Hóa đơn xuất khẩu là chứng từ để áp thuế suất 0% và đề nghị hoàn thuế. Từ 01/7/2026, việc lập hóa đơn xuất khẩu theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, thay Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp hay vướng ở hai điểm: loại hóa đơn và thời điểm lập.
Trả lời nhanh: Hàng xuất khẩu được lập hóa đơn thương mại điện tử nếu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế; nếu chưa, đơn vị khai khấu trừ dùng hóa đơn GTGT, đơn vị tính trực tiếp dùng hóa đơn bán hàng. Hóa đơn lập chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày thông quan.
Hóa đơn xuất khẩu dùng loại nào theo Nghị định 254/2026?
Hóa đơn xuất khẩu là hóa đơn điện tử người bán lập khi xuất khẩu hàng hóa, kể cả gia công xuất khẩu, hoặc cung cấp dịch vụ ra nước ngoài. Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP cho phép ba loại:
| Loại hóa đơn | Đối tượng sử dụng | Điều kiện |
|---|---|---|
| Hóa đơn thương mại điện tử | Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ | Đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế |
| Hóa đơn GTGT điện tử | Tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ | Lựa chọn khi chưa dùng hóa đơn thương mại điện tử |
| Hóa đơn bán hàng điện tử | Tổ chức, hộ, cá nhân tính thuế GTGT trực tiếp | Lựa chọn khi chưa dùng hóa đơn thương mại điện tử |
Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan dùng hóa đơn bán hàng và ghi rõ "Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan". Các thay đổi khác của nghị định có trong bài Nghị định 254/2026 về hóa đơn điện tử.
Thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu
Thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu hàng hóa, kể cả gia công xuất khẩu, do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan (Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP).
Dịch vụ xuất khẩu lập khi hoàn thành dịch vụ hoặc khi thu tiền trước. Xem bài thời điểm lập hóa đơn điện tử.
Ví dụ minh họa:
- Lô hàng thông quan thứ Tư 04/11/2026: hóa đơn lập chậm nhất thứ Năm 05/11/2026.
- Lô hàng thông quan thứ Sáu 06/11/2026: hóa đơn lập chậm nhất thứ Hai 09/11/2026.
- Lập muộn hơn mốc trên là sai thời điểm, bị phạt từ cảnh cáo đến 70 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP.
Nội dung cần lưu ý khi ghi hóa đơn xuất khẩu
Hóa đơn xuất khẩu phải có đủ nội dung theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, cùng một số điểm riêng:
- Tên hàng hóa, dịch vụ: ghi bằng tiếng Việt; được ghi thêm tiếng nước ngoài trong ngoặc đơn hoặc ngay dưới dòng tiếng Việt, cỡ chữ nhỏ hơn.
- Người mua nước ngoài: ghi đầy đủ tên, địa chỉ theo thông tin giao dịch.
- Đồng tiền, tỷ giá: giao dịch được thu bằng ngoại tệ theo pháp luật ngoại hối thì ghi ngoại tệ và tỷ giá theo hướng dẫn hiện hành.
- Thuế suất: hóa đơn GTGT ghi 0% khi lô hàng đủ điều kiện, xem bài thuế suất 0% cho hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu.
Hóa đơn ủy thác xuất khẩu và bán vào khu phi thuế quan
Ủy thác xuất khẩu là trường hợp chủ hàng giao cho đơn vị khác đứng tên xuất khẩu. Theo hướng dẫn hiện hành:
- Khi xuất hàng giao cho bên nhận ủy thác, chủ hàng dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, chưa lập hóa đơn.
- Khi hàng đã thực xuất, chủ hàng lập hóa đơn xuất khẩu căn cứ chứng từ đối chiếu với bên nhận ủy thác.
- Bên nhận ủy thác lập hóa đơn cho khoản phí ủy thác.
Bán hàng cho doanh nghiệp chế xuất: lập hóa đơn GTGT thuế suất 0% nếu đủ hồ sơ như hàng xuất khẩu.
Câu hỏi thường gặp về hóa đơn xuất khẩu
Doanh nghiệp xuất khẩu có bắt buộc dùng hóa đơn thương mại điện tử không?
Không. Chưa đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu, doanh nghiệp dùng hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.
Commercial invoice trong bộ chứng từ có thay hóa đơn điện tử không?
Commercial invoice phục vụ hải quan và thanh toán; chỉ thay hóa đơn điện tử khi được lập dưới dạng hóa đơn thương mại điện tử đáp ứng Điều 10 Nghị định 254/2026 và đã chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.
Lập sai hóa đơn xuất khẩu thì xử lý thế nào?
Sai tên, địa chỉ người mua mà không sai số tiền thì thông báo sai sót theo mẫu; sai số lượng, trị giá, thuế suất thì lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo Nghị định 254/2026.
Lập hóa đơn xuất khẩu đúng loại, đúng hạn
Hóa đơn xuất khẩu từ 01/7/2026 có thêm lựa chọn hóa đơn thương mại điện tử, còn mốc lập gắn với ngày thông quan. Bạn nên lập hóa đơn ngay khi có tờ khai thông quan.
Liên hệ Luật Dân Việt để được tư vấn
Nếu bạn cần rà soát hồ sơ hoặc muốn Luật Dân Việt thực hiện thủ tục thay, hãy liên hệ để được tư vấn cụ thể theo tình huống của doanh nghiệp:
- Hotline: 0858.111.929
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Văn phòng Hà Nội: 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội; Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
Căn cứ pháp lý
- Nghị định số 254/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử (Điều 8, Điều 9, Điều 10).
- Thông tư số 91/2026/TT-BTC ngày 30/6/2026 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn, chứng từ.
- Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 149/2025/QH15 và Luật số 09/2026/QH16; Nghị định số 181/2025/NĐ-CP (Điều 18).
- Nghị định số 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 102/2021/NĐ-CP, Nghị định số 310/2025/NĐ-CP và Nghị định số 291/2026/NĐ-CP.
Thông tin trong bài mang tính tham khảo, được cập nhật theo văn bản pháp luật có hiệu lực tại thời điểm đăng. Quy định có thể thay đổi; vui lòng đối chiếu văn bản gốc hoặc liên hệ luật sư trước khi thực hiện.
