu hết các ngành nghề kinh doanh thông thường, bạn không cần chứng minh số vốn này tại thời điểm đăng ký.
- Ngành nghề có điều kiện: Một số ngành nghề đặc thù (như kinh doanh bất động sản, dịch vụ bảo vệ, cho thuê lại lao động) yêu cầu mức vốn pháp định tối thiểu.
Lời khuyên của chúng tôi là bạn nên đăng ký mức vốn điều lệ phù hợp với quy mô dự kiến và khả năng tài chính thực tế, đủ để trang trải chi phí hoạt động trong giai đoạn đầu.
Lựa chọn mã ngành nghề kinh doanh: Đăng ký đủ hôm nay, mở rộng tương lai không cần sửa đổi
Bạn cần đăng ký các ngành, nghề kinh doanh mà công ty dự kiến hoạt động theo Hệ thống ngành kinh tế của Việt Nam (Quyết định 27/2018/QĐ-TTg).
- Đăng ký ngành chính: Chọn một ngành nghề kinh doanh chính thể hiện rõ nhất lĩnh vực hoạt động của bạn.
- Đăng ký các ngành liên quan: Nên dự trù và đăng ký thêm các ngành nghề có thể mở rộng trong tương lai. Việc này giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí sửa đổi giấy phép kinh doanh sau này.
Việc đăng ký đầy đủ ngay từ đầu là một bước đi chiến lược, tạo sự linh hoạt cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Hướng dẫn chi tiết quy trình 5 bước thành lập công ty từ A-Z
Sau khi đã có những quyết định chiến lược, đây là lúc bắt tay vào thực hiện quy trình thành lập công ty. Quy trình này đã được đơn giản hóa rất nhiều nhờ công nghệ, chủ yếu thực hiện qua mạng.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty – Checklist đầy đủ các giấy tờ cần thiết
Một bộ hồ sơ thành lập công ty đầy đủ và chính xác là chìa khóa để được phê duyệt nhanh chóng. Tùy vào loại hình, các giấy tờ cơ bản bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định).
- Điều lệ công ty.
- Danh sách thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên) hoặc danh sách cổ đông sáng lập (đối với công ty cổ phần).
- Bản sao công chứng hợp lệ các giấy tờ sau:
- CCCD/CMND/Hộ chiếu của các thành viên góp vốn, người đại diện theo pháp luật.
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu thành viên là tổ chức.
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp online tại Cổng thông tin quốc gia
Hiện nay, thủ tục đăng ký doanh nghiệp được khuyến khích thực hiện trực tuyến để tiết kiệm thời gian và công sức.
- Truy cập: Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Tạo tài khoản: Bạn cần tạo một tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc sử dụng chữ ký số công cộng.
- Nhập thông tin: Kê khai đầy đủ thông tin về doanh nghiệp theo hướng dẫn.
- Tải hồ sơ: Scan các giấy tờ đã chuẩn bị ở Bước 1 và tải lên hệ thống.
- Ký và nộp: Sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số để xác thực và nộp hồ sơ.
Bạn có thể tham khảo hướng dẫn từng bước trực tiếp trên cổng thông tin để đảm bảo thao tác chính xác.
Bước 3: Thời gian xử lý và nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Theo quy định, thời gian thành lập công ty và xử lý hồ sơ là 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ.
- Theo dõi hồ sơ: Bạn có thể tra cứu tình trạng hồ sơ trực tuyến trên cổng thông tin.
- Nhận kết quả: Nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ nhận được thông báo và đến Sở Kế hoạch và Đầu tư (bộ phận một cửa) để nhận bản cứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đây chính là “giấy khai sinh” của công ty bạn, trên đó có ghi mã số thuế cũng là mã số doanh nghiệp.
Bước 4: Thủ tục khắc con dấu pháp nhân và công bố mẫu dấu công ty
Kể từ Luật Doanh nghiệp 2015, doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Sau khi khắc dấu, bạn phải thực hiện thủ tục công bố mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Thủ tục này là bắt buộc để con dấu có hiệu lực pháp lý.
Bước 5: Bảng tổng hợp chi phí và lệ phí thành lập công ty mới nhất
Chi phí thành lập công ty bao gồm các khoản phí và lệ phí nhà nước bắt buộc. Dưới đây là bảng tham khảo:
- Lệ phí đăng ký doanh nghiệp: 100.000 VNĐ (nộp tại Sở KH&ĐT). Miễn phí nếu nộp hồ sơ online.
- Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 VNĐ.
- Chi phí khắc con dấu pháp nhân: Khoảng 300.000 – 500.000 VNĐ.
- Chi phí mua chữ ký số (Token): Khoảng 1.200.000 – 1.800.000 VNĐ/năm.
- Lệ phí môn bài: Sẽ nộp sau khi thành lập, mức đóng phụ thuộc vào vốn điều lệ.
Nếu bạn cảm thấy quy trình phức tạp, việc sử dụng dịch vụ thành lập công ty trọn gói là một giải pháp hiệu quả, giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác pháp lý.
7 Việc cần làm ngay để doanh nghiệp đi vào hoạt động sau khi có giấy phép
Nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới chỉ là khởi đầu. Để công ty chính thức đi vào hoạt động hợp pháp và trơn tru, bạn cần hoàn tất ngay 7 công việc quan trọng sau:
Mở tài khoản ngân hàng và đăng ký chữ ký số (token) để giao dịch điện tử
Tài khoản ngân hàng dùng để thực hiện các giao dịch của công ty. Sau khi mở, bạn cần thông báo số tài khoản với cơ quan thuế. Chữ ký số (token) là công cụ bắt buộc để nộp thuế điện tử, khai báo hải quan, bảo hiểm xã hội…
Kê khai và nộp lệ phí môn bài – Hướng dẫn và các mốc thời gian quan trọng
Lệ phí môn bài là một loại thuế trực thu doanh nghiệp phải đóng hàng năm. Mức đóng dựa trên vốn điều lệ. Thời hạn nộp tờ khai lệ phí môn bài là ngày 30/01 của năm kế tiếp năm thành lập. Thời hạn nộp tiền cũng là ngày 30/01.
Thủ tục đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử (hóa đơn VAT)
Theo quy định hiện hành, 100% doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử. Bạn cần liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được cấp phép để đăng ký và làm thủ tục thông báo phát hành với cơ quan thuế trước khi sử dụng.
Treo biển hiệu tại trụ sở chính: Yêu cầu bắt buộc và những lưu ý để không bị phạt
Đây là yêu cầu bắt buộc. Biển hiệu phải được treo tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện. Nội dung trên biển phải có: tên công ty, địa chỉ, mã số thuế. Không treo biển hoặc ghi sai thông tin có thể bị xử phạt hành chính.
Tự làm kế toán hay sử dụng dịch vụ? Phân tích ưu nhược điểm
Công tác kế toán – thuế là xương sống tài chính của doanh nghiệp.
- Tự làm: Tiết kiệm chi phí ban đầu nhưng đòi hỏi bạn phải có chuyên môn sâu về kế toán, thuế và thường xuyên cập nhật các nghị định, thông tư mới. Rủi ro sai sót cao.
- Sử dụng dịch vụ kế toán: Chi phí cao hơn nhưng đảm bảo tính chuyên nghiệp, chính xác, tuân thủ pháp luật và giúp bạn tập trung hoàn toàn vào việc kinh doanh.
Với các doanh nghiệp mới thành lập, chúng tôi tại Luật Dân Việt khuyên bạn nên sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài để đảm bảo hệ thống sổ sách được thiết lập đúng ngay từ đầu.
Quá trình thành lập công ty có thể phức tạp với nhiều thủ tục, nhưng hoàn toàn nằm trong tầm tay nếu bạn có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Với hướng dẫn chi tiết trong bài viết, bạn đã có đủ thông tin để tự tin khởi đầu hành trình kinh doanh của mình một cách hợp pháp và vững chắc. Chúc bạn thành công trên con đường trở thành một doanh nhân thực thụ.
Bạn đã sẵn sàng khởi nghiệp nhưng còn băn khoăn về thủ tục pháp lý? Đừng để giấy tờ làm chậm bước thành công của bạn. Liên hệ ngay với Luật Dân Việt để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dịch vụ thành lập công ty trọn gói, chuyên nghiệp và nhanh chóng!
Thông tin liên hệ Luật Dân Việt – Tư vấn pháp lý hàng đầu Việt Nam:
- Hà Nội:
- 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội
- Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Hotline: 0858.111.929
