Khi quyết toán thuế, nhiều doanh nghiệp bị loại chi phí chỉ vì trả tiền mặt cho một hóa đơn vài triệu đồng hoặc thiếu hợp đồng, chứng từ. Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN quyết định trực tiếp thu nhập tính thuế, nên mỗi khoản bị loại đều làm tăng số thuế phải nộp. Hiện nay, điều kiện này được quy định tại Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP, với ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt giảm từ 20 triệu xuống 5 triệu đồng.
Trả lời nhanh: Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN phải đáp ứng đồng thời ba điều kiện: thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh; có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; khoản thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là gì?
Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là khoản chi doanh nghiệp được trừ khỏi doanh thu để xác định thu nhập chịu thuế.
Công thức rút gọn: Thu nhập chịu thuế = Doanh thu − Chi phí được trừ + Thu nhập khác. Cách tính đầy đủ, gồm thuế suất 15%, 17%, 20%, có trong bài cách tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Ba điều kiện để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Theo Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 và khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, một khoản chi chỉ được trừ khi đáp ứng đồng thời:
- Thực tế phát sinh, liên quan đến sản xuất, kinh doanh. Khoản chi phục vụ hoạt động tạo ra doanh thu, kể cả chi cho nghiên cứu và phát triển. Chi cho việc riêng của chủ sở hữu không đạt điều kiện này.
- Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Hóa đơn điện tử đúng quy định, kèm hợp đồng, biên bản nghiệm thu, phiếu nhập kho tùy loại giao dịch.
- Thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng. Khoản mua hàng hóa, dịch vụ và thanh toán khác từng lần từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Theo hướng dẫn hiện hành, khoản chi chưa thanh toán tại thời điểm ghi nhận được tạm tính vào chi phí. Nếu sau đó doanh nghiệp trả bằng tiền mặt thì phải kê khai điều chỉnh giảm chi phí tại kỳ phát sinh việc thanh toán.
Ví dụ: một hóa đơn trả tiền mặt làm tăng thuế bao nhiêu?
Ví dụ minh họa: Công ty B áp dụng thuế suất 20%. Trong năm, công ty mua dịch vụ sửa chữa trị giá 22 triệu đồng (chưa gồm thuế GTGT), có hóa đơn hợp lệ nhưng trả bằng tiền mặt.
- Khoản 22 triệu đồng không đáp ứng điều kiện thứ ba nên bị loại khỏi chi phí được trừ.
- Thu nhập tính thuế tăng thêm 22 triệu đồng.
- Thuế TNDN tăng thêm: 22.000.000 × 20% = 4.400.000 đồng.
Nếu chuyển khoản, công ty giữ được khoản chi này.
Các khoản chi không được trừ phổ biến
Luật Thuế TNDN 2025 liệt kê riêng các khoản chi không được trừ. Những khoản doanh nghiệp hay vướng gồm:
- Khoản chi không đáp ứng đủ ba điều kiện nêu trên, trừ phần giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, sự kiện bất khả kháng không được bồi thường.
- Tiền phạt vi phạm hành chính về thuế, giao thông, lao động, kinh doanh.
- Tiền lương, tiền công không thực chi hoặc không có hồ sơ, chứng từ theo quy định.
- Khấu hao tài sản cố định, trích lập dự phòng không đúng quy định.
- Khoản tài trợ ngoài các trường hợp pháp luật cho phép trừ, như giáo dục, y tế, khắc phục thiên tai.
- Thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ và chính thuế TNDN.
- Khoản chi đã được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác.
Doanh nghiệp doanh thu từ 1 tỷ đồng trở xuống được miễn thuế TNDN vẫn nên giữ chứng từ đầy đủ cho năm doanh thu vượt ngưỡng. Các điểm mới khác xem tại thuế thu nhập doanh nghiệp 2026.
Câu hỏi thường gặp về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Chi lương bằng tiền mặt có được trừ không?
Theo hướng dẫn hiện hành của Bộ Tài chính, khoản tiền lương, tiền công trả từng lần từ 5 triệu đồng trở lên cũng cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được trừ. Doanh nghiệp nên trả lương qua tài khoản ngân hàng để tránh rủi ro.
Hóa đơn 4 triệu đồng trả tiền mặt có được trừ không?
Có, nếu khoản chi thực tế phát sinh, phục vụ kinh doanh và có hóa đơn hợp pháp. Tuy nhiên, không nên chia nhỏ một giao dịch lớn thành nhiều hóa đơn dưới 5 triệu đồng để né quy định.
Tiền phạt vi phạm hợp đồng có được trừ không?
Tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế khác với tiền phạt vi phạm hành chính. Khoản này có thể được trừ nếu có hợp đồng, chứng từ rõ ràng. Doanh nghiệp nên đối chiếu hướng dẫn hiện hành trước khi hạch toán.
Kiểm soát chi phí được trừ khi tính thuế TNDN ngay từ đầu năm
Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN phụ thuộc vào ba điều kiện: thực tế phát sinh, đủ hóa đơn chứng từ và thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng. Bạn nên rà soát chứng từ hằng quý. Cách tiếp cận trước đây có thể tham khảo tại cách tính thuế thu nhập doanh nghiệp thế nào.
Liên hệ Luật Dân Việt để được tư vấn
Nếu bạn cần rà soát hồ sơ hoặc muốn Luật Dân Việt thực hiện thủ tục thay, hãy liên hệ để được tư vấn cụ thể theo tình huống của doanh nghiệp:
- Hotline: 0858.111.929
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Văn phòng Hà Nội: 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội; Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
Căn cứ pháp lý
- Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 ngày 14/6/2025.
- Nghị định số 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (khoản 1 Điều 9), được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 141/2026/NĐ-CP ngày 29/4/2026.
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.
- Nghị định số 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
Thông tin trong bài mang tính tham khảo, được cập nhật theo văn bản pháp luật có hiệu lực tại thời điểm đăng. Quy định có thể thay đổi; vui lòng đối chiếu văn bản gốc hoặc liên hệ luật sư trước khi thực hiện.
