Thay đổi địa chỉ công ty không phải là nhu cầu xa lạ đối với các doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh, đặc biệt trong tình hình kinh tế nhiều thay đổi hiện nay. Tuy vào việc thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, khác quận, khác tỉnh sẽ có những quy định khác nhau mà nếu không tìm hiểu kỹ rất dễ phạm phải sai lầm.
Thay đổi địa chỉ công ty là thủ tục hành chính được thực hiện tại Sở kế hoạch đầu tư để ghi nhận địa chỉ công ty mới trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đầu tiên doanh nghiệp sẽ phải thực hiện những thủ tục thay đổi địa chỉ với cơ quan thuế trước khi thay đổi địa chỉ công ty trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đổi dấu công ty và thay đổi hóa đơn khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện/tỉnh/thành phố.
Địa chỉ công ty là gì?
Địa chỉ công ty là địa điểm làm việc, liên hệ của doanh nghiệp trong lãnh thổ Việt Nam, địa chỉ công ty được xác định bằng số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty như thế nào năm 2021?
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty sẽ bao gồm nhiều bước khác nhau. Nhằm giúp mọi người có cái nhìn khái quát về những công việc mà mình sẽ thực hiện, Luật Dân Việt dành nội dung đầu tiên này để giới thiệu về quy trình, thủ tục thay đổi địa chỉ công ty mới nhất. Tất nhiên, nếu chỉ giới thiệu trình tự các bước nhưng không đi sâu vào chi tiết vấn đề mọi người cũng sẽ rất khó để hình dung. Do vậy, những nội dung mà Luật Dân Việt triển khai tiếp theo sẽ lần lượt giải quyết từng bước cụ thể.
Quy trình thay đổi địa chỉ công ty gồm 5 bước như sau:
Bước 1: Hoàn tất các thủ tục với cơ quan thuế khi thay đổi địa chỉ công ty khác quân/huyện/tỉnh/thành phố
Trong bước này, với những công ty thay đổi địa chỉ khác quận và khác tỉnh sẽ phải nộp thông báo theo mẫu số 08 tới cơ quan thuế đang quản lý doanh nghiệp để tiến hành thủ tục “chốt” thuế quận/huyện/tỉnh cũ và xin công văn xin chuyển sang quận/huyện/tỉnh/thành phố mới.
Thời gian thực hiện thủ tục này thông thường kéo dài tư 5-10 ngày làm việc tính từ ngày nộp hồ sơ đăng ký.
Lưu ý: Với các công ty tiến hành thay đổi địa chỉ trụ sở chính cùng quận/huyện sẽ không cần phải tiến hành thủ tục này.
Bước 2: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty theo Nghị Định Số: 01/2021/NĐ-CP Đăng Ký Doanh Nghiệp
Sau khi hoàn thành việc chốt thuế quận/huyện/tỉnh/thành phố cũ và có công văn của cơ quan thuế cho chuyển sang địa chỉ mới, doanh nghiệp sẽ soạn thảo hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty để tiến hành thay đổi đăng ký kinh doanh với nội dung thay đổi địa chỉ.
Bước 3: Doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trực tuyến tới Phòng Đăng ký kinh doanh qua Cổng thông tin quốc gia
Việc nộp hồ sơ sẽ được thực hiện trực tuyến, sau khi hồ sơ được chấp nhận hợp lệ sẽ tiến hành thủ tục nộp hồ sơ giấy tới cơ quan đăng ký
Bước 4: Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thay đổi địa chỉ và giải quyết hồ sơ của doanh nghiệp
Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký, phòng đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ trước khi đồng ý và cấp giấy chứng nhận đã thay đổi địa chỉ công ty
Bước 5: Nhận thông báo về tính hợp lệ của hồ sơ thay đổi
Trường hợp hồ sơ của doanh nghiệp hợp lệ sẽ tiến hành nộp hồ sơ giấy tại Sở kế hoạch đầu tư để nhận kết quả là giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty với cơ quan thuế theo quy định pháp luật
Quy định tại Khoản 2, Điều 8, Nghị định 83/2013/NĐ-CP và Khoản 1, Điều 40, Nghị Định Số: 01/2021/NĐ-CP Đăng Ký Doanh Nghiệp, các doanh nghiệp trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ công ty có nghĩa vụ hoàn tất mọi thủ tục với cơ quan thuế. Cụ thể, doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản thuế còn nợ. Đồng thời, đề nghị cơ quan thuế hoàn trả các khoản thuế nộp thừa, thuế giá trị gia tăng chưa khấu trừ hết…
Nếu thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trong cùng tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, đồng nghĩa với việc không thay đổi cơ quan thuế quản lý. Nhưng nếu ngược lại, doanh nghiệp chuyển đổi địa chỉ đến tỉnh, thành phố khác sẽ dẫn đến việc thay đổi cơ quan thuế quản lý. Lúc này, doanh nghiệp ngoài các nghĩa vụ nêu trên còn phải soạn thảo hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế gửi đến cơ quan thuế nơi chuyển đi và nơi chuyển đến.
Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế tại nơi chuyển đi
– 01 Tờ khai theo mẫu 08-MST quy định tại Thông tư 95/2016/TT-BTC
– 01 Bản sao giấy phép thành lập và hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cập theo địa chỉ mới (Nếu người thực hiện hồ sơ là các tổ chức kinh tế, hộ gia đình, cá nhân…)
– Một số tài liệu khác theo từng trường hợp cụ thể
Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế tại nơi chuyển đến
Nếu đối tượng soạn thảo hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế là doanh nghiệp sẽ thực hiện tại cơ quan đăng ký kinh doanh theo Nghị Định Số: 01/2021/NĐ-CP Đăng Ký Doanh Nghiệp. Trường hợp đối tượng soạn thảo hồ sơ là các tổ chức kinh tế, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh… hồ sơ sẽ bao gồm:
– 01 Thông báo chuyển địa điểm theo mẫu 09-MST quy định tại Thông tư 95/2016/TT-BTC
– 01 Giấy phép thành lập và hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cập theo địa chỉ mới (Bản sao)
– Một số tài liệu khác theo từng trường hợp cụ thể
Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty theo Nghị Định Số: 01/2021/NĐ-CP Đăng Ký Doanh Nghiệp
Chắc hẳn có không ít bạn đọc thắc mắc “tại sao ở trên đã phải chuẩn bị hồ sơ, bước này vẫn phải chuẩn bị?”. Luật Dân Việt xin đưa ra giải thích, sở dĩ như thế là do ở trên các doanh nghiệp mới chỉ thực hiện thủ tục đối với cơ quan thuế. Còn ở bước này, mọi người sẽ chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa điểm công ty với Sở Kế hoạch và Đầu tư. Chính vì thế, mọi người cần phân biệt rạch ròi giữa hai công việc.
Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, khác quân hồ sơ bao gồm:
– 01 Thông báo thay đổi địa chỉ nêu rõ: tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế; địa chỉ dự định chuyển đến; họ tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật
– 01 Quyết định của chủ sở hữu về việc thay đổi địa chỉ công ty (đối với Công ty TNHH 1 thành viên), của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên), của các thành viên hợp danh (với công ty hợp danh), của Đại hội đồng cổ đông (với công ty cổ phần)
– 01 Bản sao biên bản cuộc họp về vấn đề thay đổi địa điểm công ty;
– 01 Bản gốc Công văn (mẫu 09) cơ quan thuế về việc đồng ý cho chuyển quận (áp dụng trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện)
Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khách tỉnh/thành phố hồ sơ bao gồm:
– 01 Thông báo thay đổi địa chỉ nêu rõ: tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế; địa chỉ dự định chuyển đến; họ tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật
– 01 Điều lệ công ty đã sửa đổi bổ sung (Bản sao)
– Danh sách người đại diện theo ủy quyền (Công ty TNHH 1 thành viên), danh sách thành viên (Công ty TNHH 2 thành viên trở lên), danh sách cổ đông (Công ty cổ phần), danh sách thành viên hợp danh (Công ty hợp danh)
– 01 Quyết định của chủ sở hữu (đối với Công ty TNHH 1 thành viên), của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên), của các thành viên hợp danh (với công ty hợp danh), của Đại hội đồng cổ đông (với công ty cổ phần)
– 01 Bản sao biên bản cuộc họp về vấn đề thay đổi địa điểm công ty
Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty ở đâu?
Theo dự định ban đầu, Luật Dân Việt sẽ không trình bày mục này. Nhưng trong quá trình chuẩn bị nội dung cho bài viết, bộ phận Tư vấn pháp luật qua tổng đài 0926 220 286 đã phản hồi với chúng tôi có rất nhiều khách hàng không biết rõ phải nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty ở đâu? Vì vậy, chúng tôi đã bổ sung nội dung này, hy vọng sẽ kịp thời giải đáp cho mọi người khi nghiên cứu thông tin.
Quay trở lại câu hỏi nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty ở đâu? Có hai đáp án cho câu hỏi này. Đầu tiên, mọi người sẽ gửi hồ sơ đăng ký thay đổi chỉ kinh doanh công ty (bản mềm) qua Cổng thông tin quốc gia theo địa chỉ website https://dangkykinhdoanh.gov.vn/. Sau đó, nếu nhận được kết quả hợp lệ mọi người sẽ sử dụng hồ sơ (bản cứng) gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký.
Có bắt buộc phải thông báo thay đổi địa chỉ công ty?
Khoản 2, Điều 32, Luật Doanh nghiệp quy định rất rõ ràng các doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản về việc thay đổi địa điểm công ty với Cơ quan Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày. Quá thời hạn nêu trên, các doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính theo Nghị định 50/2016/NĐ-CP. Mức phạt mà các doanh nghiệp có thể phải chịu dao động từ 500.000 – 5.000.000 tùy thuộc vào thời gian mà quá hạn. Cụ thể:
– Doanh nghiệp bị phạt 500.000 – 1.000.000 nếu quá hạn từ 1 – 30 ngày
– Doanh nghiệp bị phạt từ 1.000.000 – 2.000.000 nếu quá hạn từ 31 – 90 ngày
– Doanh nghiệp bị phạt từ 2.000.000 – 5.000.000 nếu quá hạn từ 91 ngày trở lên
Các việc cần phải làm sau khi tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty
Sau khi được cơ quan nhà nước cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới, vẫn còn khá nhiều vấn đề liên quan mà doanh nghiệp cần phải xử lý. Trong đó, vấn đề liên quan đến con dấu và hóa đơn khiến các doanh nghiệp đau đầu nhất. Vì thế, Luật Dân Việt sẽ hướng dẫn mọi người cách thức thay đổi, bổ sung con dấu và hóa đơn công ty. Cụ thể như sau:
Về con dấu công ty
Nếu thay đổi địa điểm công ty đến một quận/huyện, tỉnh, thành phố khác, doanh nghiệp sẽ phải tiến hành thực hiện thủ tục khắc lại con dấu và công bố lại việc sử dụng con dấu trên cơ sở dữ liệu quốc gia – Sở Kế hoạch và Đầu tư. Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty trong cùng một quận không phải tiến hành khắc lại dấu.
Về hóa đơn công ty
Trong trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện
Doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ. Tuy nhiên, cần khắc thêm dấu đóng tên công ty, địa chỉ mới công ty và đóng vào hóa đơn cũ. Sau đó làm công văn (Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn) lên Chi cục thuế xin phép được tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ.
Trong trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện/tỉnh
– Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi
– Đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn
– Nộp Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng
– Nộp thông báo điều chỉnh hóa đơn đến cơ quan thuế
Hoặc nếu khách hàng không muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ mà muốn sử dụng hóa đơn mới, khách hàng cần tiến hành:
– Nộp thông báo hủy hóa đơn với cơ quan thuế
– Nộp thông báo phát hành hóa đơn mới
Xem thêm: Thủ tục Thay đổi giấy phép kinh doanh năm 2021
Các vấn đề khác khi thay đổi địa chỉ công ty cần làm
– Thay đổi thông tin địa chỉ công ty khác quận/huyện sẽ cần tiến hành thay đổi cơ quan bảo hiểm y tế, xã hội
– Thay đổi thông tin địa chỉ chủ tài khoản đối với tài khoản ngân hàng công ty;
– Ký hợp lục hợp đồng thay đổi địa chỉ với các hợp đồng đã ký ký và đang tiến hành công việc;
– Thay đổi mọi thông tin liên quan có ghi nhận địa chỉ công ty trên đó;
Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty của Luật Dân Việt
Bản thân mỗi người khi quyết định lựa chọn một dịch vụ, sử dụng một sản phẩm đều có những lý do riêng. Các khách hàng của Luật Dân Việt cũng thế, khi chia sẻ lý do sử dụng dịch vụ của Luật Dân Việt mà không phải là một đơn vị khác, họ đã không ngần ngại chia sẻ rằng:
– Vì Luật Dân Việt có một thái độ phục vụ vô cùng tận tình và chu đáo
– Vì đội ngũ luật sư, chuyên viên có chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm
– Vì các gói dịch vụ đa dạng, đáp ứng mọi nhu cầu về pháp lý của khách hàng
– Vì chi phí dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty hợp lý, mang lại giá trị cao
Cùng hàng trăm lý do nữa mà chúng tôi không thể liệt kê được hết trong bài viết này.
Vậy trong quá trình cung cấp dịch vụ, Luật Dân Việt sẽ thực hiện những công việc gì?
– Tư vấn quy trình, thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện, khác quận/huyện, khác tỉnh/thành phố
– Tư vấn địa chỉ mới dự định chuyển tới có được đăng ký làm trụ sở công ty hay không?
– Hướng dẫn khách hàng chuẩn bị tài liệu cho việc thay đổi địa chỉ công ty;
– Soạn thảo và nộp hồ sơ tại cơ quan thuế để xin công văn đồng ý chuyển quận;
– Soạn thảo hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty và nộp hồ sơ tại phòng đăng ký kinh doanh nới cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
– Theo dõi hồ sơ, bổ sung hoặc sửa chữa hồ sơ (nếu có) theo yêu cầu của chuyên viên
– Nhận công văn từ cơ quan thuế và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới đã thay đổi địa chỉ công ty;
– Khác mới dấu công ty, công bố mẫu dấu trên cổng thông tin quốc gia
– Tư vấn các vấn đề pháp lý khác liên quan sau khi thay đổi địa chỉ công ty;
Xem thêm: Đăng Ký Mã Vạch GS1 Có Quy Trình Thủ Tục Như Thế Nào?
Chi phí dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty của Luật Dân Việt
Mặc dù việc công khai báo giá dịch vụ chi tiết trên website không mang lại lợi ích cho Luật Dân Việt. Bởi đối thủ cạnh tranh có thể dựa trên báo giá này để có những điều chỉnh nhằm thuyết phục khách hàng. Nhưng vì chúng tôi muốn khách hàng tiện lợi hơn khi so sánh, đối chiếu báo giá của các đơn vị cung cấp cùng dịch vụ. Đồng thời tiết kiệm thời gian, công sức, Luật Dân Việt đã quyết định công khai báo giá dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty.
Chi phí dịch vụ thay đổi địa điểm công ty của Luật Dân Việt cụ thể như sau:
– Xin công văn chốt thuế quận cũ: 1.000.000 – 1.500.000 VND
– Thay đổi địa chỉ Công ty trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: 1.200.000 – 1.500.000 VND
– Thay đổi dấu công ty để ghi nhận địa chỉ mới và công bố mẫu dấu trên cổng thông tin quốc gia: 500.000 VND
Lưu ý: Chi phí nêu trên đã bao gồm chi phí nhà nước, phí dịch vụ của Luật Dân Việt nhưng không bao gồm 10% VAT.
Thông tin yêu cầu dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty
Với những nội dung, kiến thức mà Luật Dân Việt đã cung cấp trên, chắc chắn rằng mọi người đã hiểu hơn về việc thay đổi địa chỉ công ty. Nếu trong quá trình tìm hiểu, có những vấn đề chưa rõ cần các luật sư, chuyên viên pháp lý cao cấp của chúng tôi giải đáp, mọi người hãy phản hồi theo các thông tin liên hệ mà Luật Dân Việt đã đề cập. Ngay khi nhận được những phản hồi, chúng tôi sẽ giải đáp thật chi tiết.
Thay đổi địa chỉ công ty có phải thông báo tới cơ quan thuế?
Trả lời: Việc thay đổi địa chỉ công ty sẽ dẫn đến thay đổi thông tin cơ quan quản lý thuế (trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện/tỉnh/thành phố). Do đó, doanh nghiệp khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện/tỉnh/thành phố cần tiến hành nộp thông báo thay đổi địa chỉ tới cơ quan thuế để xin chuyển sang đơn vị quản lý thuế khác.
Thay đổi địa chỉ công ty có phải thông báo tới khách hàng không?
Trả lời: Việc thay đổi địa chỉ công ty đồng nghĩa với việc thay đổi địa điểm giao dịch và thông tin doanh nghiệp trong các hợp đồng kinh tế đang thực hiện cũng như các giao dịch khác với khách hàng. Do đó, khi thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp nên thông báo cho khách hàng về địa chỉ giao dịch mới.
Chi phí thay đổi địa chỉ công ty bao nhiêu tiền?
Trả lời: Lệ phí thay đổi địa chỉ công ty sẽ bao gồm (i) phí công bố thông tin thay đổi: 100.000 VND (ii) phí khắc dấu công ty (trường hợp có sự thay đổi thông tin trên dấu như quận/huyện): 250.000 VND (iii) phí dịch vụ trong trường hợp sử dụng dịch vụ thay đổi của công ty tư vấn.
Quyết định thay đổi địa chỉ công ty ai ký?
Trả lời: Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị sẽ là người ký quyết định thay đổi địa chỉ công ty dựa trên biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng cổ đông công ty.
Thời gian thay đổi địa chỉ công ty mất bao lâu?
Trả lời: Thời gian thay đổi địa chỉ công ty được chia ra theo nội dung công việc sẽ thực hiện như sau:
– Thời gian thực hiện thủ tục thuế: 7-10 ngày làm việc;
– Thời gian thay đổi trên đăng ký kinh doanh: 3-5 ngày làm việc
– Thời gian đổi dấu và công bố mấu dấu mới: 2-3 ngày làm việc
