Thời gian, hồ sơ, chi phí đăng ký mã vạch là ba câu hỏi đi cùng nhau, nhưng câu trả lời đổi theo hoàn cảnh: xin mã lần đầu, hết quỹ mã hay vừa đổi tên đều khác nhau. Bảng tra dưới đây gom ba yếu tố vào một chỗ.
Trả lời nhanh: Mọi tình huống đều nộp tờ khai điện tử trên Cổng Dịch vụ công quốc gia bằng VNeID của tổ chức; thời hạn cấp tính theo ngày làm việc (khoản 1 Điều 31 Nghị định 37/2026/NĐ-CP). Theo Thông tư 232/2016/TT-BTC, phí cấp chỉ phát sinh khi có mã mới; mã đang giữ nộp phí duy trì hằng năm.
Thời gian, hồ sơ, chi phí đăng ký mã vạch theo từng tình huống
Mỗi tình huống ứng với một trường hợp tại Điều 29 Nghị định 37/2026/NĐ-CP; đọc theo hàng ngang:
| Tình huống | Hồ sơ | Thời gian | Chi phí nộp Nhà nước |
|---|---|---|---|
| Chưa từng có mã | Tờ khai Mẫu số 5, VNeID; giấy tờ pháp lý nếu cần | Theo các mốc khoản 1 Điều 31 | Phí cấp + phí duy trì năm đầu |
| Đã dùng hết quỹ mã | Tờ khai chọn trường hợp hết quỹ mã | Như trên | Phí cấp + phí duy trì cho mã mới |
| Tổ chức mới do sáp nhập, liên doanh | Tờ khai, giấy tờ của tổ chức mới | Như trên | Như đăng ký mã mới |
| Mã bị thu hồi nhưng đủ điều kiện dùng lại | Tờ khai theo Điều 29 | Như trên | Nộp đủ phí còn nợ (khoản 3 Điều 31) |
| Đổi tên, địa chỉ | Đề nghị điều chỉnh | Theo trình tự Điều 31 | Không phát sinh mã mới; giữ nguyên thời hạn mã (khoản 2 Điều 31) |
Thời gian: ba mốc luật định và điều kiện để mốc bắt đầu chạy
Thời gian cấp mã là thời hạn tối đa của từng bước, không phải một con số cho cả hồ sơ:
- Cơ quan cấp báo hồ sơ thiếu trong 01 ngày làm việc;
- Doanh nghiệp bổ sung trong 03 ngày làm việc;
- Quyền sử dụng mã dạng điện tử được cấp trong 07 ngày làm việc, tính từ khi hồ sơ hợp lệ và đã nộp phí.
Nộp phí chậm thì mốc 07 ngày lùi theo. Phần chuẩn bị trước khi gửi hồ sơ không có thời hạn luật định, nên không cộng dồn các mốc thành cam kết.
Hồ sơ đăng ký mã vạch: phần luôn có và phần tùy tài khoản
Hồ sơ đăng ký mã vạch hiện nay hoàn toàn điện tử (Điều 29, 30 Nghị định 37/2026/NĐ-CP), gồm:
- Tài khoản VNeID của tổ chức đã xác thực;
- Tờ khai Mẫu số 5 Phụ lục VII điền ngay trên Cổng;
- Bản sao điện tử hoặc bản sao chứng thực điện tử giấy tờ pháp lý, chỉ khi VNeID chưa tích hợp giấy tờ đó.
Công ty vừa sáp nhập hoặc đổi tên thường cần phần thứ ba vì dữ liệu tài khoản chưa cập nhật.
Chi phí đăng ký mã vạch: ba câu hỏi để biết số tiền của mình
Chi phí đăng ký mã vạch nộp Nhà nước theo Điều 4 Thông tư 232/2016/TT-BTC; trả lời ba câu hỏi là ra số tiền:
- Có phát sinh mã mới không? Có thì nộp phí cấp: 1.000.000 đồng với mã doanh nghiệp, 300.000 đồng với mỗi GLN hoặc GTIN-8.
- Loại mã nào? Phí duy trì hằng năm tăng theo sức chứa của mã doanh nghiệp, từ 500.000 đồng (mã 10 số) đến 2.000.000 đồng (mã 7 số); GLN, GTIN-8 là 200.000 đồng mỗi mã.
- Được cấp trước hay sau ngày 30/6? Cấp sau 30/6 thì năm đầu chỉ nộp 50% phí duy trì, áp dụng cho từng loại mã.
Biểu phí có thể được điều chỉnh, nên xem lại khi nộp. Ghép ba biến số thành phép tính cho nhiều năm, bạn dùng công thức tính chi phí đăng ký mã vạch sản phẩm; còn in tem, quét thử và các khoản ngoài phí nhà nước nên được tính đủ chi phí thực tế trước khi lập ngân sách.
Chưa chắc mình thuộc hàng nào của bảng, bạn có thể nhờ Luật Dân Việt đối chiếu trước khi khai hồ sơ.
Câu hỏi thường gặp về thời gian, hồ sơ, chi phí đăng ký mã vạch
Vừa đổi tên công ty vừa dùng hết quỹ mã thì nên làm việc nào trước?
Nên xử lý đổi tên trước: cập nhật giấy tờ trên VNeID, đề nghị điều chỉnh thông tin mã đang có. Thông tin tổ chức thống nhất thì tờ khai xin mã mới ít bị yêu cầu bổ sung vì lệch tên.
Hồ sơ bị yêu cầu bổ sung thì mốc 07 ngày làm việc tính từ lúc nào?
Theo khoản 1 Điều 31 Nghị định 37/2026/NĐ-CP, mốc 07 ngày làm việc chỉ bắt đầu khi hồ sơ đã hợp lệ và đã nộp phí. Bổ sung đủ, đúng ngay trong 03 ngày làm việc được phép thì mốc cấp mã bắt đầu sớm hơn.
Nên chuẩn bị sẵn khoản tiền bao nhiêu trước khi gửi hồ sơ lần đầu?
Tối thiểu bằng phí cấp cộng phí duy trì năm đầu của loại mã dự kiến. Có sẵn tiền và người được quyền thanh toán thì nộp phí được ngay khi có thông báo.
Căn cứ pháp lý
- Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa số 05/2007/QH12, sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 78/2025/QH15.
- Nghị định số 37/2026/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa (Điều 29, 30, 31; Mẫu số 5 Phụ lục VII).
- Thông tư số 232/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí cấp mã số mã vạch, phí sử dụng mã số mã vạch (Điều 4).
Liên hệ Luật Dân Việt
Để được hỗ trợ tốt nhất, kịp thời nhất, Quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp Luật Dân Việt theo thông tin dưới đây:
- Hotline/Zalo: 0858.111.929
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Văn phòng Hà Nội: 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội; Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
- Thời gian làm việc: Thứ 2 – Thứ 7, 8:00 – 18:30
Thông tin trong bài mang tính tham khảo, được cập nhật theo văn bản pháp luật có hiệu lực tại thời điểm đăng. Quy định có thể thay đổi; vui lòng đối chiếu văn bản gốc hoặc liên hệ luật sư trước khi thực hiện.
