Thủ tục thông báo mẫu dấu doanh nghiệp là thủ tục hành chính bắt buộc khi các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng con dấu.
Ngày nay, có rất nhiều doanh nghiệp được thành lập với các quy mô và loại hình khác nhau. Khi các doanh nghiệp sử dụng con dấu để tiến hành xác lập các giao dịch cũng như các giấy tờ liên quan thì cần làm thủ tục thông báo mẫu dấu doanh nghiệp tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Trong bài viết này, Luật Dân Việt xin chia một số thông tin hữu ích về thủ tục này tới Quý vị độc giả nhằm giải đáp những thắc mắc nhất định cho mình. Từ đó có thể thực hiện thủ tục này nhanh nhất.
Quy định thông báo mẫu dấu
Các doanh nghiệp đăng ký kinh doanh cần tuân thủ và thực hiện theo các quy định pháp luật nêu ra. Về vấn đề sử dụng con dấu của doanh nghiệp, các quy định được nêu chủ yếu tại Luật Doanh nghiệp 2014 và các văn bản hướng dẫn liên quan.
Theo quy định của pháp luật, các doanh nghiệp được quyết định về hình thức, nội dung, số lượng của con dấu. Một doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều con dấu với hình thức nội dung khác nhau.
Doanh nghiệp cần gửi bản thông báo này tới Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để đăng tải lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội dung bản thông báo này bao gồm các thông tin cơ bản sau:
– Tên, mã số kinh doanh, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp;
– Số lượng và mẫu của con dấu cần thông báo, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu đó.
Phòng đăng ký kinh doanh không chịu trách nhiệm đảm bảo tính trung thực, chính xác, hợp pháp, khả năng gây nhầm lẫn, thuần phong mỹ tục, văn hóa của con dấu khi có tranh chấp phát sinh trong quá trình doanh nghiệp quản lí và sử dụng con dấu.
Chính vì thế khi tiến hành thông báo mẫu dấu doanh nghiệp các chủ thể cần tiến hành kiểm tra xem mẫu dấu có đáp ứng được các quy định của pháp luật không. Có yếu tố trùng hoặc tương tự với các mẫu dấu của doanh nghiệp đã công bố trước đó không. Từ đó có thể ngăn chặn hoặc giảm thiểu tối đa rủi ro mà mình gặp phải.
Trường hợp doanh nghiệp đã thông báo mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nhiều lần thì các lần thông báo trước đó đều không còn hiệu lực.
Thời hạn thông báo mẫu dấu
Theo quy định của pháp luật, không có quy định thời hạn thông báo mẫu con dấu. Tuy nhiên quy định cụ thể trách nhiệm của doanh nghiệp khi thông báo mẫu con dấu là khoảng thời gian trước khi doanh nghiệp sử dụng con dấu vào bất kì mục đích nào đó.
Trường hợp sử dụng con dấu doanh nghiệp mà không thông báo với cơ quan chức năng để đăng tải thông tin lên Cổng thông tin quốc gia sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật.
Cụ thể tại Nghị định 50/2016/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư thì quy định trường hợp doanh nghiệp sử dụng, hủy, thay đổi số lượng con dấu mà không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh thì sẽ bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng – 3.000.000 đồng.
Trường hợp các doanh nghiệp sử dụng con dấu của mình xác nhận trong bất kỳ văn bản nào mà chưa làm thủ tục thông báo mẫu dấu doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng tới tính hiệu lực pháp lí của văn bản đó, đồng thời sẽ bị xử phạt hành chính theo đúng quy định của pháp luật.
Hồ sơ thông báo mẫu dấu
Hồ sơ thông báo mẫu dấu bao gồm các giấy tờ, tài liệu mà doanh nghiệp cần chuẩn bị để gửi tới cơ quan chức năng, cụ thể gồm:
– Văn bản thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu doanh nghiệp theo mẫu quy định.
– Mẫu giấy ủy quyền hoặc hợp đồng dịch vụ nếu người thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu doanh nghiệp là cá nhân hoặc tổ chức được ủy quyền.
– Chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân của người nộp hồ sơ.
– Mục lục hồ sơ;
– Bìa hồ sơ.
Các thông tin lưu ý về con dấu khi tiến hành làm thủ tục thông báo mẫu dấu doanh nghiệp như sau:
– Con dấu không được chứa Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
– Con dấu không chứa các hình ảnh, biểu tượng, tên của các cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, đơn vị tổ chức chính trị – xã hội,…
– Các từ ngữ trong con dấu không được đi ngược lại lịch sử, văn hóa dân tộc, thuần phong mỹ tục của dân tộc.
Xem thêm: Dịch Vụ Thành Lập Chi Nhánh Công Ty
Các bước thông báo mẫu dấu
Theo như quy định của pháp luật hiện hành, có hai hình thức thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu doanh nghiệp, đó là: thông báo mẫu dấu trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh; thông báo mẫu dấu doanh nghiệp thông qua mạng internet.
Hình thức nộp hồ sơ thông báo tại Phòng đăng ký kinh doanh gồm các bước cơ bản sau:
– Đánh giá, kiểm tra mẫu con dấu sử dụng doanh nghiệp;
– Chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu bản cứng để nộp tới cơ quan tiếp nhận.
– Tiếp nhận giấy biên nhận của cơ quan nhà nước tiếp nhận hồ sơ.
Hình thức thông báo mẫu dấu doanh nghiệp thông qua mạng gồm các bước cơ bản sau:
– Đánh giá mẫu dấu doanh nghiệp trước khi tiến hành thực hiện thông báo.
– Đăng nhập hệ thống đăng ký qua mạng thông qua website của Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia;
– Lựa chọn hình thức nộp hồ sơ thông báo;
– Đính kèm các mẫu giấy tờ, tài liệu của hồ sơ;
– Thực hiện ký điện tử xác nhận và nộp hồ sơ;
– Tiếp nhận thông báo đăng tải thông tin và nộp hồ sơ thành công.
Quá trình đánh giá con dấu cần có kinh nghiệm và chuyên môn cao. Việc đánh giá càng chính xác thì trong các hoạt động quản lí và sử dụng con dấu của mình doanh nghiệp càng tránh được nhiều rủi ro bất cập.
Việc ủy quyền cho các công ty hỗ trợ dịch vụ thông báo mẫu dấu là hoàn toàn cần thiết. Thông thường những công ty luật uy tín như Luật Dân Việt thường thực hiện trọn gói cho khách hàng ngay từ những bước đăng ký thành lập doanh nghiệp đến thủ tục thông báo mẫu dấu doanh nghiệp cho khách hàng.
Ngoài những ưu đãi khi sử dụng dịch vụ trọn gói Công ty Luật Dân Việt có hỗ trợ riêng các dịch vụ về con dấu như: thay đổi hình thức, nội dung, số lượng con dấu mà doanh nghiệp đang sử dụng.
