Nhiều công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện tại Việt Nam trước khi quyết định đầu tư vì thủ tục nhanh, chi phí thấp. Tuy nhiên, văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được cấp phép theo hệ thống riêng của ngành Công Thương, không đăng ký tại Phòng Đăng ký kinh doanh như văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam. Bài viết tóm tắt điều kiện, hồ sơ, thời hạn giấy phép và nghĩa vụ sau cấp phép.
Trả lời nhanh: Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài do Sở Công Thương nơi đặt văn phòng cấp phép trong 07 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ. Thương nhân phải hoạt động ít nhất 01 năm. Giấy phép có thời hạn 05 năm, có thể gia hạn và không được kinh doanh sinh lời trực tiếp.
Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là gì?
Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, thành lập theo Luật Thương mại 2005 để tìm hiểu thị trường và xúc tiến cơ hội đầu tư, kinh doanh. Văn phòng không có tư cách pháp nhân và không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.
Nếu muốn bán hàng, cung cấp dịch vụ, nhà đầu tư nước ngoài cần thành lập tổ chức kinh tế; xem người nước ngoài thành lập công ty tại Việt Nam. Phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện nói chung được phân tích tại văn phòng đại diện có được kinh doanh.
Điều kiện cấp giấy phép văn phòng đại diện
Thương nhân nước ngoài được cấp giấy phép khi đáp ứng các điều kiện tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP:
- Được thành lập, đăng ký kinh doanh theo pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được Việt Nam công nhận.
- Đã hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày thành lập hoặc đăng ký.
- Nếu giấy đăng ký kinh doanh có thời hạn, thời hạn còn lại phải ít nhất 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ.
- Nội dung hoạt động phù hợp với cam kết của Việt Nam; trường hợp không phù hợp cần được Bộ quản lý chuyên ngành chấp thuận.
Hồ sơ và thủ tục xin giấy phép văn phòng đại diện
Hồ sơ xin giấy phép văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam nộp tại Sở Công Thương nơi dự kiến đặt văn phòng (hoặc Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế nếu đặt trong khu), gồm:
| Giấy tờ | Yêu cầu |
|---|---|
| Đơn đề nghị cấp giấy phép | Theo mẫu của Bộ Công Thương, đại diện có thẩm quyền ký |
| Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân | Bản sao, hợp pháp hóa lãnh sự, dịch tiếng Việt |
| Văn bản cử, bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng | Hợp pháp hóa lãnh sự, dịch tiếng Việt |
| Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận nghĩa vụ thuế, tài chính năm gần nhất | Bản sao, hợp pháp hóa lãnh sự, dịch tiếng Việt |
| Hộ chiếu hoặc giấy tờ định danh của người đứng đầu | Bản sao |
| Tài liệu về địa điểm đặt văn phòng | Hợp đồng thuê, giấy tờ quyền sử dụng |
Trình tự thực hiện:
- Chuẩn bị, hợp pháp hóa và dịch thuật hồ sơ.
- Nộp hồ sơ trực tiếp, bưu chính hoặc trực tuyến tại Sở Công Thương.
- Cơ quan cấp phép kiểm tra, yêu cầu bổ sung (nếu có) trong 03 ngày làm việc.
- Cấp giấy phép trong 07 ngày làm việc; nếu phải lấy ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành, thời hạn kéo dài thêm.
- Văn phòng đăng ký thuế, khắc dấu, tuyển dụng nhân sự.
Thời hạn giấy phép và nghĩa vụ sau cấp phép
Giấy phép văn phòng đại diện có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài. Trước khi hết hạn, thương nhân cần làm thủ tục gia hạn để văn phòng tiếp tục hoạt động.
Văn phòng phải gửi báo cáo hoạt động năm trước đến cơ quan cấp phép trước ngày 30/01 hằng năm, đồng thời cung cấp tài liệu khi được yêu cầu. Biểu mẫu thực hiện theo Thông tư 11/2016/TT-BCT và các văn bản sửa đổi; do quy định về văn phòng đại diện có thể tiếp tục được điều chỉnh, bạn nên kiểm tra mẫu và thủ tục hiện hành với cơ quan cấp phép trước khi nộp.
Câu hỏi thường gặp về văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
Văn phòng đại diện có phải nộp thuế không?
Văn phòng không phát sinh doanh thu nên thường không nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, nhưng phải đăng ký thuế để khấu trừ, nộp thuế thu nhập cá nhân cho người lao động.
Có được đổi địa chỉ văn phòng đại diện không?
Được. Thương nhân làm thủ tục điều chỉnh giấy phép tại cơ quan cấp phép khi thay đổi địa chỉ, người đứng đầu hoặc nội dung hoạt động.
Muốn đóng văn phòng đại diện thì làm gì?
Thương nhân làm thủ tục chấm dứt hoạt động và quyết toán thuế; tham khảo giải thể văn phòng đại diện của công ty nước ngoài.
Mở văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam đúng quy định
Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là bước khởi đầu chi phí thấp để tiếp cận thị trường, miễn là hoạt động đúng phạm vi và nộp báo cáo đầy đủ. Hãy chuẩn bị sớm hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự.
Liên hệ Luật Dân Việt để được tư vấn
Nếu bạn cần rà soát hồ sơ hoặc muốn Luật Dân Việt thực hiện thủ tục thay, hãy liên hệ để được tư vấn cụ thể theo tình huống của doanh nghiệp:
- Hotline: 0858.111.929
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Văn phòng Hà Nội: 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội; Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
Căn cứ pháp lý
- Luật Thương mại số 36/2005/QH11.
- Nghị định số 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (Điều 7), được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 08/2018/NĐ-CP và Nghị định số 17/2020/NĐ-CP.
- Thông tư số 11/2016/TT-BCT quy định biểu mẫu thực hiện Nghị định 07/2016/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung.
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.
Thông tin trong bài mang tính tham khảo, được cập nhật theo văn bản pháp luật có hiệu lực tại thời điểm đăng. Quy định có thể thay đổi; vui lòng đối chiếu văn bản gốc hoặc liên hệ luật sư trước khi thực hiện.
