Dịch vụ chấm dứt văn phòng đại diện giúp công ty đóng hẳn văn phòng không còn nhu cầu, thay vì để văn phòng "đang hoạt động" trên hệ thống nhiều năm. Chấm dứt văn phòng đại diện đúng trình tự còn là điều kiện để công ty giải thể sau này. Luật Dân Việt nhận thực hiện trọn gói, từ khép nghĩa vụ thuế đến khi văn phòng được ghi nhận đã chấm dứt.
Khó khăn khi tự làm thủ tục chấm dứt văn phòng đại diện
- Cho rằng văn phòng đại diện không kinh doanh nên không có việc gì với cơ quan thuế.
- Người đứng đầu văn phòng đã nghỉ việc, không rõ ai ký thông báo.
- Thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ của nhân viên văn phòng chưa được kê khai, quyết toán đủ.
- Nộp hồ sơ về tỉnh đặt trụ sở chính thay vì nơi đặt văn phòng.
Hồ sơ chấm dứt văn phòng đại diện theo quy định
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc chỉ đại diện theo ủy quyền, bảo vệ lợi ích của công ty, không thực hiện chức năng kinh doanh (khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp). Văn phòng vẫn có mã số đơn vị phụ thuộc, đồng thời là mã số thuế (Điều 8 Nghị định 168/2025/NĐ-CP), nên công ty phải hoàn thành thủ tục với cơ quan thuế trước khi đăng ký chấm dứt (khoản 1 Điều 66). Hồ sơ gồm:
- Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện theo Mẫu số 28 do doanh nghiệp lập.
- Nghị quyết, quyết định chấm dứt văn phòng đại diện của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân.
- Văn bản ủy quyền nộp hồ sơ (nếu có).
Hồ sơ nộp trong 10 ngày kể từ ngày ra quyết định, tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi đặt văn phòng. Cơ quan thuế có ý kiến trong 02 ngày làm việc; văn phòng được chuyển sang tình trạng đã chấm dứt hoạt động trong 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ. Phân tích chi tiết xem bài chấm dứt văn phòng đại diện.
Quý khách chỉ cần cung cấp cho Luật Dân Việt
- Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
- Danh sách nhân viên, bảng lương và chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
- Thông tin hợp đồng thuê văn phòng, tài khoản ngân hàng (nếu có).
Mọi thủ tục, hồ sơ còn lại Luật Dân Việt triển khai.
Quy trình thực hiện dịch vụ tại Luật Dân Việt
- Kiểm tra mã số thuế và các tờ khai văn phòng phải nộp.
- Soạn nghị quyết, quyết định chấm dứt; tư vấn xử lý hợp đồng lao động, chốt sổ bảo hiểm xã hội.
- Hoàn tất kê khai thuế thu nhập cá nhân, đề nghị cơ quan thuế chấm dứt hiệu lực mã số thuế văn phòng.
- Nộp Mẫu số 28 trực tuyến tại cơ quan đăng ký nơi đặt văn phòng trong hạn 10 ngày.
- Theo dõi ý kiến cơ quan thuế, nhận thông báo văn phòng đã chấm dứt và bàn giao cho Quý khách.
Hỗ trợ sau khi chấm dứt văn phòng đại diện và ưu đãi
- Lập chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh nếu công ty muốn bán hàng tại địa phương, vì văn phòng đại diện không được kinh doanh.
- Lập văn phòng đại diện mới tại địa điểm khác theo thủ tục thành lập văn phòng đại diện.
Khách hàng sử dụng dịch vụ tại Luật Dân Việt được tư vấn miễn phí trong quá trình chuẩn bị hồ sơ và được hỗ trợ giải đáp các vấn đề pháp lý phát sinh sau khi có kết quả. Luật Dân Việt có chính sách ưu đãi khi Quý khách sử dụng kèm dịch vụ kế toán thuế; vui lòng liên hệ để nhận báo giá và ưu đãi hiện hành.
Câu hỏi thường gặp khi sử dụng dịch vụ chấm dứt văn phòng đại diện tại Luật Dân Việt
Người đứng đầu văn phòng đã nghỉ việc thì ai ký hồ sơ?
Thông báo chấm dứt là văn bản của doanh nghiệp, ký theo Mẫu số 28 (thường là người đại diện theo pháp luật), nên không phụ thuộc người đứng đầu văn phòng đã nghỉ việc.
Văn phòng không có nhân viên, không phát sinh thuế có cần làm việc với cơ quan thuế không?
Có. Văn phòng có mã số thuế riêng nên vẫn phải khép các tờ khai đã đăng ký; cơ quan thuế xác nhận không còn nghĩa vụ thì hồ sơ mới được giải quyết.
Công ty sắp giải thể thì đóng văn phòng đại diện trước hay sau?
Trước. Theo Điều 64 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, công ty phải chấm dứt chi nhánh, văn phòng đại diện trước khi nộp hồ sơ giải thể.
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có dùng dịch vụ này được không?
Văn phòng của thương nhân nước ngoài theo giấy phép thành lập không làm theo Điều 66 Nghị định 168. Luật Dân Việt tư vấn thủ tục riêng cho trường hợp này.
Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15 (Điều 44).
- Nghị định số 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (Điều 8, Điều 64, Điều 66), được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 296/2026/NĐ-CP.
- Thông tư số 68/2025/TT-BTC, được sửa đổi bởi Thông tư số 121/2026/TT-BTC (Mẫu số 28).
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.
- Thông tư số 90/2026/TT-BTC về đăng ký thuế.
Liên hệ Luật Dân Việt
Để được hỗ trợ tốt nhất, kịp thời nhất, Quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp Luật Dân Việt theo thông tin dưới đây:
- Hotline/Zalo: 0858.111.929
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Văn phòng Hà Nội: 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội; Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
- Thời gian làm việc: Thứ 2 – Thứ 7, 8:00 – 18:30
Thông tin trong bài mang tính tham khảo, được cập nhật theo văn bản pháp luật có hiệu lực tại thời điểm đăng. Quy định có thể thay đổi; vui lòng đối chiếu văn bản gốc hoặc liên hệ luật sư trước khi thực hiện.
