Đăng ký mã vạch cho sản phẩm nhập khẩu bắt đầu bằng câu hỏi: hàng về kho đã mang mã vạch hay chưa. Câu trả lời quyết định bạn chỉ cần giữ giấy tờ chứng minh mã hợp lệ hay phải tự đăng ký mã tại Việt Nam.
Trả lời nhanh: Hàng nhập khẩu đã có mã nước ngoài chỉ được dùng mã đó khi mã do tổ chức nước ngoài có thẩm quyền cấp hoặc được chủ sở hữu mã ủy quyền (khoản 3 Điều 28 Nghị định 37/2026/NĐ-CP). Hàng chưa có mã, hoặc được đóng gói lại dưới nhãn của bạn, thì đăng ký mã doanh nghiệp đầu số 893 trực tuyến rồi gán mã.
Đăng ký mã vạch cho sản phẩm nhập khẩu tùy hàng đã có mã hay chưa
Đăng ký mã vạch cho sản phẩm nhập khẩu không phải thủ tục bắt buộc chung: việc sử dụng mã số mã vạch là tự nguyện, được khuyến khích (Điều 21 Nghị định 37/2026/NĐ-CP). Nhưng khi hàng đã mang mã hoặc bạn muốn gắn mã, phải tuân thủ quy định về nguồn gốc mã:
| Tình huống hàng nhập khẩu | Mã sử dụng | Việc doanh nghiệp cần làm |
|---|---|---|
| Hàng nguyên đóng gói, nhà sản xuất đã gắn mã GS1 | Mã của nhà sản xuất | Lưu tài liệu chứng minh mã hợp lệ |
| Hàng có mã nhưng tra cứu không thấy chủ sở hữu | Chưa nên dùng ngay | Yêu cầu nhà cung cấp xác nhận nguồn gốc mã |
| Hàng nguyên đóng gói, chưa có mã | Mã do nhà nhập khẩu đăng ký | Đăng ký mã doanh nghiệp, gán mã từng quy cách |
| Hàng rời, đóng gói lại hoặc đặt sản xuất mang nhãn của bạn | Mã của bạn | Đăng ký mã doanh nghiệp tại Việt Nam |
Sản phẩm nhập khẩu đã có mã vạch nước ngoài
Sản phẩm nhập khẩu đã có mã nước ngoài được tiếp tục sử dụng mã khi đáp ứng khoản 3 Điều 28 Nghị định 37/2026/NĐ-CP. Doanh nghiệp nên:
- Tra cứu mã trên hệ thống của GS1 hoặc đề nghị nhà sản xuất cung cấp thông tin mã;
- Lưu hợp đồng phân phối, thư ủy quyền hoặc văn bản xác nhận của chủ sở hữu mã;
- Đối chiếu mã trên hàng với chứng từ nhập khẩu theo từng lô.
Thông tư 232/2016/TT-BTC có mức phí xác nhận sử dụng mã nước ngoài; có phải làm thủ tục xác nhận riêng theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP hay không, nên hỏi trước Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia.
Gắn mã của hãng nước ngoài lên hàng sản xuất, đóng gói tại Việt Nam khi không được ủy quyền có thể bị xử phạt theo Nghị định 119/2017/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 126/2021/NĐ-CP).
Sản phẩm nhập khẩu chưa có mã vạch
Sản phẩm nhập khẩu chưa có mã thì nhà nhập khẩu đăng ký mã doanh nghiệp đầu số 893 qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, xác thực bằng VNeID của tổ chức (Điều 29, 30). Hồ sơ hợp lệ, đã nộp phí được cấp quyền sử dụng mã dạng điện tử trong 07 ngày làm việc (khoản 1 Điều 31). Phí cấp mã doanh nghiệp là 1.000.000 đồng, phí duy trì từ 500.000 đồng/năm (Thông tư 232/2016/TT-BTC).
Theo thông lệ GS1, khi hàng chưa mang mã và chủ nhãn hàng không cấp mã, nhà nhập khẩu có thể gán mã từ quỹ mã doanh nghiệp của mình cho sản phẩm đó. Hàng đã mang mã GS1 nước ngoài thì vẫn theo khoản 3 Điều 28 như trên. Sau đó bạn kê khai dữ liệu từng sản phẩm và bảo đảm mỗi mã chỉ gắn một sản phẩm (Điều 28). Hai cách tiến hành, tự làm hoặc nhờ hỗ trợ, được so sánh trong bài đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm bằng cách nào; các bước nộp cụ thể có ở bài thủ tục đăng ký mã vạch cho sản phẩm gồm các bước nào.
Nhãn phụ tiếng Việt của hàng nhập khẩu thực hiện theo quy định hiện hành về nhãn hàng hóa; mã vạch không thay thế nghĩa vụ này.
Luật Dân Việt có thể hỗ trợ doanh nghiệp nhập khẩu rà nguồn gốc mã trên hàng và thực hiện thủ tục đăng ký mã vạch khi cần.
Câu hỏi thường gặp về mã vạch cho sản phẩm nhập khẩu
Dán nhãn phụ tiếng Việt có được che mã vạch gốc của nhà sản xuất không?
Không nên. Nhãn phụ che mã khiến máy quét không đọc được và dễ gây nghi ngờ về nguồn gốc hàng. Nên dán ở vị trí khác rồi quét thử.
Đổi nhà nhập khẩu thì mã vạch trên hàng có phải thay không?
Nếu hàng mang mã của nhà sản xuất nước ngoài thì không. Nếu nhà nhập khẩu cũ đã gán mã 893 của họ, bạn không được dùng tiếp mã đó vì quyền sử dụng mã không được chuyển nhượng (Điều 28); bạn cần mã của chính mình hoặc mã của chủ nhãn hàng.
Phí xác nhận mã nước ngoài tính theo hồ sơ hay theo từng mã?
Theo Thông tư 232/2016/TT-BTC, hồ sơ đến 50 mã nộp 500.000 đồng/hồ sơ; trên 50 mã nộp 10.000 đồng/mã. Mức thu thực tế, kể cả chính sách miễn, giảm nếu có, nên kiểm tra lại tại thời điểm nộp.
Căn cứ pháp lý
- Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa số 05/2007/QH12, sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 78/2025/QH15.
- Nghị định số 37/2026/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa (Điều 21, 28, 29, 30, 31).
- Thông tư số 232/2016/TT-BTC quy định phí cấp mã số mã vạch, phí sử dụng mã số mã vạch.
- Nghị định số 119/2017/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 126/2021/NĐ-CP.
Liên hệ Luật Dân Việt
Để được hỗ trợ tốt nhất, kịp thời nhất, Quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp Luật Dân Việt theo thông tin dưới đây:
- Hotline/Zalo: 0858.111.929
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Văn phòng Hà Nội: 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội; Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
- Thời gian làm việc: Thứ 2 – Thứ 7, 8:00 – 18:30
Thông tin trong bài mang tính tham khảo, được cập nhật theo văn bản pháp luật có hiệu lực tại thời điểm đăng. Quy định có thể thay đổi; vui lòng đối chiếu văn bản gốc hoặc liên hệ luật sư trước khi thực hiện.
