Người đại diện theo pháp luật đổi thẻ căn cước, chuyển nơi ở hay đổi họ tên là chuyện thường gặp, nhưng nhiều doanh nghiệp không rõ có phải làm thủ tục hay không. Nghị định 168/2025/NĐ-CP tách riêng thủ tục cập nhật thông tin cá nhân với thủ tục thay người đại diện. Bài viết giúp bạn xác định khi nào cần thay đổi thông tin cá nhân người đại diện theo pháp luật và cách làm.
Trả lời nhanh: Khi chỉ đổi thông tin cá nhân của người đại diện theo pháp luật (giấy tờ pháp lý, họ tên, địa chỉ liên lạc, chức danh), doanh nghiệp gửi thông báo cập nhật theo khoản 1 Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, xử lý trong 01 ngày làm việc. Số định danh không đổi thì thường không cần cập nhật.
Thay đổi thông tin cá nhân người đại diện theo pháp luật khác gì thay người đại diện?
Thay đổi thông tin cá nhân người đại diện theo pháp luật là cập nhật dữ liệu của cùng một người, còn thay người đại diện là bổ nhiệm người khác.
| Tiêu chí | Cập nhật thông tin cá nhân | Thay người đại diện |
|---|---|---|
| Căn cứ | Khoản 1 Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP | Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP |
| Giấy tờ | Thông báo cập nhật, bổ sung thông tin | Giấy đề nghị và giấy tờ kèm theo tùy loại hình |
| Thời hạn xử lý | 01 ngày làm việc | 03 ngày làm việc |
| Kết quả | Cấp Giấy chứng nhận mới nếu thông tin có trên Giấy chứng nhận | Giấy chứng nhận mới |
Thủ tục thay người xem tại thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty TNHH.
Các trường hợp phải cập nhật và không cần cập nhật
Nghĩa vụ cập nhật phụ thuộc vào việc thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp còn đúng hay không:
- Cấp đổi thẻ căn cước do hết hạn, hỏng, mất: số định danh cá nhân giữ nguyên nên thường không cần cập nhật.
- Trước đây kê khai chứng minh nhân dân 9 số hoặc hộ chiếu: nên cập nhật sang số định danh cá nhân để đồng bộ dữ liệu.
- Đổi họ, tên: cần cập nhật, vì thông tin này gắn với hồ sơ đăng ký và các giao dịch của doanh nghiệp.
- Chuyển nơi ở, đổi địa chỉ liên lạc: nên cập nhật để cơ quan nhà nước liên hệ đúng người.
- Đổi chức danh (ví dụ từ Giám đốc thành Tổng giám đốc): cập nhật theo Điều 57.
Từ ngày 23/7/2026, cơ quan đăng ký kinh doanh tự khai thác Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, không yêu cầu nộp lại bản sao giấy tờ đã có trong cơ sở dữ liệu.
Thời hạn và chi phí cập nhật thông tin người đại diện
Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP không ấn định thời hạn riêng cho việc cập nhật thông tin cá nhân. Tuy nhiên, nếu thông tin thay đổi được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cách an toàn là cập nhật trong 10 ngày theo thời hạn chung tại Điều 30 Luật Doanh nghiệp; khi đó, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận mới.
Về chi phí, khoản 3 Điều 57 miễn lệ phí đăng ký và phí công bố khi cập nhật thông tin không làm thay đổi nội dung Giấy chứng nhận. Nếu Giấy chứng nhận phải cấp lại, bạn nên nộp qua mạng điện tử để được miễn lệ phí.
Ví dụ: Giám đốc công ty đăng ký năm 2019 bằng chứng minh nhân dân 9 số, nay dùng thẻ căn cước. Công ty nộp thông báo cập nhật qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc VNeID, và nhận kết quả sau 01 ngày làm việc.
Việc cần làm sau khi cập nhật thông tin người đại diện
Sau khi cập nhật, doanh nghiệp cần đồng bộ thông tin ở các hệ thống khác:
- Ngân hàng: cập nhật hồ sơ khách hàng, đối chiếu sinh trắc học để giao dịch trực tuyến.
- Hóa đơn điện tử: cập nhật thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn; thông tin người đại diện được đối chiếu, xác thực theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Xem hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập.
Về nghĩa vụ với cơ quan thuế khi thay người đại diện, tham khảo bài cũ thay đổi người đại diện theo pháp luật có phải thông báo với cơ quan thuế không.
Câu hỏi thường gặp về thay đổi thông tin cá nhân người đại diện theo pháp luật
Địa chỉ của người đại diện thay đổi do sáp nhập xã có phải cập nhật không?
Không có quy định bắt buộc cập nhật riêng vì lý do này. Doanh nghiệp có thể cập nhật khi có nhu cầu hoặc kết hợp khi làm thủ tục khác.
Ai ký thông báo cập nhật thông tin?
Người đại diện theo pháp luật ký thông báo; việc nộp hồ sơ có thể ủy quyền cho người khác.
Không cập nhật thông tin có bị phạt không?
Nếu thông tin trên Giấy chứng nhận đã sai mà doanh nghiệp không cập nhật, có rủi ro bị xử phạt theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 288/2026/NĐ-CP).
Cập nhật kịp thời thông tin cá nhân người đại diện theo pháp luật
Thay đổi thông tin cá nhân người đại diện theo pháp luật là thủ tục đơn giản, thường có kết quả sau 01 ngày làm việc. Cập nhật sớm giúp hồ sơ doanh nghiệp, ngân hàng và hóa đơn điện tử luôn thống nhất.
Liên hệ Luật Dân Việt để được tư vấn
Nếu bạn cần rà soát hồ sơ hoặc muốn Luật Dân Việt thực hiện thủ tục thay, hãy liên hệ để được tư vấn cụ thể theo tình huống của doanh nghiệp:
- Hotline: 0858.111.929
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Văn phòng Hà Nội: 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội; Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15 (Điều 30).
- Nghị định số 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (Điều 43, Điều 57), được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 296/2026/NĐ-CP.
- Nghị định số 122/2021/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 288/2026/NĐ-CP.
- Luật Căn cước số 26/2023/QH15.
Thông tin trong bài mang tính tham khảo, được cập nhật theo văn bản pháp luật có hiệu lực tại thời điểm đăng. Quy định có thể thay đổi; vui lòng đối chiếu văn bản gốc hoặc liên hệ luật sư trước khi thực hiện.
