Tiền lương thường là khoản chi lớn nhất của doanh nghiệp dịch vụ, nên chỉ cần thiếu một hợp đồng hay một bảng lương ký nhận, số thuế phải nộp có thể tăng đáng kể khi quyết toán. Chi phí tiền lương được trừ thuế TNDN hiện được xác định theo Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Cùng một khoản chi, doanh nghiệp đủ hồ sơ được trừ, doanh nghiệp thiếu hồ sơ bị loại.
Trả lời nhanh: Chi phí tiền lương được trừ thuế TNDN khi điều kiện và mức hưởng được ghi trong hợp đồng lao động, thỏa ước hoặc quy chế lương thưởng; tiền lương thực chi trước hạn nộp hồ sơ quyết toán năm; có bảng lương, chứng từ thanh toán và khoản trả từng lần từ 5 triệu đồng được chuyển khoản.
Điều kiện để chi phí tiền lương được trừ thuế TNDN
Chi phí tiền lương được trừ thuế TNDN là khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, phụ cấp doanh nghiệp trả cho người lao động, đáp ứng điều kiện chung về chi phí và điều kiện riêng về tiền lương.
Theo khoản 1 Điều 9 và khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản lương được trừ khi:
- Thực tế phát sinh, phục vụ hoạt động kinh doanh.
- Điều kiện được hưởng và mức hưởng ghi cụ thể trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính hoặc quy chế lương thưởng.
- Thực chi và có chứng từ thanh toán; khoản trả từng lần từ 5 triệu đồng trở lên dùng phương thức không dùng tiền mặt.
Ba điều kiện chung của mọi khoản chi được phân tích tại bài chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Hồ sơ chứng minh chi phí tiền lương cần có
Hồ sơ tiền lương là tập giấy tờ chứng minh người lao động có thật, mức lương có căn cứ và tiền đã được trả. Doanh nghiệp nên lưu đủ 6 nhóm:
- Hợp đồng lao động (hoặc hợp đồng dịch vụ với lao động thời vụ), phụ lục điều chỉnh lương.
- Quy chế lương thưởng, quy chế tài chính, nêu rõ điều kiện hưởng thưởng, phụ cấp.
- Bảng chấm công hằng tháng.
- Bảng thanh toán lương có chữ ký người lao động hoặc xác nhận điện tử.
- Chứng từ thanh toán: ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng; phiếu chi có chữ ký chỉ dùng cho khoản dưới 5 triệu đồng/lần.
- Hồ sơ nghĩa vụ đi kèm: chứng từ đóng bảo hiểm bắt buộc phần doanh nghiệp, hồ sơ khấu trừ thuế TNCN.
Với lao động không ký hợp đồng lao động hoặc ký dưới 3 tháng, khoản chi từ 5 triệu đồng/lần phải khấu trừ 10% thuế TNCN theo quy định thuế thu nhập cá nhân 2026.
Tiền lương không được trừ khi tính thuế TNDN
Tiền lương không được trừ là khoản đã hạch toán vào chi phí nhưng thiếu căn cứ hoặc chưa thực chi. Các trường hợp hay gặp:
- Lương, thưởng không ghi điều kiện và mức hưởng trong hợp đồng hoặc quy chế.
- Lương đã trích nhưng đến hạn nộp hồ sơ quyết toán năm vẫn chưa chi, trừ quỹ dự phòng tiền lương trích theo hướng dẫn hiện hành (mức trích tối đa 17% quỹ tiền lương thực hiện).
- Khoản trả từng lần từ 5 triệu đồng bằng tiền mặt.
- Tiền lương của chủ doanh nghiệp tư nhân.
- Thù lao thành viên hội đồng quản trị, hội đồng thành viên không trực tiếp điều hành.
Ngoài ra, khoản phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động chỉ được trừ trong giới hạn 1 tháng lương bình quân thực hiện trong năm.
Ví dụ: trả lương tiền mặt làm tăng thuế TNDN
Ví dụ minh họa: Công ty C áp dụng thuế suất 20%. Năm 2026, công ty trả lương tiền mặt cho 3 nhân viên, mỗi người 8 triệu đồng/tháng, đủ hợp đồng và bảng lương.
- Mỗi lần trả 8 triệu đồng, vượt ngưỡng 5 triệu đồng nên không được trừ.
- Chi phí bị loại: 3 × 8 triệu × 12 tháng = 288 triệu đồng.
- Thuế TNDN tăng thêm: 288.000.000 × 20% = 57.600.000 đồng.
Nếu chuyển khoản, toàn bộ 288 triệu đồng được trừ.
Câu hỏi thường gặp về chi phí tiền lương được trừ thuế TNDN
Lương tháng 12/2026 trả vào tháng 2/2027 có được trừ không?
Được trừ vào chi phí năm 2026 nếu chi trả trước hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN năm 2026, tức ngày cuối tháng thứ 3 năm 2027 (31/3/2027) đối với doanh nghiệp có năm tài chính theo năm dương lịch.
Không đóng BHXH thì tiền lương có bị loại không?
Pháp luật thuế TNDN không đặt điều kiện "đã đóng bảo hiểm xã hội" để trừ tiền lương. Tuy nhiên, doanh nghiệp chưa đóng đủ bảo hiểm bắt buộc thì không được trừ các khoản bảo hiểm tự nguyện, hưu trí bổ sung, và có thể bị xử phạt theo pháp luật về bảo hiểm.
Tiền thưởng Tết có được trừ không?
Được, nếu quy chế lương thưởng hoặc hợp đồng ghi rõ điều kiện, mức thưởng và tiền thưởng đã thực chi, có chứng từ.
Chuẩn hóa hồ sơ chi phí tiền lương được trừ thuế TNDN
Chi phí tiền lương được trừ thuế TNDN phụ thuộc vào ba điểm: căn cứ mức hưởng, thực chi đúng hạn và chứng từ thanh toán. Bạn nên rà soát quy chế lương, chuyển khoản mọi khoản lương lớn và lưu đủ 6 nhóm hồ sơ trước kỳ khai quyết toán thuế TNDN.
Liên hệ Luật Dân Việt để được tư vấn
Nếu bạn cần rà soát hồ sơ hoặc muốn Luật Dân Việt thực hiện thủ tục thay, hãy liên hệ để được tư vấn cụ thể theo tình huống của doanh nghiệp:
- Hotline: 0858.111.929
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Văn phòng Hà Nội: 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội; Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
Căn cứ pháp lý
- Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 ngày 14/6/2025.
- Nghị định số 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (khoản 1 Điều 9, khoản 8 Điều 10), được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 141/2026/NĐ-CP ngày 29/4/2026.
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.
- Nghị định số 252/2026/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết Luật Quản lý thuế.
- Thông tư số 89/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn Luật Quản lý thuế.
Thông tin trong bài mang tính tham khảo, được cập nhật theo văn bản pháp luật có hiệu lực tại thời điểm đăng. Quy định có thể thay đổi; vui lòng đối chiếu văn bản gốc hoặc liên hệ luật sư trước khi thực hiện.
