Kỳ quyết toán phí, lệ phí cuối năm đang đến gần, mang theo nhiều băn khoăn cho các cơ quan, tổ chức. Việc khai quyết toán phí, lệ phí khác thuộc ngân sách nhà nước đúng quy trình, chuẩn bị đủ hồ sơ và nộp đúng hạn theo quy định mới nhất là yêu cầu bắt buộc. Bài viết này của Luật Dân Việt sẽ là cẩm nang toàn diện, hướng dẫn chi tiết từ A-Z, giúp bạn tự tin hoàn thành nghĩa vụ và tránh mọi rủi ro pháp lý không đáng có.
Tổng quan những điều bắt buộc phải biết về quyết toán phí, lệ phí
Quyết toán phí, lệ phí là việc các tổ chức được giao nhiệm vụ thu phí, lệ phí tổng hợp, đối chiếu và giải trình toàn bộ số liệu về phí, lệ phí đã thu, đã nộp và còn phải nộp trong một năm dương lịch hoặc năm tài chính với cơ quan thuế. Đây là một nghiệp vụ quan trọng trong công tác quyết toán tài chính, đảm bảo dòng tiền thu từ các khoản phí hành chính được quản lý minh bạch và nộp vào ngân sách nhà nước đầy đủ.
Đối tượng nào phải thực hiện khai quyết toán phí, lệ phí?
Đối tượng phải thực hiện khai quyết toán phí, lệ phí là các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và các tổ chức được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao nhiệm vụ thu các khoản phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước. Các tổ chức này, gọi chung là “tổ chức thu phí”, có trách nhiệm đăng ký, kê khai và quyết toán với cơ quan Thuế trực tiếp quản lý.
Thời hạn nộp tờ khai quyết toán phí, lệ phí năm 2025 là khi nào?
Theo quy định hiện hành, thời hạn nộp hồ sơ khai quyết toán phí, lệ phí năm chậm nhất là ngày thứ 90, kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính.
Như vậy, đối với kỳ quyết toán của năm 2025 (kết thúc vào ngày 31/12/2025), thời hạn cuối cùng để các tổ chức nộp hồ sơ quyết toán phí, lệ phí là ngày 31/03/2026. Các đơn vị cần lưu ý mốc thời gian quan trọng này để tránh bị xử phạt chậm nộp.
Căn cứ pháp lý quan trọng cần nắm vững
Để thực hiện đúng quy trình quyết toán, các tổ chức cần nắm vững các văn bản pháp lý sau:
- Luật Phí và lệ phí số 97/2015/QH13: Là văn bản pháp lý cao nhất, quy định về danh mục phí, lệ phí, người nộp, tổ chức thu, miễn giảm và quản lý phí, lệ phí.
- Nghị định 126/2020/NĐ-CP: Quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế, trong đó có các quy định về hồ sơ, thời hạn và địa điểm nộp hồ sơ khai thuế, phí, lệ phí.
- Thông tư 80/2021/TT-BTC: Hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định 126/2020/NĐ-CP, trong đó ban hành các biểu mẫu tờ khai, bao gồm Mẫu 02/PHLP dùng cho quyết toán phí, lệ phí.
Hướng dẫn quy trình 4 bước khai quyết toán phí, lệ phí chi tiết
Với kinh nghiệm hỗ trợ nhiều đơn vị hành chính sự nghiệp, Luật Dân Việt khuyến nghị các tổ chức thực hiện quy trình quyết toán theo 4 bước chặt chẽ sau đây để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ.
Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ khai quyết toán phí, lệ phí đầy đủ
Hồ sơ khai quyết toán phí, lệ phí chỉ yêu cầu một loại giấy tờ duy nhất là Tờ khai quyết toán phí, lệ phí năm theo Mẫu số 02/PHLP ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Tuy nhiên, để lập được tờ khai này, bộ phận kế toán cần tập hợp đầy đủ các chứng từ liên quan như:
- Các tờ khai phí, lệ phí theo tháng hoặc quý đã nộp trong năm.
- Chứng từ thu phí, lệ phí.
- Chứng từ nộp tiền vào Kho bạc Nhà nước.
- Sổ sách kế toán, báo cáo quyết toán thu ngân sách liên quan.
Bước 2: Lập Tờ khai quyết toán phí, lệ phí theo Mẫu 02/PHLP
Đây là bước quan trọng nhất, đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối. Tổ chức thu phí phải điền đầy đủ và đúng các thông tin trên mẫu tờ khai quyết toán phí. Phần tiếp theo của bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết cách điền từng chỉ tiêu trên Mẫu 02/PHLP.
Bước 3: Nộp hồ sơ quyết toán đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp
Sau khi hoàn tất tờ khai, tổ chức phải nộp bộ hồ sơ đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Có ba hình thức nộp chính:
- Nộp trực tiếp: Tại trụ sở cơ quan thuế.
- Gửi qua đường bưu chính: Gửi bảo đảm đến địa chỉ cơ quan thuế.
- Nộp trực tuyến: Thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Đây là hình thức được khuyến khích vì sự tiện lợi và nhanh chóng.
Bước 4: Nộp số tiền phí, lệ phí còn phải nộp (nếu có)
Sau khi quyết toán, nếu số tiền phí, lệ phí phải nộp lớn hơn số đã tạm nộp trong năm, tổ chức phải nộp phần chênh lệch còn thiếu vào ngân sách nhà nước. Thời hạn nộp tiền chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai quyết toán, tức là ngày 31/03/2026 cho kỳ quyết toán năm 2025.
Giải mã chi tiết cách điền Tờ khai quyết toán phí, lệ phí Mẫu 02/PHLP
Mẫu tờ khai quyết toán phí, lệ phí 02/PHLP được thiết kế để tổng hợp toàn bộ nghĩa vụ phí, lệ phí của một năm. Dưới đây là hướng dẫn cách điền các chỉ tiêu quan trọng.
Hướng dẫn điền thông tin chung của tổ chức thu phí, lệ phí
Phần này bao gồm các thông tin định danh của tổ chức:
- ** Kỳ tính thuế:** Ghi “Năm 2025”.
- ** Lần đầu:** Tích vào ô này nếu đây là lần đầu nộp tờ khai quyết toán cho năm 2025.
- ** Bổ sung lần thứ:** Chỉ điền nếu nộp lại tờ khai sửa đổi, bổ sung.
- ** đến:** Ghi đầy đủ Tên, Mã số thuế, Địa chỉ, Quận/Huyện, Tỉnh/Thành phố của tổ chức thu phí.
- ** đến:** Thông tin về đại lý thuế (nếu có).
Cách xác định và điền các chỉ tiêu về số phí, lệ phí phát sinh
Đây là phần cốt lõi, phản ánh tổng số phí, lệ phí thu được trong năm:
- Cột (3) “Số thứ tự”, Cột (4) “Tên loại phí, lệ phí”, Cột (5) “Đơn vị tính”, Cột (6) “Mã tiểu mục”: Kê khai chi tiết từng loại phí, lệ phí mà tổ chức được giao nhiệm vụ thu.
- Chỉ tiêu – Tổng số tiền phí, lệ phí thu được trong kỳ: Là tổng số tiền đã thu từ người nộp phí, lệ phí trong năm quyết toán, bao gồm cả số tiền được miễn, giảm.
- Chỉ tiêu – Số phí, lệ phí được miễn, giảm theo quy định: Ghi tổng số tiền phí, lệ phí đã được miễn hoặc giảm cho các đối tượng theo quy định của pháp luật.
Hướng dẫn kê khai các chỉ tiêu về số tiền đã tạm nộp, được miễn giảm
- Chỉ tiêu – Tỷ lệ (%) số tiền phí, lệ phí phải nộp NSNN: Ghi tỷ lệ trích nộp ngân sách theo quy định cho từng loại phí.
- Chỉ tiêu – Số tiền phí, lệ phí phải nộp NSNN (=(-)x): Hệ thống tự tính hoặc người nộp tự xác định số tiền phải nộp vào ngân sách sau khi trừ miễn giảm và nhân với tỷ lệ quy định.
- Chỉ tiêu – Tổng số tiền phí, lệ phí đã tạm nộp trong kỳ: Là tổng số tiền đã kê khai và nộp theo các tờ khai tháng/quý trong năm.
Cách xác định số tiền phí, lệ phí còn phải nộp hoặc nộp thừa
- Chỉ tiêu – Số tiền phí, lệ phí còn phải nộp (=-): Nếu kết quả dương, đây là số tiền tổ chức phải nộp thêm vào ngân sách nhà nước.
- Chỉ tiêu – Số tiền phí, lệ phí nộp thừa (=-): Nếu kết quả dương, đây là số tiền tổ chức đã nộp thừa, có thể được bù trừ vào kỳ sau hoặc hoàn lại.
Phân biệt giữa khai phí, lệ phí theo tháng/quý và quyết toán năm
Nhiều đơn vị còn nhầm lẫn giữa hai loại hình kê khai này. Việc phân biệt rõ ràng sẽ giúp công tác hạch toán phí lệ phí và kê khai thuế được chính xác.
Về bản chất và mục đích của từng loại tờ khai
- Khai tháng/quý (Mẫu 01/PHLP): Là việc kê khai số phí, lệ phí phát sinh và tạm nộp theo từng tháng hoặc quý. Mục đích là để nộp dần nghĩa vụ vào ngân sách, tránh dồn gánh nặng tài chính vào cuối năm.
- Quyết toán năm (Mẫu 02/PHLP): Là việc tổng hợp, đối chiếu số liệu của cả năm, xác định nghĩa vụ cuối cùng sau khi đã tính toán đầy đủ các khoản miễn giảm và điều chỉnh (nếu có).
Về kỳ kê khai và thời hạn nộp
- Khai tháng: Chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo.
- Khai quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo.
- Quyết toán năm: Chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
Mối quan hệ số liệu giữa tờ khai tháng/quý và tờ khai quyết toán năm
Số liệu trên tờ khai quyết toán năm là sự tổng hợp của các tờ khai tháng/quý. Cụ thể, chỉ tiêu “Tổng số tiền phí, lệ phí đã tạm nộp trong kỳ” trên Mẫu 02/PHLP chính là tổng số tiền đã kê khai phải nộp trên tất cả các tờ khai Mẫu 01/PHLP trong năm đó.
Khai quyết toán phí, lệ phí online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Chuyển đổi số là xu thế tất yếu, việc khai quyết toán phí, lệ phí online mang lại nhiều lợi ích và đang được nhà nước khuyến khích.
Lợi ích của việc nộp hồ sơ quyết toán trực tuyến
- Tiết kiệm thời gian, chi phí: Không cần di chuyển, không cần in ấn hồ sơ giấy.
- Thực hiện 24/7: Nộp hồ sơ mọi lúc, mọi nơi, kể cả ngoài giờ hành chính.
- Minh bạch, dễ theo dõi: Dễ dàng tra cứu tình trạng xử lý hồ sơ, nhận thông báo từ cơ quan thuế qua giao dịch điện tử.
- Giảm thiểu sai sót: Hệ thống thường có các chức năng kiểm tra, đối chiếu logic, giúp hạn chế lỗi khi nhập liệu.
Hướng dẫn các bước thực hiện khai và nộp tờ khai online
Quy trình khai quyết toán phí, lệ phí online trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng thông tin của Tổng cục Thuế thường bao gồm các bước sau:
- Đăng nhập: Sử dụng tài khoản đã đăng ký (chữ ký số của tổ chức).
- Chọn dịch vụ: Tìm đến mục “Kê khai thuế” hoặc “Nộp tờ khai”, chọn “Tờ khai quyết toán phí, lệ phí Mẫu 02/PHLP”.
- Kê khai trực tuyến: Điền thông tin trực tiếp trên giao diện web hoặc tải lên tệp tờ khai đã chuẩn bị sẵn ở định dạng XML.
- Ký điện tử và Nộp: Sử dụng chữ ký số của tổ chức để ký vào tờ khai và bấm nút “Nộp tờ khai”.
- Nhận thông báo: Hệ thống sẽ gửi thông báo xác nhận đã tiếp nhận hồ sơ.
Rủi ro và mức xử phạt khi chậm nộp quyết toán phí, lệ phí
Việc không tuân thủ thời hạn nộp hồ sơ quyết toán có thể dẫn đến các chế tài xử phạt vi phạm hành chính nghiêm khắc.
Các mức xử phạt vi phạm hành chính về thời hạn nộp hồ sơ
Theo quy định tại Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt đối với hành vi chậm nộp hồ sơ khai thuế (bao gồm cả tờ khai quyết toán phí, lệ phí) áp dụng cho tổ chức như sau:
- Phạt cảnh cáo: Chậm từ 01 đến 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền từ 2.000.000 đến 5.000.000 đồng: Chậm từ 01 đến 30 ngày.
- Phạt tiền từ 5.000.000 đến 8.000.000 đồng: Chậm từ 31 đến 60 ngày.
- Phạt tiền từ 8.000.000 đến 15.000.000 đồng: Chậm từ 61 đến 90 ngày.
- Phạt tiền từ 15.000.000 đến 25.000.000 đồng: Chậm nộp trên 90 ngày, có phát sinh số phải nộp và đã nộp đủ tiền vào ngân sách trước khi có quyết định thanh tra, kiểm tra.
Hậu quả pháp lý khác khi không tuân thủ quy định
Ngoài việc bị phạt tiền, tổ chức vi phạm còn có thể bị áp dụng các biện pháp khắc phục hậu quả như buộc nộp đủ số tiền chậm nộp. Đồng thời, lịch sử tuân thủ pháp luật thuế không tốt có thể ảnh hưởng đến uy tín và gây khó khăn cho các thủ tục hành chính khác sau này.
Việc khai quyết toán phí, lệ phí đúng hạn và chính xác không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của tổ chức. Bằng cách nắm vững quy trình, chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ theo Mẫu 02/PHLP và tuân thủ các quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC, bạn có thể hoàn toàn chủ động trong công tác quyết toán tài chính, đảm bảo hoạt động tuân thủ và hiệu quả.
Nếu bạn cần hỗ trợ chuyên sâu hoặc dịch vụ tư vấn thực hiện quyết toán phí, lệ phí, hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của Luật Dân Việt. Với kinh nghiệm tư vấn kế toán thuế và pháp lý hàng đầu, chúng tôi cam kết mang đến giải pháp nhanh chóng và chính xác nhất.
Thông tin liên hệ Luật Dân Việt:
- Hà Nội:
- 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội
- Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Hotline: 0858.111.929
Luật Dân Việt – Hỗ trợ lập hồ sơ và báo cáo quyết toán phí, lệ phí cho đơn vị hành chính.
