Xử lý hóa đơn điện tử sai sót là việc kế toán gặp thường xuyên: ghi nhầm tên công ty, sai mã số thuế, sai số lượng hay thuế suất. Từ 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định lại cách xử lý, chủ yếu qua thông báo sai sót, hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
Trả lời nhanh: Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, hóa đơn sai tên, địa chỉ người mua thì người bán thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế, không lập lại hóa đơn. Sai mã số thuế, số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế thì chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
Xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo từng loại lỗi
Xử lý hóa đơn điện tử sai sót phụ thuộc vào việc lỗi có ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế hay không (khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026):
| Loại sai sót | Cách xử lý |
|---|---|
| Sai tên, địa chỉ người mua, số tiền bằng chữ; không sai mã số thuế và các chỉ tiêu khác | Thông báo người mua; gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế; không lập lại hóa đơn |
| Sai mã số thuế người mua, tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế | Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế |
| Nhiều hóa đơn sai cùng nội dung, cùng người mua, trong cùng tháng | Lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế kèm bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT |
Các điểm mới khác của Nghị định 254/2026 xem tại bài Nghị định 254/2026 về hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế khác nhau thế nào?
Hóa đơn điều chỉnh là hóa đơn chỉ ghi phần chênh lệch so với hóa đơn gốc; hóa đơn thay thế là hóa đơn ghi lại toàn bộ nội dung đúng để thay hóa đơn sai.
| Tiêu chí | Hóa đơn điều chỉnh | Hóa đơn thay thế |
|---|---|---|
| Dòng chữ bắt buộc | "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm" | "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm" |
| Nội dung ghi | Phần chênh lệch: tăng ghi dương, giảm ghi âm | Toàn bộ nội dung đúng |
| Phù hợp khi | Sai số lượng, đơn giá, thuế suất; trả hàng, chiết khấu thương mại | Sai nhiều chỉ tiêu; tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng |
Ví dụ minh họa: Công ty A bán cho Công ty B 100 sản phẩm, đơn giá 1 triệu đồng, thuế suất 8%, nhưng ghi nhầm 110 sản phẩm: tiền hàng 110 triệu, thuế 8,8 triệu đồng. Nếu chọn điều chỉnh, Công ty A lập hóa đơn điều chỉnh giảm: tiền hàng −10.000.000 đồng, thuế GTGT −800.000 đồng, tổng thanh toán −10.800.000 đồng. Nếu chọn thay thế, hóa đơn mới ghi đúng 100 triệu đồng tiền hàng, 8 triệu đồng thuế, tổng 108 triệu đồng.
Quy trình xử lý hóa đơn điện tử sai sót
Các bước thực hiện:
- Xác định loại lỗi: chỉ sai tên, địa chỉ hay sai chỉ tiêu ảnh hưởng nghĩa vụ thuế.
- Lập văn bản thỏa thuận với người mua là tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh, ghi rõ nội dung sai; người mua là cá nhân tiêu dùng thì thông báo cho người mua hoặc trên website của người bán (nếu có).
- Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế có dòng chữ bắt buộc; hoặc gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT nếu chỉ sai tên, địa chỉ.
- Ký số; hóa đơn có mã thì gửi cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi người mua, hóa đơn không mã thì gửi thẳng người mua.
- Lưu văn bản thỏa thuận, kê khai theo hóa đơn đã điều chỉnh, thay thế.
Văn bản thỏa thuận không bắt buộc với giao dịch chuyển dữ liệu theo bảng tổng hợp và mua bán trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số.
Xử lý hóa đơn điện tử sai sót do cơ quan thuế phát hiện
Khi cơ quan thuế phát hiện sai sót và gửi thông báo, người bán phải rà soát và xử lý theo cùng cơ chế trên: thông báo sai sót, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Tình huống liên quan đến hóa đơn do cơ quan thuế xử lý, xem thêm bài xử lý hóa đơn điện tử của cơ quan thuế có sai sót. Không xử lý hoặc xử lý sai có thể bị phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP.
Câu hỏi thường gặp về xử lý hóa đơn điện tử sai sót
Còn được hủy hóa đơn điện tử sai sót không?
Theo hướng dẫn hiện hành, hóa đơn sai được xử lý bằng thông báo sai sót, điều chỉnh hoặc thay thế, không hủy theo quy trình cũ như trước.
Sai tên người mua nhưng đúng mã số thuế có phải lập hóa đơn mới?
Không. Người bán thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế; người mua vẫn dùng hóa đơn gốc để kê khai.
Hóa đơn điều chỉnh, thay thế có phải được cấp mã lại?
Có, nếu bạn dùng hóa đơn có mã. Hóa đơn mới phải được cấp mã trước khi gửi người mua; xem thêm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Chọn đúng cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót
Xử lý hóa đơn điện tử sai sót đúng cách bắt đầu từ việc phân loại lỗi: sai thông tin hành chính thì thông báo, sai chỉ tiêu tính thuế thì điều chỉnh hoặc thay thế. Bạn nên lưu đủ văn bản thỏa thuận để giảm rủi ro khi bị kiểm tra.
Liên hệ Luật Dân Việt để được tư vấn
Nếu bạn cần rà soát hồ sơ hoặc muốn Luật Dân Việt thực hiện thủ tục thay, hãy liên hệ để được tư vấn cụ thể theo tình huống của doanh nghiệp:
- Hotline: 0858.111.929
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Văn phòng Hà Nội: 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội; Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
Căn cứ pháp lý
- Nghị định số 254/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử.
- Thông tư số 91/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn, chứng từ (Điều 10).
- Nghị định số 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 102/2021/NĐ-CP, Nghị định số 310/2025/NĐ-CP và Nghị định số 291/2026/NĐ-CP.
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.
Thông tin trong bài mang tính tham khảo, được cập nhật theo văn bản pháp luật có hiệu lực tại thời điểm đăng. Quy định có thể thay đổi; vui lòng đối chiếu văn bản gốc hoặc liên hệ luật sư trước khi thực hiện.
