Hóa đơn thiếu mã số thuế người mua hay ghi sai thuế suất có thể khiến bên mua bị loại chi phí, không được khấu trừ thuế GTGT. Từ 01/7/2026, nội dung bắt buộc trên hóa đơn do Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định, thay Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trả lời nhanh: Hóa đơn điện tử phải có: tên, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số; số hóa đơn; thông tin người bán; thông tin người mua; tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền; chữ ký số; thời điểm lập; thời điểm ký số; mã cơ quan thuế (nếu có).
10 nhóm nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử
Nội dung bắt buộc trên hóa đơn là các thông tin mọi hóa đơn phải thể hiện, trừ trường hợp được lược bớt. Theo Nghị định 254/2026 và phụ lục kèm theo, gồm:
- Tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã đơn vị có quan hệ với ngân sách, hoặc số định danh cá nhân của người mua (khi người mua cung cấp).
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa thuế, thuế suất, tiền thuế theo từng thuế suất, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán.
- Chữ ký của người bán, người mua.
- Thời điểm lập hóa đơn.
- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
- Mã của cơ quan thuế với hóa đơn có mã.
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).
Các điểm mới khác của Nghị định 254 xem bài Nghị định 254/2026 về hóa đơn điện tử.
Cách ghi một số nội dung bắt buộc trên hóa đơn dễ sai
Cách ghi nội dung bắt buộc trên hóa đơn được hướng dẫn tại phụ lục Nghị định 254/2026:
| Nội dung | Cách ghi đúng |
|---|---|
| Tên hóa đơn | Theo loại, ví dụ "HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG", "HÓA ĐƠN BÁN HÀNG" |
| Số hóa đơn | Chữ số Ả-rập, tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu dùng, liên tục trong cùng ký hiệu |
| Người mua là cá nhân | Ghi tên, địa chỉ, số định danh nếu người mua cung cấp; không cung cấp thì ghi "Bán cho người tiêu dùng" |
| Tên, địa chỉ dài | Được viết tắt P, TP, VN, CP, TNHH, KCN…; vẫn đủ số nhà, đường, phường/xã, tỉnh |
| Đồng tiền | Đồng Việt Nam, ký hiệu "đ"; ngoại tệ ghi mã (USD, EUR…) và tỷ giá |
| Tổng tiền thanh toán | Bằng chữ số Ả-rập và bằng chữ tiếng Việt |
| Đơn vị tính | Theo tính chất hàng hóa; dịch vụ không nhất thiết có |
Khi thời điểm ký số khác thời điểm lập, người bán khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn.
Trường hợp hóa đơn được lược bớt nội dung bắt buộc
Các trường hợp được lược bớt phổ biến:
- Không cần chữ ký số của người mua, kể cả khách nước ngoài, trừ khi hai bên thỏa thuận.
- Hóa đơn cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh: không cần chữ ký số người bán, người mua.
- Bán lẻ ở siêu thị, trung tâm thương mại, rạp chiếu phim, bán xăng dầu cho cá nhân không cung cấp thông tin: không cần tên, địa chỉ, số định danh, chữ ký người mua.
- Tem, vé, thẻ: không cần thông tin người mua, thuế suất, tiền thuế; loại in sẵn mệnh giá không cần đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
- Xây dựng, lắp đặt, bán nhà thu tiền theo tiến độ: không cần đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: không thể hiện thuế suất, tiền thuế, tổng thanh toán.
- Hóa đơn thương mại điện tử: không cần số định danh, chữ ký số của người mua.
- Vận tải, cho thuê xe theo hợp đồng trên tuyến cố định: không bắt buộc ghi biển số; vận tải đường bộ thông thường vẫn ghi.
Hàng không, casino, quốc phòng có quy định riêng.
Hóa đơn thiếu nội dung bắt buộc xử lý thế nào?
Hóa đơn thiếu hoặc sai nội dung bắt buộc được xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo hướng dẫn tại Thông tư 91/2026/TT-BTC; xem bài xử lý hóa đơn điện tử sai sót. Hóa đơn ghi "Bán cho người tiêu dùng", không có thông tin người mua thì doanh nghiệp, hộ kinh doanh mua hàng không dùng được để hạch toán chi phí. Người bán có thể bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP), tính theo số hóa đơn vi phạm.
Câu hỏi thường gặp về nội dung bắt buộc trên hóa đơn
Hóa đơn điện tử có bắt buộc chữ ký của người mua không?
Không. Chữ ký số người mua chỉ cần khi hai bên thỏa thuận và người mua đáp ứng điều kiện kỹ thuật.
Khách lẻ không lấy thông tin thì ghi hóa đơn thế nào?
Ghi "Bán cho người tiêu dùng". Nếu khách cung cấp tên, địa chỉ, số định danh thì ghi đầy đủ.
Hóa đơn dịch vụ có cần ghi đơn vị tính không?
Không nhất thiết; tiêu thức này chủ yếu dành cho hàng hóa.
Kiểm tra nội dung bắt buộc trên hóa đơn trước khi ký số
Nội dung bắt buộc trên hóa đơn theo Nghị định 254/2026 gồm 10 nhóm thông tin. Bạn nên cài mẫu chuẩn trên phần mềm và kiểm tra thông tin người mua, thuế suất trước khi ký số.
Liên hệ Luật Dân Việt để được tư vấn
Nếu bạn cần rà soát hồ sơ hoặc muốn Luật Dân Việt thực hiện thủ tục thay, hãy liên hệ để được tư vấn cụ thể theo tình huống của doanh nghiệp:
- Hotline: 0858.111.929
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Văn phòng Hà Nội: 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội; Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
Căn cứ pháp lý
- Nghị định số 254/2026/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử (và phụ lục kèm theo).
- Thông tư số 91/2026/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn, chứng từ.
- Nghị định số 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 310/2025/NĐ-CP và Nghị định số 291/2026/NĐ-CP.
Thông tin trong bài mang tính tham khảo, được cập nhật theo văn bản pháp luật có hiệu lực tại thời điểm đăng. Quy định có thể thay đổi; vui lòng đối chiếu văn bản gốc hoặc liên hệ luật sư trước khi thực hiện.
