Ủy nhiệm lập hóa đơn cho phép người bán giao cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử thay mình, thường gặp khi bán hàng qua sàn, đại lý hoặc trong tập đoàn. Nghị định 254/2026/NĐ-CP (hiệu lực 01/7/2026) tiếp tục cho phép cơ chế này; Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn điều kiện và thủ tục.
Trả lời nhanh: Người bán được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử khi hai bên không bị ngừng sử dụng hóa đơn, có văn bản ủy nhiệm, thông báo cơ quan thuế và niêm yết công khai. Hóa đơn thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế bên ủy nhiệm; bên ủy nhiệm vẫn kê khai thuế.
Ủy nhiệm lập hóa đơn là gì?
Ủy nhiệm lập hóa đơn là việc người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ giao cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử cho giao dịch của chính người bán. Bên nhận ủy nhiệm chỉ lập hóa đơn thay; doanh thu, nghĩa vụ thuế GTGT, TNDN hoặc TNCN vẫn thuộc bên ủy nhiệm.
Các tình huống thường gặp:
- Hộ kinh doanh ủy nhiệm cho sàn thương mại điện tử hoặc tổ chức kinh tế lập hóa đơn thay.
- Công ty mẹ, công ty dịch vụ trong tập đoàn lập hóa đơn thay cho đơn vị thành viên.
- Đơn vị thu hộ, đại lý lập hóa đơn cho chủ hàng theo thỏa thuận.
Điều kiện ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
Điều kiện ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo Thông tư 91/2026/TT-BTC gồm:
| Điều kiện | Nội dung |
|---|---|
| Tư cách hai bên | Người bán và bên nhận ủy nhiệm không thuộc trường hợp ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử |
| Hình thức | Lập bằng văn bản (hợp đồng hoặc thỏa thuận) |
| Thông báo | Thông báo cơ quan thuế khi đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử |
| Công khai | Hai bên niêm yết trên website, gian hàng, nền tảng hoặc phương tiện thông tin đại chúng |
| Loại hóa đơn | Phù hợp phương pháp tính thuế GTGT của bên ủy nhiệm |
Văn bản ủy nhiệm ghi rõ thông tin hai bên, hóa đơn được ủy nhiệm, mục đích, thời hạn, phương thức và trách nhiệm thanh toán tiền hàng.
Thủ tục ủy nhiệm lập hóa đơn từng bước
Thủ tục ủy nhiệm lập hóa đơn gồm 6 bước:
- Kiểm tra tình trạng sử dụng hóa đơn điện tử của hai bên.
- Ký hợp đồng hoặc thỏa thuận ủy nhiệm, nêu phạm vi, thời hạn, cách đối soát.
- Thông báo việc ủy nhiệm bằng mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hoặc khi thay đổi thông tin, theo hướng dẫn hiện hành.
- Niêm yết việc ủy nhiệm để người mua biết.
- Bên nhận ủy nhiệm lập hóa đơn đúng thực tế phát sinh, gửi dữ liệu cho bên ủy nhiệm để kê khai.
- Khi hết hạn hoặc chấm dứt trước hạn: gỡ thông tin niêm yết và thông báo cơ quan thuế.
Với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế, hai bên phải thỏa thuận cách chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.
Hóa đơn ủy nhiệm phải thể hiện thông tin gì?
Hóa đơn ủy nhiệm thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm (người bán) và thông tin bên nhận ủy nhiệm, cùng các nội dung bắt buộc trên hóa đơn. Hóa đơn có thể là hóa đơn có mã, không có mã hoặc khởi tạo từ máy tính tiền.
Việc ký số trên hóa đơn ủy nhiệm thực hiện theo hướng dẫn hiện hành; hai bên nên ghi rõ trong văn bản ủy nhiệm bên nào ký số.
Ví dụ minh họa: Hộ kinh doanh D (doanh thu trên 1 tỷ đồng, nộp thuế theo phương pháp tỷ lệ) ủy nhiệm cho Công ty E vận hành gian hàng lập hóa đơn bán hàng. Hóa đơn ghi người bán là hộ D, kèm thông tin Công ty E. Doanh thu 500 triệu đồng trên các hóa đơn này vẫn là doanh thu của hộ D khi khai thuế.
Câu hỏi thường gặp về ủy nhiệm lập hóa đơn
Bên nhận ủy nhiệm lập sai hóa đơn thì ai chịu trách nhiệm?
Bên nhận ủy nhiệm xử lý sai sót theo quy định và thỏa thuận. Người bán vẫn là chủ thể có doanh thu nên cần kiểm soát dữ liệu để tránh bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP.
Hộ kinh doanh dưới 1 tỷ đồng có cần ủy nhiệm lập hóa đơn không?
Không bắt buộc. Hộ có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống được tự nguyện dùng hóa đơn điện tử; nếu muốn xuất hóa đơn qua sàn hoặc đơn vị khác thì thực hiện ủy nhiệm như trên.
Có được ủy nhiệm cho nhiều bên cùng lúc không?
Văn bản không cấm, nhưng mỗi văn bản ủy nhiệm phải xác định rõ loại hóa đơn, phạm vi và thời hạn để tránh trùng hóa đơn cho cùng giao dịch.
Kiểm soát rủi ro khi ủy nhiệm lập hóa đơn
Ủy nhiệm lập hóa đơn giúp giảm khối lượng công việc nhưng không chuyển giao nghĩa vụ thuế. Bạn nên đối soát hóa đơn ủy nhiệm hằng tháng với sổ doanh thu và kiểm tra lại cơ chế này theo Nghị định 254/2026 về hóa đơn điện tử.
Liên hệ Luật Dân Việt để được tư vấn
Nếu bạn cần rà soát hồ sơ hoặc muốn Luật Dân Việt thực hiện thủ tục thay, hãy liên hệ để được tư vấn cụ thể theo tình huống của doanh nghiệp:
- Hotline: 0858.111.929
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Văn phòng Hà Nội: 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội; Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
Căn cứ pháp lý
- Nghị định số 254/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử.
- Thông tư số 91/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
- Nghị định số 68/2026/NĐ-CP về chính sách thuế và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 141/2026/NĐ-CP.
- Nghị định số 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 310/2025/NĐ-CP và Nghị định số 291/2026/NĐ-CP.
Thông tin trong bài mang tính tham khảo, được cập nhật theo văn bản pháp luật có hiệu lực tại thời điểm đăng. Quy định có thể thay đổi; vui lòng đối chiếu văn bản gốc hoặc liên hệ luật sư trước khi thực hiện.
