Thời điểm lập hóa đơn là mốc người bán phải lập hóa đơn điện tử cho từng giao dịch, quy định tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/7/2026. Mốc này quyết định kỳ kê khai thuế GTGT đầu ra, nên lập sớm hay muộn đều có thể bị phạt. Nguyên tắc chung không đổi so với quy định cũ: hàng hóa gắn với việc chuyển giao, dịch vụ gắn với việc hoàn thành hoặc thu tiền. Khác biệt nằm ở các trường hợp đặc thù.
Trả lời nhanh: Bán hàng hóa lập hóa đơn khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, dù đã thu tiền hay chưa. Dịch vụ lập khi hoàn thành; thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp thì lập khi thu tiền, trừ tiền đặt cọc. Xây dựng, lắp đặt lập khi nghiệm thu, bàn giao.
Thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa
Thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Một số trường hợp cần lưu ý:
- Giao hàng nhiều lần: mỗi lần giao hoặc bàn giao phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng, giá trị giao.
- Hàng hóa xuất khẩu: theo hướng dẫn hiện hành, người bán tự xác định thời điểm lập, nhưng chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.
- Ngành đặc thù như điện, xăng dầu bán lẻ, dầu khí: thời điểm lập theo quy định riêng tại Điều 9 Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Thời điểm lập hóa đơn trùng với thời điểm xác định thuế GTGT theo Điều 8 Luật Thuế GTGT, nên hóa đơn lập ở tháng nào thì thuế đầu ra kê khai vào kỳ đó.
Thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ
Thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập là thời điểm thu tiền.
Tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng dịch vụ không bắt buộc lập hóa đơn khi nhận. Khoản tạm ứng thanh toán thì khác: theo nguyên tắc, đây là tiền thu trước nên lập hóa đơn tại thời điểm thu. Bạn nên ghi rõ trong hợp đồng khoản nào là đặt cọc, khoản nào là tạm ứng, và đối chiếu Nghị định 254/2026 với từng loại dịch vụ.
Một số dịch vụ có số lượng lớn, phải đối soát dữ liệu như viễn thông, công nghệ thông tin, vận tải hàng không, bảo hiểm được lập hóa đơn khi hoàn thành đối soát, trong thời hạn tối đa do Nghị định 254/2026 quy định.
Thời điểm lập hóa đơn xây dựng và bất động sản
Thời điểm lập hóa đơn với hoạt động xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng hoàn thành, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Nhà thầu nghiệm thu theo giai đoạn thì lập hóa đơn theo từng biên bản nghiệm thu.
| Hoạt động | Thời điểm lập hóa đơn |
|---|---|
| Xây dựng, lắp đặt | Khi nghiệm thu, bàn giao từng hạng mục, khối lượng |
| Kinh doanh bất động sản, xây nhà để bán | Khi thu tiền theo tiến độ trong hợp đồng, trước khi chuyển quyền |
| Bất động sản đã bàn giao quyền | Theo nguyên tắc bán hàng hóa |
| Giao dịch 22h–6h, người bán chưa có phần mềm lập tự động | Chậm nhất ngày làm việc tiếp theo |
Các điểm mới khác của văn bản được tổng hợp tại bài Nghị định 254/2026 về hóa đơn điện tử.
Ví dụ xác định thời điểm lập hóa đơn
Ví dụ minh họa: Công ty B ký hợp đồng tổ chức sự kiện trị giá 100 triệu đồng (chưa thuế).
- Ngày 05/10/2026 nhận tạm ứng 30 triệu đồng: lập hóa đơn 30 triệu đồng ngày 05/10/2026.
- Ngày 26/10/2026 hoàn thành sự kiện, nghiệm thu dịch vụ: lập hóa đơn phần còn lại 70 triệu đồng ngày 26/10/2026, dù khách hẹn thanh toán vào tháng 11.
Nếu cũng hợp đồng này, Công ty B chỉ nhận tiền đặt cọc 10 triệu đồng để bảo đảm ký kết thì chưa phải lập hóa đơn khi nhận cọc.
Với hàng xuất khẩu thông quan ngày thứ Sáu 23/10/2026, hóa đơn được lập chậm nhất thứ Hai 26/10/2026.
Câu hỏi thường gặp về thời điểm lập hóa đơn
Lập hóa đơn sai thời điểm bị phạt bao nhiêu?
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP, mức phạt từ cảnh cáo đến 70 triệu đồng, tính theo số lượng hóa đơn vi phạm.
Khách chưa thanh toán có được lùi ngày lập hóa đơn không?
Không. Với hàng hóa, xây dựng và dịch vụ đã hoàn thành, việc chưa thu tiền không làm lùi thời điểm lập hóa đơn.
Hóa đơn có mã thì thời điểm lập có khác không?
Không. Thời điểm lập áp dụng chung; hóa đơn có mã chỉ thêm bước cấp mã trước khi gửi người mua. Xem thêm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Rà soát thời điểm lập hóa đơn trong quy trình bán hàng
Thời điểm lập hóa đơn nên được gắn vào từng bước nghiệp vụ: phiếu xuất kho, biên bản nghiệm thu, phiếu thu tạm ứng. Bạn nên cài đặt quy trình để bộ phận bán hàng báo kế toán ngay khi giao hàng hoặc thu tiền, tránh dồn hóa đơn cuối tháng.
Liên hệ Luật Dân Việt để được tư vấn
Nếu bạn cần rà soát hồ sơ hoặc muốn Luật Dân Việt thực hiện thủ tục thay, hãy liên hệ để được tư vấn cụ thể theo tình huống của doanh nghiệp:
- Hotline: 0858.111.929
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Văn phòng Hà Nội: 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội; Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
Căn cứ pháp lý
- Nghị định số 254/2026/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử (Điều 9).
- Thông tư số 91/2026/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn, chứng từ.
- Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15 (Điều 8), được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 149/2025/QH15 và Luật số 09/2026/QH16.
- Nghị định số 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 102/2021/NĐ-CP, Nghị định số 310/2025/NĐ-CP và Nghị định số 291/2026/NĐ-CP.
Thông tin trong bài mang tính tham khảo, được cập nhật theo văn bản pháp luật có hiệu lực tại thời điểm đăng. Quy định có thể thay đổi; vui lòng đối chiếu văn bản gốc hoặc liên hệ luật sư trước khi thực hiện.
