Thanh toán không dùng tiền mặt để được trừ chi phí là yêu cầu tại điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, hiệu lực từ 15/12/2025, với ngưỡng 5 triệu đồng thay cho 20 triệu đồng trước đây. Vướng mắc thường nằm ở nhân viên trả hộ, bù trừ công nợ, trả chậm.
Trả lời nhanh: Khoản chi từng lần từ 5 triệu đồng trở lên chỉ được trừ khi tính thuế TNDN nếu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Khoản chưa trả được tạm tính chi phí khi có hợp đồng, hóa đơn, biên bản bàn giao; nếu sau đó trả bằng tiền mặt, doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm chi phí.
Thanh toán không dùng tiền mặt để được trừ chi phí áp dụng với khoản nào?
Thanh toán không dùng tiền mặt để được trừ chi phí là điều kiện thứ ba, bên cạnh tính thực tế và hóa đơn hợp pháp, xem bài chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Ngưỡng 5 triệu đồng xét theo từng lần thanh toán và áp dụng cả với khoản chi không có hóa đơn GTGT:
- Mua hàng hóa, dịch vụ có hóa đơn.
- Tiền lương, tiền công, tiền thưởng trả từng lần từ 5 triệu đồng.
- Tiền thuê tài sản của cá nhân như nhà, xe.
- Mua hàng của người sản xuất trực tiếp, kèm bảng kê thu mua theo mẫu hướng dẫn.
Với tiền lương, xem thêm bài chi phí tiền lương được trừ thuế TNDN.
Hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và chứng từ cần có
Hình thức thanh toán không dùng tiền mặt là cách trả tiền qua tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán hoặc phương thức thay thế có văn bản ghi nhận. Nghị định 320/2025/NĐ-CP dẫn chiếu pháp luật thuế GTGT (Nghị định 181/2025/NĐ-CP) về hình thức chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Tuy vậy, điều kiện trừ chi phí TNDN và điều kiện khấu trừ GTGT đầu vào là hai điều kiện riêng, xét độc lập. Các hình thức thường gặp:
| Hình thức | Chứng từ cần có |
|---|---|
| Chuyển khoản qua ngân hàng | Chứng từ chuyển tiền từ tài khoản bên mua sang bên bán; nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán không được chấp nhận |
| Bù trừ giá trị hàng mua và hàng bán | Biên bản đối chiếu, xác nhận bù trừ; có bên thứ ba thì biên bản ba bên |
| Bù trừ với khoản vay | Hợp đồng vay bằng văn bản lập trước và chứng từ chuyển tiền vay |
| Ủy quyền thanh toán qua bên thứ ba | Hợp đồng ghi rõ việc ủy quyền; bên thứ ba trả không dùng tiền mặt |
| Người lao động thanh toán hộ | Quy chế hoặc quyết định ủy quyền; chứng từ không dùng tiền mặt của người lao động; chứng từ doanh nghiệp hoàn trả không dùng tiền mặt |
Điều kiện riêng của thuế GTGT đầu vào xem bài điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Khoản chi chưa thanh toán, trả chậm, trả tiền mặt sau
Khoản chi chưa thanh toán là khoản có hóa đơn từ 5 triệu đồng nhưng chưa trả tiền khi ghi nhận chi phí. Theo Thông tư 20/2026/TT-BTC:
- Doanh nghiệp được tạm tính vào chi phí khi có hợp đồng mua bán và biên bản bàn giao.
- Khi trả tiền, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Nếu trả bằng tiền mặt, doanh nghiệp điều chỉnh giảm chi phí phần trả tiền mặt tại kỳ phát sinh việc thanh toán.
Ví dụ minh họa: Công ty D áp dụng thuế suất 17%. Tháng 8/2026, công ty nghiệm thu dịch vụ sửa chữa nhà xưởng 48 triệu đồng, có hóa đơn, chưa trả tiền và đã ghi chi phí.
- Tháng 11/2026 trả toàn bộ bằng tiền mặt: giảm chi phí 48 triệu đồng, thuế TNDN tăng 48.000.000 × 17% = 8.160.000 đồng.
- Nếu chuyển khoản 30 triệu và trả tiền mặt 18 triệu: chỉ giảm 18 triệu đồng, thuế tăng 18.000.000 × 17% = 3.060.000 đồng.
Lỗi hay gặp khiến chi phí bị loại
Lỗi hay gặp là chứng từ không chứng minh được dòng tiền từ doanh nghiệp đến người bán:
- Chia nhỏ một giao dịch thành nhiều hóa đơn dưới 5 triệu đồng để trả tiền mặt.
- Nộp tiền mặt vào tài khoản người bán thay vì chuyển khoản.
- Thanh toán từ tài khoản cá nhân giám đốc, kế toán mà không có quy chế ủy quyền và chứng từ hoàn trả.
- Bù trừ công nợ nhưng thiếu biên bản xác nhận của các bên.
- Trả lương từ 5 triệu đồng/lần bằng tiền mặt.
Câu hỏi thường gặp về thanh toán không dùng tiền mặt để được trừ chi phí
Thanh toán bằng thẻ tín dụng doanh nghiệp có được chấp nhận không?
Thẻ do ngân hàng phát hành cho doanh nghiệp là phương thức qua tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán; bạn nên lưu sao kê kèm hóa đơn.
Khoản chi đã ghi năm 2026 nhưng năm 2027 mới trả tiền mặt thì xử lý thế nào?
Doanh nghiệp điều chỉnh giảm chi phí tại kỳ phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt, tức năm 2027, theo hướng dẫn hiện hành.
Hóa đơn dưới 5 triệu đồng trả tiền mặt có được trừ không?
Có, nếu khoản chi thực tế, phục vụ kinh doanh và có hóa đơn hợp pháp; không được tách giao dịch để lách ngưỡng.
Chuẩn hóa thanh toán không dùng tiền mặt để được trừ chi phí
Thanh toán không dùng tiền mặt để được trừ chi phí đòi hỏi mỗi khoản từ 5 triệu đồng có dấu vết dòng tiền rõ ràng. Bạn nên ban hành quy chế thanh toán, ủy quyền ngay từ đầu năm.
Liên hệ Luật Dân Việt để được tư vấn
Nếu bạn cần rà soát hồ sơ hoặc muốn Luật Dân Việt thực hiện thủ tục thay, hãy liên hệ để được tư vấn cụ thể theo tình huống của doanh nghiệp:
- Hotline: 0858.111.929
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Văn phòng Hà Nội: 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội; Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
Căn cứ pháp lý
- Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 ngày 14/6/2025.
- Nghị định số 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (điểm c khoản 1 Điều 9), được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 141/2026/NĐ-CP ngày 29/4/2026.
- Thông tư số 20/2026/TT-BTC ngày 12/3/2026 của Bộ Tài chính hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 149/2025/QH15 và Luật số 09/2026/QH16; Nghị định số 181/2025/NĐ-CP.
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15; Nghị định số 252/2026/NĐ-CP; Thông tư số 89/2026/TT-BTC.
Thông tin trong bài mang tính tham khảo, được cập nhật theo văn bản pháp luật có hiệu lực tại thời điểm đăng. Quy định có thể thay đổi; vui lòng đối chiếu văn bản gốc hoặc liên hệ luật sư trước khi thực hiện.
