Doanh nghiệp đổi địa chỉ, người đại diện hay tăng vốn đều phải báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh, nhưng không phải thay đổi nào cũng được cấp Giấy chứng nhận mới. Năm 2026, thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh có thêm yêu cầu xác thực điện tử (Nghị định 296/2026/NĐ-CP) và mức phạt chậm thay đổi tăng mạnh (Nghị định 288/2026/NĐ-CP). Dưới đây là cách xác định đúng thủ tục và nộp đúng hạn.
Trả lời nhanh: Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh 2026 gồm hai nhóm: đăng ký thay đổi (được cấp Giấy chứng nhận mới) và thông báo thay đổi (chỉ cập nhật dữ liệu). Doanh nghiệp nộp hồ sơ theo Mẫu số 12 tới Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính trong 10 ngày kể từ ngày có thay đổi; kết quả trả trong 03 ngày làm việc.
Thay đổi đăng ký kinh doanh là gì?
Thay đổi đăng ký kinh doanh là thủ tục doanh nghiệp cập nhật thông tin đã đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh khi có biến động. Luật Doanh nghiệp chia thành hai nhóm:
| Nhóm | Ví dụ nội dung | Kết quả |
|---|---|---|
| Đăng ký thay đổi (Điều 30) | Tên, địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật, vốn điều lệ, thành viên công ty TNHH, chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên | Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới |
| Thông báo thay đổi (Điều 31) | Ngành nghề kinh doanh, cổ đông sáng lập chưa góp vốn, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, chủ sở hữu hưởng lợi, thông tin đăng ký thuế | Giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký |
Riêng công ty cổ phần chưa niêm yết, thay đổi cổ đông nước ngoài phải thông báo trong 03 ngày làm việc theo Luật số 76/2025/QH15.
Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh gồm những gì?
Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh có cấu trúc chung gồm:
- Giấy đề nghị/Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo Mẫu số 12 (bản mới tại Thông tư 121/2026/TT-BTC, áp dụng từ 21/8/2026); thay đổi người đại diện theo pháp luật dùng Mẫu số 13, chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên dùng Mẫu số 15.
- Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông; kèm biên bản họp với công ty nhiều thành viên, cổ đông.
- Giấy tờ riêng theo từng nội dung: hợp đồng chuyển nhượng vốn, giấy tờ chứng minh hoàn tất chuyển nhượng, danh sách chủ sở hữu hưởng lợi (Mẫu số 10) nếu có thay đổi.
- Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu không phải người đại diện tự nộp).
Doanh nghiệp thành lập trước 01/7/2025 phải bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi ngay ở lần thay đổi gần nhất. Bỏ sót nội dung này có thể bị phạt từ 70 đến 100 triệu đồng.
Quy trình thay đổi đăng ký kinh doanh năm 2026
Quy trình thay đổi đăng ký kinh doanh năm 2026 gồm 5 bước:
- Họp và ra nghị quyết, quyết định về nội dung thay đổi theo đúng thẩm quyền, tỷ lệ biểu quyết của Điều lệ.
- Soạn hồ sơ theo mẫu mới; kiểm tra chủ sở hữu hưởng lợi.
- Nộp hồ sơ trực tuyến tại dangkykinhdoanh.gov.vn (đăng nhập qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc VNeID) hoặc nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính.
- Thực hiện xác thực điện tử nếu thay đổi người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu, thành viên công ty TNHH, cổ đông sáng lập, cổ đông nước ngoài, chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc thành viên hợp danh. Cả người ủy quyền và người được ủy quyền đều phải xác thực.
- Nhận kết quả trong 03 ngày làm việc, sau đó cập nhật con dấu, hóa đơn, hợp đồng, ngân hàng.
Xem thêm thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty và lệ phí thay đổi đăng ký kinh doanh.
Chậm thay đổi đăng ký kinh doanh bị phạt bao nhiêu?
Từ 21/7/2026, Nghị định 288/2026/NĐ-CP nâng mức phạt vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi áp dụng với doanh nghiệp:
- Chậm từ 01 đến 10 ngày: cảnh cáo.
- Chậm từ 11 đến 30 ngày: 10–20 triệu đồng.
- Chậm từ 31 đến 90 ngày: 30–40 triệu đồng.
- Chậm từ 91 ngày trở lên: 50–60 triệu đồng.
- Không đăng ký thay đổi: 30–70 triệu đồng.
Thực tế, nhiều công ty chỉ phát hiện chưa cập nhật người đại diện khi làm hồ sơ vay ngân hàng, lúc đã chậm hơn 90 ngày.
Câu hỏi thường gặp về thay đổi đăng ký kinh doanh
Lệ phí thay đổi đăng ký kinh doanh năm 2026 là bao nhiêu?
Lệ phí là 50.000 đồng/lần, giảm còn 25.000 đồng đến hết 31/12/2026; nộp trực tuyến được miễn. Phí công bố thay đổi là 100.000 đồng nếu nội dung thay đổi thuộc diện phải công bố.
Đổi địa chỉ do sáp nhập tỉnh, xã có phải làm thủ tục không?
Không bắt buộc. Doanh nghiệp được cập nhật địa chỉ theo địa giới hành chính mới khi có nhu cầu, miễn lệ phí và phí công bố theo Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Đang tạm ngừng kinh doanh có được thay đổi đăng ký không?
Được, và vẫn phải đăng ký thay đổi nếu có biến động (Nghị định 296/2026/NĐ-CP).
Nộp đúng hạn để tránh mức phạt mới
Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh 2026 đơn giản hơn nhờ nộp trực tuyến, nhưng chi phí vi phạm cao hơn nhiều. Hãy đặt mốc 10 ngày ngay khi có nghị quyết và rà lại chủ sở hữu hưởng lợi mỗi lần nộp.
Liên hệ Luật Dân Việt để được tư vấn
Nếu bạn cần rà soát hồ sơ hoặc muốn Luật Dân Việt thực hiện thủ tục thay, hãy liên hệ để được tư vấn cụ thể theo tình huống của doanh nghiệp:
- Hotline: 0858.111.929
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Văn phòng Hà Nội: 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội; Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15 (Điều 30, Điều 31).
- Nghị định số 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (Điều 40–57), được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 296/2026/NĐ-CP.
- Thông tư số 68/2025/TT-BTC, được sửa đổi bởi Thông tư số 121/2026/TT-BTC (Mẫu số 12, 13, 15).
- Nghị định số 122/2021/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 288/2026/NĐ-CP (Điều 44).
- Thông tư số 47/2019/TT-BTC và Thông tư số 64/2025/TT-BTC về phí, lệ phí.
Thông tin trong bài mang tính tham khảo, được cập nhật theo văn bản pháp luật có hiệu lực tại thời điểm đăng. Quy định có thể thay đổi; vui lòng đối chiếu văn bản gốc hoặc liên hệ luật sư trước khi thực hiện.
