Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện phù hợp với công ty cần một đầu mối giao dịch, giới thiệu sản phẩm, chăm sóc khách hàng tại địa phương khác mà chưa cần bán hàng ở đó. Văn phòng đại diện có hồ sơ tương tự chi nhánh nhưng chức năng hẹp hơn. Luật Dân Việt nhận thực hiện trọn gói đến khi Quý khách nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
Khó khăn khi tự làm thủ tục thành lập văn phòng đại diện
- Lập văn phòng đại diện rồi mới biết văn phòng không được ký hợp đồng bán hàng, xuất hóa đơn cho khách.
- Ghi nội dung hoạt động của văn phòng như ngành nghề kinh doanh.
- Không biết văn phòng có mã số thuế riêng, bỏ quên khai thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên.
- Ghi tên văn phòng thiếu cụm "Văn phòng đại diện" kèm tên doanh nghiệp.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện theo quy định
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó, không thực hiện chức năng kinh doanh (khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp). Hồ sơ theo khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp và khoản 1 Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP gồm:
- Thông báo lập văn phòng đại diện theo Mẫu số 17, Thông tư 68/2025/TT-BTC.
- Bản sao quyết định thành lập văn phòng đại diện; kèm bản sao biên bản họp đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần, công ty hợp danh.
- Bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu văn phòng, không cần nếu đã kê khai số định danh cá nhân.
- Văn bản ủy quyền nộp hồ sơ (nếu có).
Hồ sơ nộp trong 10 ngày kể từ ngày quyết định thành lập, tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi đặt văn phòng; Giấy chứng nhận cấp trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ. Lệ phí 50.000 đồng/lần (giảm còn 25.000 đồng đến 31/12/2026), miễn khi nộp trực tuyến. Mã số văn phòng đại diện đồng thời là mã số thuế (khoản 5 Điều 8 Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Trình tự chi tiết xem thủ tục thành lập văn phòng đại diện.
Quý khách chỉ cần cung cấp cho Luật Dân Việt
- Địa chỉ văn phòng và hợp đồng thuê hoặc giấy tờ sử dụng địa chỉ.
- Thông tin người đứng đầu: số định danh cá nhân, email, số điện thoại.
- Nội dung hoạt động dự kiến (giới thiệu sản phẩm, xúc tiến, chăm sóc khách hàng…).
Mọi thủ tục, hồ sơ còn lại Luật Dân Việt triển khai.
Quy trình thực hiện dịch vụ tại Luật Dân Việt
- Tư vấn phân biệt chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh theo mục đích thực tế.
- Kiểm tra tên, địa chỉ văn phòng theo địa danh xã, phường hiện hành.
- Soạn quyết định, biên bản họp, thông báo Mẫu số 17; Quý khách ký số hoặc ký tay.
- Nộp trực tuyến trong hạn 10 ngày; nhận Giấy chứng nhận trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
Hỗ trợ sau khi có giấy phép và ưu đãi
- Khắc dấu văn phòng đại diện nếu công ty có nhu cầu.
- Đăng ký chữ ký số, mở tài khoản ngân hàng cho văn phòng.
- Kê khai, quyết toán thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm xã hội cho nhân viên văn phòng.
- Lập chi nhánh khi công ty muốn bán hàng tại địa phương.
Khách hàng sử dụng dịch vụ tại Luật Dân Việt được tư vấn miễn phí trong quá trình chuẩn bị hồ sơ và được hỗ trợ giải đáp các vấn đề pháp lý phát sinh sau khi có kết quả. Luật Dân Việt có chính sách ưu đãi khi Quý khách sử dụng kèm các dịch vụ chữ ký số, kế toán thuế; vui lòng liên hệ để nhận báo giá và ưu đãi hiện hành.
Câu hỏi thường gặp khi sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Luật Dân Việt
Văn phòng đại diện có được ký hợp đồng với khách hàng không?
Văn phòng không kinh doanh nên không tự bán hàng, xuất hóa đơn. Người đứng đầu chỉ ký nhân danh công ty trong phạm vi được ủy quyền; xem thêm văn phòng đại diện có được kinh doanh.
Văn phòng đại diện có thể đặt cùng tỉnh với trụ sở chính không?
Được. Luật không giới hạn nơi đặt; văn phòng có thể ở cùng hoặc khác tỉnh với trụ sở chính.
Văn phòng không có doanh thu có phải nộp tờ khai thuế không?
Văn phòng có mã số thuế riêng; khi trả lương, văn phòng khai, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định hiện hành.
Người đứng đầu văn phòng có cần là thành viên, cổ đông công ty không?
Không. Công ty có thể bổ nhiệm người lao động hoặc người thuê ngoài làm người đứng đầu văn phòng.
Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15 (Điều 44, Điều 45).
- Nghị định số 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (Điều 8, Điều 30), được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 296/2026/NĐ-CP.
- Thông tư số 68/2025/TT-BTC, được sửa đổi bởi Thông tư số 121/2026/TT-BTC (Mẫu số 17).
- Thông tư số 47/2019/TT-BTC và Thông tư số 64/2025/TT-BTC về lệ phí.
Liên hệ Luật Dân Việt
Để được hỗ trợ tốt nhất, kịp thời nhất, Quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp Luật Dân Việt theo thông tin dưới đây:
- Hotline/Zalo: 0858.111.929
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Văn phòng Hà Nội: 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội; Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
- Thời gian làm việc: Thứ 2 – Thứ 7, 8:00 – 18:30
Thông tin trong bài mang tính tham khảo, được cập nhật theo văn bản pháp luật có hiệu lực tại thời điểm đăng. Quy định có thể thay đổi; vui lòng đối chiếu văn bản gốc hoặc liên hệ luật sư trước khi thực hiện.
