Sau khi cả nước còn 34 tỉnh, thành và bỏ cấp huyện từ 01/7/2025, nhiều doanh nghiệp vừa chuyển văn phòng vừa băn khoăn địa chỉ trên giấy phép đã "đổi tên" theo địa danh mới. Hai tình huống này được xử lý khác nhau: một bên là nghĩa vụ phải đăng ký trong 10 ngày, một bên là thủ tục tự nguyện, miễn phí. Bài viết giúp bạn phân biệt và làm đúng thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cùng tỉnh năm 2026.
Trả lời nhanh: Khi chuyển trụ sở sang địa điểm khác trong cùng tỉnh, công ty phải đăng ký thay đổi tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính trong 10 ngày, hồ sơ gồm Giấy đề nghị đăng ký thay đổi (Mẫu số 12) và nghị quyết, quyết định. Nếu chỉ đổi tên địa danh do sắp xếp đơn vị hành chính, việc cập nhật không bắt buộc và được miễn phí.
Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cùng tỉnh là gì?
Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cùng tỉnh là việc doanh nghiệp chuyển trụ sở chính tới địa điểm mới nằm trong cùng tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Đây là nội dung ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nên phải làm thủ tục đăng ký thay đổi theo Điều 30 Luật Doanh nghiệp.
| Tình huống | Có bắt buộc? | Chi phí |
|---|---|---|
| Chuyển văn phòng thật sang địa chỉ khác trong tỉnh | Bắt buộc, trong 10 ngày | Lệ phí 50.000 đồng (giảm còn 25.000 đồng đến 31/12/2026), miễn nếu nộp trực tuyến; phí công bố 100.000 đồng |
| Địa chỉ giữ nguyên, chỉ đổi tên xã, tỉnh do sắp xếp | Không bắt buộc | Miễn lệ phí, phí công bố |
Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở trong cùng tỉnh
Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cùng tỉnh nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi đặt trụ sở, theo Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Thành phần gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, Mẫu số 12 (bản mới theo Thông tư 121/2026/TT-BTC), do người đại diện theo pháp luật ký.
- Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông về việc chuyển trụ sở.
- Văn bản ủy quyền nếu người khác đi nộp hồ sơ.
Các bước thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cùng tỉnh
Quy trình thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cùng tỉnh gồm 5 bước:
- Kiểm tra địa chỉ mới: ghi đúng tên xã, phường và tỉnh theo đơn vị hành chính hiện hành; không dùng cấp huyện, quận.
- Ra nghị quyết, quyết định chuyển trụ sở và ghi lại ngày ký để tính thời hạn 10 ngày. Nếu địa chỉ mới thuộc cơ quan thuế quản lý khác, hoàn tất thủ tục chuyển địa điểm với cơ quan thuế trước khi nộp hồ sơ.
- Nộp hồ sơ trực tuyến qua dangkykinhdoanh.gov.vn bằng tài khoản VNeID hoặc nộp trực tiếp.
- Nhận Giấy chứng nhận mới trong 03 ngày làm việc.
- Cập nhật hóa đơn điện tử, ngân hàng, hợp đồng theo địa chỉ mới.
Ví dụ: công ty chuyển từ phường A sang phường B trong cùng thành phố, ký quyết định ngày 05/10. Hạn nộp hồ sơ là 15/10; nộp sau 25/10 là đã chậm hơn 10 ngày và có thể bị phạt 10–20 triệu đồng theo Nghị định 288/2026/NĐ-CP. Trường hợp chuyển sang tỉnh khác, thủ tục phức tạp hơn, xem thay đổi địa chỉ trụ sở công ty sang tỉnh khác.
Lưu ý khi địa chỉ thay đổi do sắp xếp địa giới
Cập nhật địa chỉ do sắp xếp đơn vị hành chính không phải là nghĩa vụ. Theo Công văn 4370/BTC-DNTN, cơ quan đăng ký không yêu cầu doanh nghiệp đăng ký thay đổi chỉ vì địa danh thay đổi. Khi có nhu cầu, doanh nghiệp cập nhật theo Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP và được miễn lệ phí, phí công bố. Nếu vừa chuyển trụ sở thật, hồ sơ đăng ký thay đổi sẽ đồng thời ghi địa chỉ theo địa danh mới.
Câu hỏi thường gặp về thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cùng tỉnh
Đổi địa chỉ trụ sở có phải khắc lại con dấu không?
Chỉ khi con dấu đang thể hiện địa chỉ. Doanh nghiệp tự quyết định nội dung dấu và không phải thông báo mẫu dấu.
Có được đặt trụ sở tại căn hộ chung cư không?
Không được dùng căn hộ chung cư có mục đích để ở làm trụ sở doanh nghiệp theo pháp luật về nhà ở. Bạn nên chọn văn phòng, nhà riêng hoặc diện tích kinh doanh hợp pháp.
Chuyển trụ sở cùng tỉnh có đổi mã số thuế không?
Không. Mã số doanh nghiệp được giữ nguyên.
Làm đúng thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cùng tỉnh
Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cùng tỉnh chỉ mất khoảng 03 ngày làm việc nếu hồ sơ đúng mẫu và nộp trong 10 ngày. Phân biệt rõ chuyển trụ sở thật với đổi tên địa danh giúp bạn tránh vừa bị phạt, vừa làm thủ tục không cần thiết. Tham khảo thêm bài trước về thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty.
Liên hệ Luật Dân Việt để được tư vấn
Nếu bạn cần rà soát hồ sơ hoặc muốn Luật Dân Việt thực hiện thủ tục thay, hãy liên hệ để được tư vấn cụ thể theo tình huống của doanh nghiệp:
- Hotline: 0858.111.929
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Văn phòng Hà Nội: 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội; Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15 (Điều 30).
- Nghị định số 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (Điều 40, Điều 57), được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 296/2026/NĐ-CP.
- Thông tư số 68/2025/TT-BTC, được sửa đổi bởi Thông tư số 121/2026/TT-BTC (Mẫu số 12).
- Công văn số 4370/BTC-DNTN của Bộ Tài chính về đăng ký doanh nghiệp khi sắp xếp đơn vị hành chính.
- Nghị định số 122/2021/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định số 288/2026/NĐ-CP.
Thông tin trong bài mang tính tham khảo, được cập nhật theo văn bản pháp luật có hiệu lực tại thời điểm đăng. Quy định có thể thay đổi; vui lòng đối chiếu văn bản gốc hoặc liên hệ luật sư trước khi thực hiện.
