Nhiều công ty đóng cửa văn phòng đại diện ở tỉnh khác nhưng quên làm thủ tục, khiến văn phòng vẫn "đang hoạt động" trên hệ thống, mã số thuế vẫn mở và công ty bị vướng khi giải thể. Bài viết hướng dẫn chấm dứt văn phòng đại diện của công ty trong nước theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, tập trung vào những điểm riêng so với chi nhánh.
Trả lời nhanh: Công ty hoàn thành nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện trước, sau đó trong 10 ngày kể từ ngày ra quyết định chấm dứt, nộp thông báo Mẫu số 28 kèm quyết định tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng. Hồ sơ được xử lý trong 05 ngày làm việc.
Chấm dứt văn phòng đại diện là gì?
Chấm dứt văn phòng đại diện là thủ tục để cơ quan đăng ký kinh doanh chuyển văn phòng sang tình trạng "đã chấm dứt hoạt động" trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh nên nghĩa vụ thuế gọn hơn chi nhánh, nhưng vẫn có mã số thuế đơn vị phụ thuộc phải khép lại đúng trình tự.
Trường hợp thường gặp là công ty thu hẹp quy mô hoặc chuẩn bị giải thể; theo Điều 64 Nghị định 168, công ty phải chấm dứt văn phòng đại diện trước khi nộp hồ sơ giải thể.
Hồ sơ chấm dứt văn phòng đại diện
Hồ sơ theo khoản 2 Điều 66 Nghị định 168/2025/NĐ-CP gồm:
| Giấy tờ | Người ký |
|---|---|
| Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện (Mẫu số 28) | Người đại diện theo pháp luật của công ty |
| Nghị quyết hoặc quyết định chấm dứt văn phòng đại diện | Chủ sở hữu (TNHH 1 thành viên); Hội đồng thành viên (TNHH 2 thành viên trở lên, công ty hợp danh); Hội đồng quản trị (công ty cổ phần) |
Hồ sơ nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt văn phòng đại diện, không phải nơi đặt trụ sở chính. Ví dụ: công ty có trụ sở tại Hà Nội, văn phòng đại diện ở Đà Nẵng thì nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính thành phố Đà Nẵng.
Trình tự chấm dứt văn phòng đại diện năm 2026
Trình tự gồm 5 bước, trong đó bước thuế phải làm trước:
- Công ty ra quyết định chấm dứt văn phòng đại diện; xử lý hợp đồng lao động của nhân viên văn phòng và chốt bảo hiểm xã hội nếu văn phòng đóng bảo hiểm riêng.
- Làm thủ tục với cơ quan thuế quản lý văn phòng để hoàn thành nghĩa vụ thuế, chủ yếu là kê khai, quyết toán thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ của nhân viên, và chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo Thông tư 90/2026/TT-BTC.
- Trong 10 ngày kể từ ngày ra quyết định, nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng.
- Cơ quan đăng ký kinh doanh chuyển thông tin sang cơ quan thuế; cơ quan thuế có ý kiến trong 02 ngày làm việc.
- Trong 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, nếu cơ quan thuế không có ý kiến hoặc xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ thuế, văn phòng được chuyển sang tình trạng đã chấm dứt hoạt động.
Nếu cơ quan thuế phản hồi văn phòng chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thông báo để công ty xử lý tiếp.
Điểm khác khi chấm dứt văn phòng đại diện so với chi nhánh
Khác biệt chính nằm ở phạm vi nghĩa vụ thuế. Chi nhánh có thể kinh doanh, xuất hóa đơn, kê khai thuế giá trị gia tăng nên phải xử lý hóa đơn và các loại thuế trước khi đóng, đồng thời phải chấm dứt các địa điểm kinh doanh trực thuộc. Văn phòng đại diện không được kinh doanh, nên thường chỉ phát sinh thuế thu nhập cá nhân của người lao động. Quy trình chi nhánh xem tại chấm dứt hoạt động chi nhánh; phạm vi hoạt động của văn phòng xem tại thành lập văn phòng đại diện công ty.
Câu hỏi thường gặp về chấm dứt văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện đặt ở nước ngoài thì chấm dứt thế nào?
Việc chấm dứt thực hiện theo pháp luật nước sở tại. Trong 30 ngày kể từ ngày chính thức chấm dứt, công ty gửi thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính để cập nhật thông tin.
Muốn chuyển văn phòng đại diện sang địa chỉ khác có phải chấm dứt không?
Không. Công ty thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong 10 ngày kể từ ngày thay đổi, tham khảo thêm thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện.
Chấm dứt văn phòng đại diện mất bao lâu?
Phần đăng ký mất 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ. Thời gian thực tế phụ thuộc chủ yếu vào khâu quyết toán thuế và đóng mã số thuế với cơ quan thuế.
Chấm dứt văn phòng đại diện đúng trình tự, tránh vướng khi giải thể
Chấm dứt văn phòng đại diện nên bắt đầu từ khâu thuế, sau đó mới nộp hồ sơ trong hạn 10 ngày. Làm gọn ngay khi văn phòng ngừng hoạt động giúp công ty không bị chặn ở các thủ tục lớn hơn về sau.
Liên hệ Luật Dân Việt để được tư vấn
Nếu bạn cần rà soát hồ sơ hoặc muốn Luật Dân Việt thực hiện thủ tục thay, hãy liên hệ để được tư vấn cụ thể theo tình huống của doanh nghiệp:
- Hotline: 0858.111.929
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Văn phòng Hà Nội: 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội; Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15 (Điều 44).
- Nghị định số 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (Điều 56, Điều 64, Điều 66), được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 296/2026/NĐ-CP.
- Thông tư số 68/2025/TT-BTC, được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 121/2026/TT-BTC (Mẫu số 28).
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.
- Thông tư số 90/2026/TT-BTC về đăng ký thuế.
Thông tin trong bài mang tính tham khảo, được cập nhật theo văn bản pháp luật có hiệu lực tại thời điểm đăng. Quy định có thể thay đổi; vui lòng đối chiếu văn bản gốc hoặc liên hệ luật sư trước khi thực hiện.
