Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thất lạc khi chuyển văn phòng, bị ướt hỏng sau một trận ngập hay cháy kho lưu trữ là những tình huống doanh nghiệp không mong muốn nhưng vẫn xảy ra. Tin tốt là thủ tục cấp lại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bị mất theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP rất gọn: một văn bản đề nghị và 01 ngày làm việc. Bài viết hướng dẫn hồ sơ, nơi nộp, lệ phí và những việc nên làm song song để hạn chế rủi ro.
Trả lời nhanh: Khi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bị mất, cháy, rách hoặc tiêu hủy, doanh nghiệp gửi văn bản đề nghị cấp lại (Mẫu số 26) tới Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở và được giải quyết trong 01 ngày làm việc. Nộp trực tuyến miễn lệ phí; nộp giấy 25.000 đồng đến hết 31/12/2026.
Những giấy tờ nào được cấp lại khi bị mất?
Cấp lại giấy chứng nhận là việc Phòng Đăng ký kinh doanh cấp bản giấy mới thay cho bản đã cấp nhưng không còn sử dụng được. Theo Điều 62 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thủ tục áp dụng cho các loại giấy đã cấp bản giấy:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
- Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện.
- Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh.
- Giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
Lý do được cấp lại gồm: bị mất, cháy, rách, nát hoặc bị tiêu hủy dưới hình thức khác. Lưu ý Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký thuế, nên không phải làm thêm thủ tục với cơ quan thuế.
Hồ sơ cấp lại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bị mất
Hồ sơ cấp lại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bị mất chỉ gồm văn bản đề nghị cấp lại theo Mẫu số 26 Thông tư 68/2025/TT-BTC. Nếu người nộp không phải người đại diện theo pháp luật, kèm văn bản ủy quyền.
| Nội dung | Quy định |
|---|---|
| Biểu mẫu | Mẫu số 26 – Giấy đề nghị cấp lại |
| Người ký | Người đại diện theo pháp luật |
| Nơi nộp | Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi đặt trụ sở (hoặc nơi đặt chi nhánh, VPĐD, địa điểm) |
| Thời hạn giải quyết | 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận văn bản đề nghị |
| Lệ phí | Miễn khi nộp trực tuyến; nộp giấy 50.000 đồng/lần, giảm còn 25.000 đồng đến 31/12/2026 |
Mức lệ phí các thủ tục đăng ký khác được tổng hợp tại bài lệ phí thay đổi đăng ký kinh doanh 2026.
Các bước cấp lại giấy chứng nhận
Quy trình cấp lại gồm 4 bước:
- Tra cứu thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để xác nhận nội dung đang lưu là chính xác.
- Lập Mẫu số 26, ghi rõ loại giấy, lý do đề nghị cấp lại.
- Nộp hồ sơ trực tuyến bằng tài khoản VNeID hoặc nộp trực tiếp, qua bưu chính. Hướng dẫn nộp online xem tại thay đổi đăng ký kinh doanh qua mạng.
- Nhận giấy chứng nhận cấp lại sau 01 ngày làm việc.
Giấy cấp lại thể hiện thông tin đang lưu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nếu phát hiện thông tin sai, bạn cần làm thủ tục hiệu đính hoặc đăng ký thay đổi riêng.
Ví dụ: công ty TNHH ở Cần Thơ bị ngập văn phòng, giấy chứng nhận và giấy xác nhận thay đổi lần 3 đều nhòe chữ. Công ty có thể đề nghị cấp lại cả hai loại giấy và nhận kết quả trong 01 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.
Việc nên làm khi giấy chứng nhận bị mất
Pháp luật về đăng ký doanh nghiệp không yêu cầu trình báo cơ quan công an trước khi đề nghị cấp lại. Tuy vậy, để phòng ngừa giấy bị lợi dụng (ký hợp đồng, vay vốn), bạn nên:
- Thông báo cho ngân hàng, đối tác lớn về việc mất giấy.
- Trình báo cơ quan công an nơi mất nếu nghi bị đánh cắp.
- Lưu bản scan giấy chứng nhận mới tại nhiều nơi.
Câu hỏi thường gặp về cấp lại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bị mất
Trong thời gian chờ cấp lại, công ty có được hoạt động không?
Có. Tình trạng pháp lý của doanh nghiệp không thay đổi; đối tác có thể tra cứu thông tin công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bản sao chứng thực giấy cũ còn dùng được không?
Bản sao chứng thực vẫn phản ánh nội dung tại thời điểm cấp. Nhiều cơ quan, ngân hàng chấp nhận nếu thông tin chưa thay đổi, nhưng bạn nên dùng bản cấp lại cho các giao dịch mới.
Cấp lại có làm thay đổi mã số doanh nghiệp không?
Không. Mã số doanh nghiệp và các nội dung đăng ký được giữ nguyên.
Cấp lại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bị mất nhanh, đúng quy định
Cấp lại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bị mất là thủ tục ngắn nhất trong các thủ tục đăng ký: một Mẫu số 26 và 01 ngày làm việc. Hãy nộp trực tuyến để được miễn lệ phí và kết hợp kiểm tra lại thông tin doanh nghiệp đang lưu trên hệ thống.
Liên hệ Luật Dân Việt để được tư vấn
Nếu bạn cần rà soát hồ sơ hoặc muốn Luật Dân Việt thực hiện thủ tục thay, hãy liên hệ để được tư vấn cụ thể theo tình huống của doanh nghiệp:
- Hotline: 0858.111.929
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Văn phòng Hà Nội: 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội; Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15.
- Nghị định số 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (Điều 6, Điều 62), được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 296/2026/NĐ-CP.
- Thông tư số 68/2025/TT-BTC, được sửa đổi bởi Thông tư số 121/2026/TT-BTC (Mẫu số 26).
- Thông tư số 47/2019/TT-BTC; Thông tư số 64/2025/TT-BTC.
Thông tin trong bài mang tính tham khảo, được cập nhật theo văn bản pháp luật có hiệu lực tại thời điểm đăng. Quy định có thể thay đổi; vui lòng đối chiếu văn bản gốc hoặc liên hệ luật sư trước khi thực hiện.
