Việc tiêu hủy biên lai không đúng quy định có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý và xử phạt hành chính không đáng có cho các cơ quan, tổ chức. Hiểu rõ tầm quan trọng của việc tuân thủ pháp luật về hóa đơn, chứng từ, bài viết này sẽ là kim chỉ nam, hướng dẫn chi tiết toàn bộ quy trình, hồ sơ và thủ tục tiêu hủy biên lai giấy, biên lai điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nắm vững các bước thực hiện sẽ giúp đơn vị của bạn an tâm trong công tác kế toán và tài chính, đảm bảo sự minh bạch và đúng luật.
Khi nào cần tiêu hủy biên lai? 3 trường hợp bắt buộc theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 39, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, có 3 trường hợp các tổ chức, đơn vị bắt buộc phải thực hiện tiêu hủy biên lai. Việc xác định đúng trường hợp là bước đầu tiên và quan trọng nhất để tiến hành thủ tục một cách hợp pháp.
Biên lai đặt in bị in sai, in trùng, in thừa
Đây là trường hợp phổ biến nhất. Khi hợp đồng đặt in biên lai với nhà in hoàn tất, nếu phát hiện có các quyển biên lai bị in sai thông tin, in lặp lại số thứ tự hoặc in thừa số lượng so với hợp đồng, toàn bộ số biên lai này phải được tiêu hủy. Quá trình tiêu hủy phải được thực hiện trước khi hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng đặt in.
Biên lai đã lập của đơn vị kế toán cần tiêu hủy theo quy định pháp luật kế toán
Các biên lai đã được lập trong quá trình hoạt động của đơn vị kế toán, sau khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn liên quan, sẽ được tiến hành tiêu hủy. Điều này giúp giải phóng không gian lưu trữ và đảm bảo thông tin không bị lạm dụng, đồng thời tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về hóa đơn chứng từ.
Tổ chức thu phí, lệ phí có biên lai không tiếp tục sử dụng
Khi một tổ chức thu phí, lệ phí thay đổi hình thức hoạt động, giải thể, sáp nhập, chia tách hoặc đơn giản là không còn nhu cầu sử dụng một loại biên lai cụ thể (ví dụ: chuyển đổi sang biên lai điện tử), toàn bộ số biên lai còn tồn chưa sử dụng phải được tiêu hủy. Điều này nhằm đảm bảo các biên lai cũ không bị tuồn ra ngoài và sử dụng sai mục đích.
Hướng dẫn chi tiết thủ tục tiêu hủy biên lai giấy và điện tử
Quy trình tiêu hủy biên lai, dù là biên lai giấy hay biên lai điện tử, đều phải tuân thủ nghiêm ngặt 5 bước theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Chúng tôi tại Luật Dân Việt đã tổng hợp và chi tiết hóa các bước này để quý đơn vị dễ dàng thực hiện.
Bước 1: Thành lập Hội đồng tiêu hủy biên lai
Trước khi tiến hành tiêu hủy, tổ chức thu phí, lệ phí phải ra quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy. Thành phần của hội đồng này bắt buộc phải có đại diện lãnh đạo và đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Các thành viên hội đồng sẽ giám sát toàn bộ quá trình và chịu trách nhiệm pháp lý về việc tiêu hủy.
Bước 2: Lập Bảng kiểm kê các biên lai cần tiêu hủy
Hội đồng tiêu hủy có trách nhiệm lập Bảng kiểm kê chi tiết các loại biên lai cần tiêu hủy. Bảng kiểm kê cần ghi rõ: tên loại biên lai, ký hiệu mẫu, ký hiệu biên lai, số lượng cần tiêu hủy (ghi rõ từ số… đến số…), và lý do tiêu hủy. Đây là tài liệu quan trọng trong bộ hồ sơ báo cáo tiêu hủy.
Bước 3: Tiến hành tiêu hủy biên lai đúng phương pháp
Phương pháp tiêu hủy phải đảm bảo biên lai đã hủy không thể sử dụng lại được thông tin và số liệu trên đó.
- Đối với biên lai giấy (biên lai đặt in, tự in): Có thể sử dụng các biện pháp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc dùng máy hủy tài liệu chuyên dụng.
- Đối với biên lai điện tử: Phải thực hiện các biện pháp kỹ thuật để làm cho biên lai không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập hay tham chiếu được nữa. Việc tiêu hủy này không được ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các biên lai điện tử khác còn giá trị.
Bước 4: Lập Biên bản tiêu hủy biên lai ngay sau khi hoàn thành
Ngay sau khi quá trình tiêu hủy kết thúc, Hội đồng phải lập Biên bản tiêu hủy biên lai. Biên bản này ghi nhận lại toàn bộ quá trình, từ thời gian, địa điểm, phương pháp tiêu hủy, đến danh sách các biên lai đã tiêu hủy (dựa trên Bảng kiểm kê). Tất cả các thành viên trong Hội đồng tiêu hủy phải ký tên vào biên bản và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của biên bản.
Bước 5: Gửi Thông báo kết quả tiêu hủy đến cơ quan thuế (Mẫu 02/HUY-BLG)
Bước cuối cùng và mang tính pháp lý cao là gửi thông báo kết quả cho cơ quan thuế. Tổ chức phải lập Thông báo kết quả tiêu hủy biên lai theo Mẫu số 02/HUY-BLG ban hành kèm theo Phụ lục IA của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thông báo này phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Hồ sơ tiêu hủy biên lai đầy đủ cần chuẩn bị những gì?
Để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ và đúng luật, việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ là vô cùng cần thiết. Một bộ hồ sơ tiêu hủy biên lai hợp lệ sẽ được lưu tại tổ chức và bao gồm các giấy tờ sau:
Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy
Đây là văn bản pháp lý đầu tiên, khởi đầu cho quy trình tiêu hủy. Quyết định cần ghi rõ danh sách thành viên hội đồng, chức vụ và nhiệm vụ của từng người.
Bảng kiểm kê biên lai cần tiêu hủy
Tài liệu này liệt kê chi tiết từng loại biên lai, số lượng, ký hiệu… sẽ được tiêu hủy. Bảng kiểm kê là cơ sở để lập biên bản và thông báo kết quả sau này.
Biên bản tiêu hủy biên lai (có chữ ký của các thành viên Hội đồng)
Biên bản xác nhận việc tiêu hủy đã được hoàn thành trên thực tế, có đầy đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng để chứng thực và chịu trách nhiệm.
Thông báo kết quả tiêu hủy biên lai (Mẫu số 02/HUY-BLG)
Là chứng từ quan trọng nhất để nộp cho cơ quan thuế, hoàn tất nghĩa vụ báo cáo của tổ chức. Mẫu này cần được điền đầy đủ và chính xác các thông tin theo hướng dẫn.
Những điểm quan trọng cần lưu ý về thời hạn và quy trình
Việc tuân thủ thời hạn là yếu tố then chốt để tránh các vi phạm hành chính. Dưới đây là những mốc thời gian quan trọng mà các đơn vị cần đặc biệt lưu ý.
Thời hạn tiêu hủy: Chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế
Đối với trường hợp biên lai không tiếp tục sử dụng, tổ chức phải thực hiện tiêu hủy trong thời hạn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Thời hạn nộp thông báo kết quả: Trong vòng 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy
Sau khi hoàn tất việc tiêu hủy, tổ chức phải gửi Thông báo kết quả tiêu hủy biên lai (Mẫu 02/HUY-BLG) đến cơ quan thuế trong vòng 05 ngày làm việc. Nộp muộn có thể bị xem là vi phạm thủ tục hành chính về thuế và hóa đơn.
Phân biệt rõ “Hủy hóa đơn” và “Tiêu hủy biên lai” để tránh nhầm lẫn
Nhiều người thường nhầm lẫn giữa hai khái niệm này. “Hủy hóa đơn” thường áp dụng cho hóa đơn điện tử đã lập bị sai sót và cần được thay thế bằng một hóa đơn mới, hóa đơn bị hủy vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu. Trong khi đó, “tiêu hủy biên lai” là làm cho biên lai đó biến mất hoàn toàn, không thể phục hồi, áp dụng cho các biên lai chưa sử dụng nhưng bị hỏng, in sai, hoặc không còn nhu cầu sử dụng.
Giải đáp các câu hỏi thường gặp về tiêu hủy biên lai
Với kinh nghiệm tư vấn cho nhiều đơn vị, Luật Dân Việt đã tổng hợp một số câu hỏi thường gặp nhất liên quan đến quy trình này.
Tiêu hủy biên lai điện tử thực hiện như thế nào?
Tiêu hủy biên lai điện tử là một biện pháp kỹ thuật làm cho biên lai đó không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong đó. Quy trình này phải đảm bảo không ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các biên lai điện tử hợp lệ khác và hệ thống vẫn hoạt động bình thường.
Có cần thông báo cho cơ quan thuế trước khi tiêu hủy không?
Pháp luật hiện hành không yêu cầu phải thông báo trước khi tiêu hủy. Tổ chức chỉ cần lập và gửi Thông báo kết quả tiêu hủy biên lai (Mẫu 02/HUY-BLG) cho cơ quan thuế sau khi đã hoàn thành việc tiêu hủy, với thời hạn là 05 ngày kể từ ngày thực hiện.
Biên lai là vật chứng vụ án có được tiêu hủy không?
Tuyệt đối không. Các loại biên lai chưa lập nhưng đang là vật chứng của các vụ án thì không được tiêu hủy. Việc xử lý các biên lai này sẽ được thực hiện theo quy định của pháp luật tố tụng sau khi vụ án kết thúc.
Việc tuân thủ đúng quy trình tiêu hủy biên lai theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản trị của doanh nghiệp. Nắm rõ các trường hợp, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng các bước sẽ giúp tổ chức tránh được các rủi ro không cần thiết, đảm bảo hệ thống chứng từ, kế toán luôn minh bạch và đúng luật.
Tại Luật Dân Việt, chúng tôi chuyên tư vấn các vấn đề liên quan đến kế toán thuế, hóa đơn chứng từ, giúp doanh nghiệp an tâm hoạt động.
Thông tin liên hệ Luật Dân Việt:
- Hà Nội:
- 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội
- Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Hotline: 0858.111.929
Tải ngay bộ hồ sơ tiêu hủy biên lai đầy đủ (Mẫu Quyết định, Bảng kiểm kê, Biên bản, Thông báo 02/HUY-BLG) được soạn sẵn tại đây để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác!
Luật Dân Việt – Tư vấn hồ sơ tiêu hủy biên lai nhanh, nộp thông báo tiêu hủy đúng quy định.
