Việc gửi mẫu thông báo thay đổi tên công ty đến cho đối tác, khách hàng khi công ty có sự thay đổi là một việc làm cần thiết, thể hiện sự tôn trọng chính Khách hàng của mình.
Khi các Doanh nghiệp thực hiện thay đổi thông tin về tên công ty thì bên cạnh việc hoàn thành thủ tục hành chính với cơ quan có thẩm quyền thì doanh nghiệp cần chú trọng đến bước gửi thông tin đến khách hàng, đối tác về sự thay đổi của mình.
Việc thông báo thông tin gửi cho đối tác khi có sự thay đổi chỉ là một thủ tục rất nhỏ, song lại có những vai trò rất quan trọng. Nhiều doanh nghiệp nhận thức được rõ điều đó, nên rất khẩn trương thông báo đến khách hàng, ngược lại một số doanh nghiệp thì lại không thực hiện bởi không biết cách thực hiện mẫu thông báo như thế nào?
Hiểu được tâm lý đó của Doanh nghiệp, Luật Dân Việt thực hiện bài viết với tiêu đề mẫu thông báo thay đổi tên công ty cho đối tác. Chúng tôi hi vọng với nội dung hữu ích mà bài viết mang lại sẽ là tài liệu để Khách hàng tham khảo và áp dụng vào hoạt động doanh nghiệp của mình.
Có bắt buộc phải thông báo thay đổi tên công ty cho đối tác không?
Hiện nay pháp luật chỉ quy định khi có thay đổi tên công ty thì việc doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện là hoàn thành thông báo lên các cơ quan liên quan thuộc Sở kế hoạch đầu tư, cơ quan bảo hiểm, chi cục thuế, ngân hàng…
Riêng với việc gửi thông báo thay đổi tên công ty cho đối tác được biết thì hiện nay pháp luật chưa có quy định. Tuy nhiên chúng tôi khuyến khích các doanh nghiệp nên hoàn tất thủ tục này. Bởi công ty muốn phát triển, hoạt động hiệu quả thì dựa vào các đốc tác, khách hàng. Đối tác chính là nguồn thu chính cho sự phát triển của doanh nghiệp, vậy nên khi có sự thay đổi trước hết doanh nghiệp cần thể hiện sự tôn trọng Khách hàng.
Sự tôn trọng các đối tác, khách hàng được thể hiện thông qua việc khi công ty có bất cứ thay đổi gì liên quan đến như tài khoản ngân hàng, tên công ty, địa chỉ, trụ sở, người đại diện pháp luật… thì đối tác nên được biết để nắm được các thông tin và tránh được các giao dịch không đảm bảo vừa gây mất thời gian và thiệt hại.
Mẫu thông báo thay đổi tên công ty cho đối tác
Vì hiện tại mẫu thông báo thay đổi tên công ty cho đối tác phần lớn là do các doanh nghiệp tự soạn thảo sau đó chuyển mẫu thông báo để Khách hàng biết được thông tin. Song để mẫu thông báo đảm bảo về mặt thể thức và nội dung thì Doanh nghiệp cần đảm bảo về:
+ Quốc hiệu tiêu ngữ, tên công ty và số hiệu
+ Địa điểm, ngày tháng năm thực hiện việc soạn thảo mẫu thông báo về việc đổi tên công ty cho đối tác
+ Tên thông báo và kính gửi đối tác
+ Các căn cứ thực hiện việc thông báo gửi đến Khách hàng
+ Tên công ty được thay đổi cụ thể chi tiết như thế nào
+ Việc thay đổi tên công ty có làm thay đổi các thông tin liên quan khác hay không
+ Thời gian bắt đầu thay đổi tính từ ngày tháng năm nào
+ Lời cảm ơn gửi đến đối tác.
+ Chữ ký của người đứng đầu công ty ký và đóng dấu.
Hướng dẫn soạn mẫu thay đổi tên công ty cho đối tác
Trong quá trinh soạn thảo mẫu gửi đến đối tác, Khách hàng cần lưu ý một số vấn đề sau:
+ Đảm bảo thể thức văn bản đúng quy định cùng ngôn ngữ sử dụng trong mẫu thông báo cần thể hiện sự trân trọng, lịch sự với khách hàng.
+ Phần kính gửi sẽ là kính gửi Khách hàng/ Đối tác
+ Căn cứ cho việc thay đổi thông tin về tên công ty cần chính xác, rõ ràng.
+ Nội dung thay đổi công ty cần soạn thảo rõ các thông tin thay đổi từ tên công ty cũ đến tên công ty mới, tên giao dịch, tên tiếng Anh, tên viết tắt, địa chỉ, mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, email.
Lưu ý: Những thông tin này rất quan trọng nên doanh nghiệp cần ghi đúng thông tin được ghi nhận trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đã được sửa đổi từ Sở kế hoạch đầu tư.
+ Ghi chính xác thời gian công ty không còn sử dụng tên công ty cũ cùng các vấn đề liên quan đến việc thay đổi tên công ty có làm ảnh hưởng đến các hoạt động khác của doanh nghiệp hay không.
+ Trường hợp công ty có sử dụng phát hành hóa đơn thì doanh nghiệp cần lưu ý hơn để thông báo đến Khách hàng kịp thời.
Tham khảo thêm: Thủ tục Thay đổi giấy phép kinh doanh
Lưu ý khi thay đổi tên công ty
Một số lưu ý mà chúng tôi muốn gửi đến Khách hàng trong việc thay đổi tên công ty như sau:
+ Việc gửi mẫu thông báo thay đổi tên công ty cho đối tác/ khách hàng là không bắt buộc, nên doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa việc làm và không làm.
+ Tên công ty khi thay đổi cần đảm bảo việc đặt tên mới đúng theo quy định đặt tên trong Luật doanh nghiệp hiện hành.
+ Khi thực hiện thay đổi với các doanh nghiệp không phát hành hóa đơn thuế thì doanh nghiệp chỉ cần làm hồ sơ gửi đến sở kế hoạch đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở và sở kế hoạch đầu tư sẽ có trách nhiệm đẩy thông tin lên cơ quan thuế.
+ Việc thay đổi tên công ty đồng thời cũng sẽ làm thay đổi các thông tin liên quan đến tài khoản ngân hàng, cùng việc phải thay đổi dấu công ty, cơ quan bảo hiểm nên doanh nghiệp chú ý thực hiện thông báo theo đúng quy định.
Tình trạng các doanh nghiệp cần thực hiện đổi tên công ty hiện nay là tương đối nhiều. Và thực tế nhiều trường hợp Doanh nghiệp đã nộp thông báo đổi tên công ty nhưng bị cơ quan chức năng từ chối.
