Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là căn cứ để người lao động chứng minh số thuế đã bị khấu trừ khi tự quyết toán hoặc đề nghị hoàn thuế. Từ 01/7/2026, chứng từ này được lập theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, thay cho Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần chú ý thời điểm lập và việc truyền dữ liệu cho cơ quan thuế.
Trả lời nhanh: Tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ thuế TNCN phải lập chứng từ khấu trừ điện tử tại thời điểm khấu trừ. Người ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên được cấp một chứng từ cho cả năm. Nếu cá nhân ủy quyền quyết toán, tổ chức không phải lập chứng từ.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là gì?
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là chứng từ do tổ chức, cá nhân trả thu nhập lập bằng phương tiện điện tử, ghi nhận khoản thu nhập đã chi trả và số thuế TNCN đã khấu trừ của từng cá nhân. Theo hướng dẫn của Thông tư 91/2026/TT-BTC, mẫu chứng từ là Mẫu 03/TNCN.
Nội dung chứng từ gồm các nhóm thông tin chính:
- Thông tin chứng từ và tổ chức trả thu nhập (tên, mã số thuế).
- Họ tên, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân của người nhận thu nhập.
- Khoản thu nhập, thời điểm trả, bảo hiểm bắt buộc, khoản đóng góp từ thiện (nếu có).
- Số thuế đã khấu trừ, ngày lập và chữ ký số.
Xem lại khái niệm khấu trừ thuế tại bài chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là gì.
Ai lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử?
Người lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã thực hiện khấu trừ thuế, ví dụ doanh nghiệp trả lương, trả thù lao cộng tác viên, trả hoa hồng. Trước khi lập, đơn vị phải đăng ký sử dụng chứng từ điện tử theo Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT và chờ cơ quan thuế chấp nhận.
Đơn vị được chọn một trong ba cách lập:
- Lập trực tiếp trên Hệ thống thông tin quản lý thuế của cơ quan thuế.
- Lập qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn, chứng từ điện tử.
- Lập trên phần mềm của chính đơn vị, đáp ứng chuẩn định dạng dữ liệu.
Sau khi lập, chứng từ được ký số, gửi cho người bị khấu trừ và chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế ngay trong ngày lập.
Khi nào lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử?
Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là thời điểm tổ chức khấu trừ thuế, theo Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Số lượng chứng từ phụ thuộc loại hợp đồng của cá nhân:
| Đối tượng | Cách lập chứng từ |
|---|---|
| Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký dưới 3 tháng | Lập cho từng lần khấu trừ; nếu cá nhân yêu cầu, lập một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong cùng năm tính thuế |
| Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên | Chỉ lập một chứng từ trong một năm tính thuế |
| Cá nhân ủy quyền cho tổ chức quyết toán thay | Không phải lập chứng từ |
Một số khoản thu nhập đã được khấu trừ tại nguồn theo quy định riêng cũng không phải lập chứng từ, chi tiết theo khoản 2 đến khoản 4 Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Ví dụ minh họa: Ngày 15/11/2026, Công ty A trả thù lao 8 triệu đồng cho một cộng tác viên không ký hợp đồng lao động. Vì khoản chi từ 5 triệu đồng/lần, công ty khấu trừ 10%, tức 8.000.000 × 10% = 800.000 đồng. Công ty lập chứng từ khấu trừ điện tử ngay ngày 15/11/2026 và gửi dữ liệu cho cơ quan thuế trong ngày.
Lưu ý để chứng từ khấu trừ thuế TNCN hợp lệ
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử chỉ có giá trị khi ghi đúng, đủ các nội dung bắt buộc. Doanh nghiệp nên:
- Đối chiếu mã số thuế hoặc số định danh cá nhân trước khi lập.
- Ghi số thuế khớp với tờ khai khấu trừ của kỳ tương ứng.
Các thay đổi chung về hóa đơn, chứng từ điện tử xem tại bài Nghị định 254/2026 về hóa đơn điện tử; mức khấu trừ 10% và biểu thuế mới xem bài thuế thu nhập cá nhân 2026.
Câu hỏi thường gặp về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Người lao động nghỉ việc giữa năm có được cấp chứng từ không?
Có. Người lao động không ủy quyền quyết toán cho công ty cũ được cấp chứng từ ghi nhận số thuế đã khấu trừ, dùng để tự quyết toán thuế năm.
Thu nhập vãng lai dưới 5 triệu đồng có phải lập chứng từ không?
Thông thường không, vì khoản chi dưới 5 triệu đồng/lần không thuộc diện khấu trừ 10%, nên không có số thuế để ghi nhận.
Cá nhân có được yêu cầu gộp nhiều lần khấu trừ vào một chứng từ không?
Được, nếu cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký dưới 3 tháng. Khi đó tổ chức lập một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong cùng năm tính thuế.
Lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đúng thời điểm
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phải lập tại thời điểm khấu trừ và gửi ngay trong ngày. Doanh nghiệp nên hoàn tất đăng ký Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT và phân loại hợp đồng để lập đúng số lượng chứng từ.
Liên hệ Luật Dân Việt để được tư vấn
Nếu bạn cần rà soát hồ sơ hoặc muốn Luật Dân Việt thực hiện thủ tục thay, hãy liên hệ để được tư vấn cụ thể theo tình huống của doanh nghiệp:
- Hotline: 0858.111.929
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Văn phòng Hà Nội: 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội; Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
Căn cứ pháp lý
- Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15.
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.
- Nghị định số 254/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử (Điều 24).
- Nghị định số 253/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Thuế thu nhập cá nhân.
- Thông tư số 91/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn, chứng từ (Mẫu 03/TNCN, Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT).
Thông tin trong bài mang tính tham khảo, được cập nhật theo văn bản pháp luật có hiệu lực tại thời điểm đăng. Quy định có thể thay đổi; vui lòng đối chiếu văn bản gốc hoặc liên hệ luật sư trước khi thực hiện.
