Việc xử lý và thực hiện báo cáo biên lai đặt in, tự in trong trường hợp mất, cháy, hỏng là một nghiệp vụ quan trọng mà bất kỳ kế toán viên hay đơn vị thu phí, lệ phí nào cũng cần nắm vững. Mất, cháy, hỏng biên lai là rủi ro thường gặp nhưng có thể gây ra những rắc rối pháp lý không đáng có nếu không được xử lý kịp thời và đúng cách. Điều quan trọng nhất là phải hành động ngay lập tức: lập báo cáo theo Mẫu BC21/BLG và gửi đến cơ quan thuế trong vòng 05 ngày làm việc.
Bài viết này, với sự tư vấn chuyên môn từ đội ngũ Luật Dân Việt, sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, chính xác theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, giúp bạn xử lý tình huống một cách chuyên nghiệp và tránh được các khoản phạt không đáng có.
Khi nào phải báo cáo mất, cháy, hỏng biên lai và hậu quả nếu chậm trễ?
Hiểu rõ các trường hợp nào cần báo cáo và thời hạn bắt buộc là yếu tố tiên quyết để đảm bảo tuân thủ pháp luật về quản lý thuế, chứng từ. Chậm trễ trong việc này không chỉ thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp mà còn có thể dẫn đến các chế tài xử phạt nghiêm khắc.
Các trường hợp bắt buộc phải lập báo cáo theo quy định
Theo quy định tại Điều 40 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức thu phí, lệ phí phải lập báo cáo gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp khi phát hiện các sự cố sau đối với cả biên lai đã lập và chưa lập:
- Mất biên lai: Áp dụng cho cả trường hợp mất một hoặc nhiều số biên lai, dù đã sử dụng hay chưa.
- Cháy biên lai: Khi biên lai bị hỏa hoạn thiêu rụi một phần hoặc toàn bộ.
- Hỏng biên lai: Biên lai bị hư hỏng do các nguyên nhân khách quan (như thấm nước, rách nát…) hoặc chủ quan dẫn đến không thể sử dụng hoặc không thể nhận dạng được nội dung.
Quy định này áp dụng cho cả hai loại biên lai chính:
- Biên lai đặt in: Là biên lai do các tổ chức, đơn vị đặt in theo mẫu để sử dụng.
- Biên lai tự in: Là biên lai do tổ chức, đơn vị tự in trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các thiết bị khác khi bán hàng, cung cấp dịch vụ.
Thời hạn 05 ngày vàng và cách xác định ngày cuối cùng để không bị phạt
Pháp luật quy định một “thời hạn vàng” là 05 ngày làm việc kể từ ngày xảy ra sự việc mất, cháy, hỏng biên lai để tổ chức, cá nhân gửi báo cáo đến cơ quan thuế.
Cách xác định ngày cuối cùng của thời hạn rất quan trọng. Cần lưu ý rằng đây là “ngày làm việc”, không bao gồm ngày nghỉ lễ, Tết và ngày nghỉ cuối tuần (thứ Bảy, Chủ nhật). Nếu ngày cuối cùng của thời hạn (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định, thì ngày nộp báo cáo sẽ được tính là ngày làm việc tiếp theo của ngày nghỉ đó.
Ví dụ: Nếu sự việc mất biên lai xảy ra vào thứ Năm, ngày thứ 05 của thời hạn sẽ là thứ Tư tuần kế tiếp (không tính thứ Bảy, Chủ nhật).
Rủi ro pháp lý và các mức xử phạt vi phạm hành chính nếu không báo cáo hoặc báo cáo muộn
Việc không thực hiện báo cáo cơ quan thuế khi mất biên lai hoặc báo cáo muộn là hành vi vi phạm pháp luật về quản lý hóa đơn, chứng từ. Tùy theo tính chất và mức độ vi phạm, tổ chức có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Mức phạt có thể dao động từ cảnh cáo đến phạt tiền hàng triệu đồng. Cụ thể, hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn (biên lai được quản lý tương tự hóa đơn) có thể bị phạt tiền từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng, trừ các trường hợp bất khả kháng. Việc chậm nộp thông báo, báo cáo cũng có mức phạt riêng. Do đó, tuân thủ thời hạn 05 ngày là cách tốt nhất để tránh các rủi ro tài chính không đáng có.
Hướng dẫn chi tiết quy trình 4 bước xử lý và báo cáo cho cơ quan thuế
Khi sự cố xảy ra, thay vì hoảng loạn, kế toán viên cần bình tĩnh thực hiện theo quy trình 4 bước chuẩn dưới đây. Với kinh nghiệm hỗ trợ nhiều doanh nghiệp, Luật Dân Việt khuyến nghị bạn nên tuân thủ nghiêm ngặt để đảm bảo hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.
Bước 1: Lập biên bản ghi nhận sự việc mất, cháy, hỏng biên lai
Đây là bước đầu tiên và là cơ sở pháp lý quan trọng cho các bước tiếp theo. Ngay khi phát hiện sự việc, đơn vị phải tiến hành lập biên bản mất biên lai thu phí, lệ phí hoặc biên bản ghi nhận sự việc cháy, hỏng.
Biên bản này cần có các nội dung chính sau:
- Thời gian, địa điểm xảy ra sự việc.
- Thành phần tham gia lập biên bản (người làm mất, kế toán, người đại diện pháp luật…).
- Mô tả chi tiết hoàn cảnh xảy ra sự việc (mất ở đâu, khi nào; cháy do nguyên nhân gì…).
- Thông tin chi tiết về các biên lai bị mất, cháy, hỏng: Tên loại biên lai, ký hiệu mẫu, ký hiệu biên lai, từ số đến số, số lượng, các liên bị ảnh hưởng.
- Chữ ký của những người có liên quan.
Biên bản này là tài liệu nội bộ nhưng sẽ là căn cứ để lập Mẫu báo cáo BC21/BLG gửi cơ quan thuế.
Bước 2: Hướng dẫn điền Mẫu báo cáo BC21/BLG đầy đủ và chính xác nhất
Sau khi có biên bản ghi nhận sự việc, kế toán tiến hành lập Mẫu báo cáo biên lai mất, cháy, hỏng theo Nghị định 123, có ký hiệu là Mẫu số BC21/BLG. Đây là mẫu bắt buộc ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Dưới đây là hướng dẫn điền Mẫu BC21/BLG chi tiết:
- ** Tên tổ chức, cá nhân làm mất, cháy, hỏng biên lai:** Ghi đầy đủ tên theo giấy đăng ký kinh doanh.
- ** Mã số thuế:** Ghi mã số thuế của đơn vị.
- ** Địa chỉ:** Ghi địa chỉ trụ sở chính.
- Căn cứ Biên bản…: Ghi rõ thông tin về biên bản đã lập ở Bước 1 (Ví dụ: “Căn cứ Biên bản ghi nhận sự việc mất biên lai ngày… tháng… năm…”).
- Bảng kê chi tiết:
- Cột 1 (STT): Đánh số thứ tự.
- Cột 2 (Tên loại biên lai): Ví dụ: Biên lai thu phí, lệ phí.
- Cột 3 (Mẫu số): Ghi ký hiệu mẫu biên lai (ví dụ: 01BLP01).
- Cột 4 (Ký hiệu biên lai): Ghi ký hiệu của dải biên lai bị mất (ví dụ: LV/25P).
- Cột 5, 6 (Từ số – Đến số): Ghi rõ số thứ tự bắt đầu và kết thúc của các biên lai bị ảnh hưởng.
- Cột 7 (Số lượng): Tổng số biên lai bị mất, cháy, hỏng.
- Cột 8 (Liên biên lai): Ghi rõ các liên bị ảnh hưởng (ví dụ: Liên 2, cả 3 liên…).
- Cột 9 (Ghi chú): Có thể ghi thêm thông tin nếu cần.
- Lý do mất, cháy, hỏng biên lai: Tóm tắt ngắn gọn lý do đã nêu trong biên bản ở Bước 1.
- NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT: Người đại diện ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.
Bước 3: Nộp báo cáo ở đâu? Các hình thức nộp trực tiếp, qua bưu điện và trực tuyến
Sau khi hoàn tất Mẫu BC21/BLG, đơn vị cần nộp báo cáo này kèm theo biên bản ghi nhận sự việc cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Có 03 hình thức nộp chính:
- Nộp trực tiếp: Mang hồ sơ đến bộ phận một cửa của Chi cục Thuế hoặc Cục Thuế đang quản lý. Công chức thuế sẽ tiếp nhận và đóng dấu xác nhận.
- Nộp qua đường bưu điện: Gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính có bảo đảm để có bằng chứng về thời gian gửi, phòng trường hợp tranh chấp về thời hạn.
- Nộp trực tuyến: Nộp thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (như HTKK) nếu hệ thống hỗ trợ. Đây là hình thức tiện lợi và nhanh chóng nhất.
Bước 4: Xử lý đặc thù trong trường hợp người nộp phí, lệ phí làm mất biên lai liên 2
Một tình huống khá phổ biến là người nộp phí, lệ phí (khách hàng) làm mất liên 2 của biên lai (liên giao cho người nộp). Trong trường hợp này, quy trình xử lý có chút khác biệt.
Theo quy định, người nộp phí, lệ phí được phép sử dụng bản chụp liên 1 (liên lưu tại tổ chức thu phí) để làm chứng từ thanh toán và quyết toán tài chính. Tuy nhiên, bản chụp này phải có xác nhận và đóng dấu của tổ chức thu phí, lệ phí. Đồng thời, hai bên (tổ chức thu và người nộp) phải cùng nhau lập một biên bản ghi nhận sự việc mất, cháy, hỏng biên lai. Cả hai bên cùng phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của sự việc này.
Trách nhiệm của các bên liên quan và giải pháp phòng ngừa rủi ro
Để hạn chế tối đa sự cố xảy ra, việc phân định rõ trách nhiệm và áp dụng các giải pháp công nghệ là vô cùng cần thiết.
Phân định rõ trách nhiệm của kế toán, người làm mất và người đứng đầu tổ chức
Về mặt pháp lý, tổ chức (pháp nhân) là đối tượng chịu trách nhiệm cuối cùng trước cơ quan thuế. Tuy nhiên, về mặt quản trị nội bộ, cần có sự phân định rõ ràng:
- Người làm mất: Chịu trách nhiệm trực tiếp về sự cố, phải báo cáo ngay lập tức và phối hợp giải trình.
- Kế toán viên (trách nhiệm kế toán): Chịu trách nhiệm về mặt nghiệp vụ, hướng dẫn lập biên bản, lập báo cáo BC21/BLG và thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế.
- Người đứng đầu tổ chức: Chịu trách nhiệm cao nhất về việc quản lý, ban hành các quy chế lưu trữ, sử dụng chứng từ và quyết định hình thức xử lý kỷ luật nội bộ (nếu có).
Giải pháp phòng ngừa: Tại sao nên chuyển đổi sang sử dụng biên lai điện tử?
Cách tốt nhất để phòng ngừa rủi ro mất, cháy, hỏng biên lai giấy chính là chuyển đổi sang sử dụng biên lai điện tử. Với kinh nghiệm tư vấn chuyển đổi số cho nhiều doanh nghiệp, Luật Dân Việt nhận thấy đây là xu thế tất yếu với nhiều lợi ích vượt trội:
- An toàn và bảo mật: Dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng số, có thể sao lưu, rất khó bị mất, cháy hoặc hỏng.
- Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu kho và quản lý biên lai giấy.
- Quản lý dễ dàng: Dễ dàng tra cứu, tìm kiếm, thống kê và báo cáo chỉ với vài cú nhấp chuột.
- Minh bạch hóa: Góp phần minh bạch hóa hoạt động tài chính, thuận lợi cho công tác kiểm tra, quyết toán của cơ quan thuế.
Việc xử lý kịp thời và đúng thủ tục báo cáo biên lai đặt in, tự in mất, cháy, hỏng là cực kỳ quan trọng để đảm bảo tuân thủ pháp luật về thuế và kế toán. Hãy luôn nhớ quy tắc 05 ngày và Mẫu BC21/BLG. Việc nắm vững quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản lý tài chính, chứng từ.
Bạn vẫn còn thắc mắc về cách điền mẫu báo cáo hay cần tư vấn sâu hơn về các quy định liên quan? Liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia pháp lý – kế toán của Luật Dân Việt để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác nhất!
Luật Dân Việt – Tư vấn pháp lý hàng đầu Việt Nam
Chuyên tư vấn thành lập công ty, đầu tư nước ngoài, sở hữu trí tuệ, kế toán thuế và cung cấp dịch vụ luật sư tư vấn tranh tụng tại tòa.
Thông tin liên hệ:
- Hà Nội:
- 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội
- Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Hotline: 0858.111.929
Luật Dân Việt – Hỗ trợ lập hồ sơ và nộp báo cáo mất biên lai, tránh bị xử phạt.
