Chi phí mua hàng không có hóa đơn là bài toán quen thuộc của doanh nghiệp thu mua nông sản, phế liệu hay đồ cũ của cá nhân. Người bán thường không có hóa đơn, nhưng doanh nghiệp vẫn cần tính khoản chi này khi xác định thuế TNDN. Pháp luật cho phép thay hóa đơn bằng bảng kê thu mua, nhưng chỉ trong một số trường hợp và kèm điều kiện thanh toán.
Trả lời nhanh: Chi phí mua hàng không có hóa đơn chỉ được trừ khi thuộc 5 trường hợp tại điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, có bảng kê Mẫu 02/TNDN do người đại diện ký và chứng từ thanh toán. Khoản chi từng lần từ 5 triệu đồng phải thanh toán không dùng tiền mặt.
Chi phí mua hàng không có hóa đơn được trừ trong trường hợp nào?
Chi phí mua hàng không có hóa đơn chỉ được trừ khi người bán thuộc các nhóm tại điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP:
- Nông, lâm, thủy sản do người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra.
- Sản phẩm thủ công từ đay, cói, tre, nứa, mây, rơm, vỏ dừa… do người sản xuất thủ công trực tiếp bán.
- Phế liệu của người trực tiếp thu nhặt.
- Đồ dùng, tài sản do hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra (không phải hàng kinh doanh).
- Hàng hóa, dịch vụ của hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu không vượt ngưỡng chịu thuế GTGT, hiện là 1 tỷ đồng/năm theo Nghị định 141/2026/NĐ-CP.
Ngoài 5 nhóm trên, bảng kê không thay được hóa đơn. Mua của doanh nghiệp, hoặc của hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm, bạn phải có hóa đơn.
Với nông sản, cần phân biệt người trực tiếp trồng, nuôi với người buôn bán lại; xem bài bán nông sản tự sản xuất có phải nộp thuế.
Bảng kê Mẫu 02/TNDN thay Mẫu 01/TNDN
Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn hiện dùng Mẫu 02/TNDN ban hành kèm Thông tư 20/2026/TT-BTC (ngày 12/3/2026), thay Mẫu 01/TNDN của Thông tư 78/2014/TT-BTC. Bảng kê có các nhóm thông tin:
| Nhóm thông tin | Nội dung |
|---|---|
| Doanh nghiệp | Tên, mã số thuế, địa chỉ, địa điểm thu mua, ngày lập |
| Người bán | Ngày mua, họ tên, địa chỉ của người bán |
| Hàng hóa, dịch vụ | Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền |
| Tổng hợp | Tổng giá trị mua vào, bằng số và bằng chữ |
Người lập bảng kê ký, ghi rõ họ tên; người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm về tính chính xác.
Điều kiện thanh toán để chi phí mua hàng không có hóa đơn được trừ
Chi phí mua hàng không có hóa đơn được trừ khi có chứng từ chi trả tiền khớp người bán, hàng hóa và số tiền trên bảng kê. Ngoài ra:
- Khoản chi từng lần từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt (điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP).
- Mua nhiều lần của cùng một người bán trong ngày với tổng từ 5 triệu đồng: nên chuyển khoản, vì cố ý chia nhỏ để trả tiền mặt có thể bị cơ quan thuế xác định lại theo bản chất giao dịch.
Quy định chung về ngưỡng 5 triệu đồng xem bài thanh toán không dùng tiền mặt để được trừ chi phí.
Ví dụ minh họa: Công ty D chế biến cà phê, trong ngày 10/11/2026:
- Mua 2.000 kg cà phê nhân của nông dân E, giá 90.000 đồng/kg, tổng 180 triệu đồng, chuyển khoản: được trừ.
- Mua 3 triệu đồng rau, củ của bà F trồng, trả tiền mặt: được trừ vì dưới 5 triệu đồng.
- Mua của ông G hai lần, 3 triệu và 2,5 triệu đồng, đều trả tiền mặt: tổng 5,5 triệu đồng trong ngày, có rủi ro bị loại nếu cơ quan thuế xác định là chia nhỏ khoản chi.
Lỗi thường gặp với chi phí mua hàng không có hóa đơn
Chi phí mua hàng không có hóa đơn hay bị loại khi quyết toán vì:
- Lập bảng kê cho người bán không thuộc 5 nhóm được phép.
- Thiếu chứng từ thanh toán hoặc tên người nhận tiền khác người bán.
- Bảng kê không có chữ ký của người đại diện hoặc người được ủy quyền.
- Chia nhỏ một giao dịch thành nhiều lần dưới 5 triệu đồng để trả tiền mặt.
Điều kiện chung xem bài chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Câu hỏi thường gặp về chi phí mua hàng không có hóa đơn
Mua hàng không có hóa đơn có được khấu trừ thuế GTGT không?
Không. Không có hóa đơn thì không có thuế GTGT đầu vào để khấu trừ; bảng kê chỉ phục vụ việc tính chi phí thuế TNDN.
Hộ kinh doanh dưới 1 tỷ có xuất được hóa đơn không?
Có. Hộ được tự nguyện dùng hóa đơn điện tử hoặc đề nghị cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh; khi đó doanh nghiệp nên lấy hóa đơn.
Có cần chụp căn cước của người bán không?
Không bắt buộc, nhưng bảng kê cần ghi đủ thông tin người bán theo mẫu; lưu thêm hợp đồng, biên bản giao nhận giúp chứng minh giao dịch có thật.
Quản lý chi phí mua hàng không có hóa đơn an toàn
Chi phí mua hàng không có hóa đơn được trừ khi bạn chọn đúng trường hợp, lập bảng kê Mẫu 02/TNDN đầy đủ và thanh toán đúng quy tắc 5 triệu đồng. Kế toán nên đối chiếu bảng kê, phiếu nhập kho và sao kê hằng tháng.
Liên hệ Luật Dân Việt để được tư vấn
Nếu bạn cần rà soát hồ sơ hoặc muốn Luật Dân Việt thực hiện thủ tục thay, hãy liên hệ để được tư vấn cụ thể theo tình huống của doanh nghiệp:
- Hotline: 0858.111.929
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Văn phòng Hà Nội: 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội; Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
Căn cứ pháp lý
- Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15.
- Nghị định số 320/2025/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (điểm b, điểm c khoản 1 Điều 9), được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 141/2026/NĐ-CP.
- Thông tư số 20/2026/TT-BTC ngày 12/3/2026 của Bộ Tài chính hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và Nghị định số 320/2025/NĐ-CP (Mẫu số 02/TNDN).
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.
- Nghị định số 252/2026/NĐ-CP và Thông tư số 89/2026/TT-BTC.
Thông tin trong bài mang tính tham khảo, được cập nhật theo văn bản pháp luật có hiệu lực tại thời điểm đăng. Quy định có thể thay đổi; vui lòng đối chiếu văn bản gốc hoặc liên hệ luật sư trước khi thực hiện.
