Chọn địa chỉ trụ sở chính là một trong những quyết định đầu tiên khi thành lập công ty, và cũng là nguyên nhân hàng đầu khiến hồ sơ bị yêu cầu sửa. Phần lớn doanh nghiệp nhỏ muốn đặt địa chỉ trụ sở chính công ty tại nhà riêng hoặc căn hộ chung cư để tiết kiệm chi phí. Từ 01/7/2025, địa chỉ còn phải ghi theo chính quyền hai cấp, không còn quận, huyện. Bài viết giải thích nơi nào được đặt trụ sở và cách ghi địa chỉ đúng.
Trả lời nhanh: Địa chỉ trụ sở chính công ty phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam, xác định rõ số nhà, đường hoặc thôn, xã/phường, tỉnh/thành. Được đặt tại nhà riêng hợp pháp, văn phòng cho thuê hoặc phần diện tích kinh doanh của tòa nhà hỗn hợp. Không được đặt tại căn hộ chung cư chỉ dùng để ở.
Quy định về địa chỉ trụ sở chính công ty
Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp, trụ sở chính đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp, được xác định theo địa giới đơn vị hành chính và có số điện thoại, thư điện tử (nếu có). Khi kê khai, địa chỉ nên ghi đủ số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường hoặc thôn, xóm, ấp; xã, phường, đặc khu; tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
Từ 01/7/2025, cả nước còn 34 tỉnh, thành phố và bỏ cấp huyện. Hồ sơ thành lập mới phải ghi địa chỉ theo đơn vị hành chính hiện hành, ví dụ "Số 12 ngõ 5 phố X, phường Y, thành phố Hà Nội". Ghi kèm "quận Z" có thể bị yêu cầu sửa.
Doanh nghiệp thành lập trước đó không bắt buộc đổi địa chỉ do sắp xếp địa giới; việc cập nhật được miễn lệ phí, xem cập nhật địa chỉ công ty theo địa giới hành chính mới.
Đặt trụ sở chính công ty ở chung cư, nhà riêng được không?
Khả năng đặt trụ sở phụ thuộc vào mục đích sử dụng của công trình, không phụ thuộc vào việc bạn sở hữu hay đi thuê.
| Loại địa điểm | Được đặt trụ sở? | Ghi chú |
|---|---|---|
| Căn hộ chung cư chỉ để ở | Không | Điểm c khoản 8 Điều 3 Luật Nhà ở 2023 cấm dùng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở |
| Phần diện tích kinh doanh, dịch vụ trong nhà chung cư hỗn hợp | Có | Phải đúng phần được thiết kế, phê duyệt cho kinh doanh |
| Nhà riêng lẻ (nhà mặt phố, nhà trong ngõ) | Có | Cần được chủ nhà đồng ý nếu đi thuê, mượn |
| Văn phòng cho thuê, tòa nhà thương mại | Có | Phổ biến, có hợp đồng thuê rõ ràng |
Lưu ý: Phòng Đăng ký kinh doanh không yêu cầu nộp giấy tờ chứng minh quyền sử dụng trụ sở, nhưng doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về tính trung thực. Đặt trụ sở tại căn hộ chung cư có thể bị yêu cầu chuyển trụ sở và bị xử phạt vi phạm hành chính.
Ví dụ: chị A đăng ký công ty thiết kế tại căn hộ chung cư đang ở. Ban quản trị tòa nhà phản ánh, công ty buộc phải chuyển trụ sở và làm thủ tục thay đổi, tốn thêm thời gian và chi phí so với chọn đúng địa điểm từ đầu.
Những rủi ro thường gặp về địa chỉ trụ sở
Rủi ro lớn nhất là doanh nghiệp không thực sự hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký. Các tình huống cần tránh:
- Mượn địa chỉ người quen nhưng không nhận được thư từ, thông báo của cơ quan thuế.
- Thuê "văn phòng ảo" không có người tiếp nhận văn bản; cơ quan thuế xác minh có thể xác định "không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký", kéo theo hạn chế mã số thuế và hóa đơn.
- Ghi địa chỉ thiếu số nhà hoặc sai tên xã, phường sau sắp xếp.
- Hết hợp đồng thuê nhưng không đăng ký đổi trụ sở trong 10 ngày.
Khi chuyển trụ sở trong cùng tỉnh, thủ tục xem tại thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cùng tỉnh.
Câu hỏi thường gặp về địa chỉ trụ sở chính công ty
Nhiều công ty có dùng chung một địa chỉ trụ sở được không?
Pháp luật không cấm nhiều doanh nghiệp đặt trụ sở trong cùng một tòa nhà, nhưng mỗi doanh nghiệp nên có vị trí cụ thể (tầng, phòng) để nhận thư và tránh bị xác minh không hoạt động.
Có phải nộp hợp đồng thuê nhà khi đăng ký trụ sở không?
Không. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không có thành phần này. Tuy vậy, bạn nên giữ hợp đồng thuê hoặc văn bản đồng ý của chủ nhà để xuất trình khi cơ quan thuế kiểm tra.
Nhà tập thể cũ có đặt trụ sở được không?
Nhà tập thể thường là nhà ở, nên rủi ro tương tự căn hộ chung cư. Bạn cần xác định công năng thực tế của công trình trước khi đăng ký.
Chọn đúng địa chỉ trụ sở chính công ty ngay từ đầu
Địa chỉ trụ sở chính công ty hợp lệ giúp hồ sơ được duyệt nhanh và tránh rủi ro bị xác minh, xử phạt về sau. Hãy chọn nhà riêng, văn phòng hoặc phần diện tích kinh doanh hợp pháp, ghi đúng địa giới mới. Bài trước đây: thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty.
Liên hệ Luật Dân Việt để được tư vấn
Nếu bạn cần rà soát hồ sơ hoặc muốn Luật Dân Việt thực hiện thủ tục thay, hãy liên hệ để được tư vấn cụ thể theo tình huống của doanh nghiệp:
- Hotline: 0858.111.929
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Văn phòng Hà Nội: 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội; Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15 (Điều 42).
- Nghị định số 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 296/2026/NĐ-CP.
- Luật Nhà ở số 27/2023/QH15 (điểm c khoản 8 Điều 3).
- Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15; Nghị quyết số 202/2025/QH15.
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.
Thông tin trong bài mang tính tham khảo, được cập nhật theo văn bản pháp luật có hiệu lực tại thời điểm đăng. Quy định có thể thay đổi; vui lòng đối chiếu văn bản gốc hoặc liên hệ luật sư trước khi thực hiện.
