Hàng giao sai quy cách, lỗi kỹ thuật hay khách đổi ý đều có thể dẫn đến việc trả lại hàng sau khi hóa đơn đã lập. Câu hỏi đầu tiên của kế toán là hóa đơn trả lại hàng do bên nào lập và ghi thế nào để cả hai bên kê khai thuế khớp nhau. Từ 01/7/2026, việc này thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Trả lời nhanh: Khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng, người bán lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập, trừ khi hai bên thỏa thuận để người mua lập hóa đơn trả lại hàng. Riêng tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, người mua đang dùng hóa đơn điện tử lập hóa đơn trả lại.
Hóa đơn trả lại hàng do bên nào lập?
Hóa đơn trả lại hàng là chứng từ ghi nhận việc giảm hoặc hủy bỏ giao dịch mua bán đã lập hóa đơn, do người bán hoặc người mua lập tùy trường hợp. Theo điểm c khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC:
| Trường hợp | Bên lập hóa đơn | Loại hóa đơn |
|---|---|---|
| Trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (mặc định) | Người bán | Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập |
| Hai bên thỏa thuận người mua lập | Người mua | Hóa đơn điện tử trả lại hàng giao cho người bán |
| Tài sản phải đăng ký quyền sở hữu (ô tô, xe máy…), người mua là đối tượng dùng hóa đơn điện tử | Người mua | Hóa đơn trả lại hàng |
Như vậy, người bán lập hóa đơn điều chỉnh là cách mặc định, kể cả khi người mua là doanh nghiệp. Đổi hàng làm thay đổi giá trị hàng đã mua cũng xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh.
Cách ghi hóa đơn trả lại hàng khi người bán điều chỉnh
Hóa đơn điều chỉnh khi trả lại hàng phải dẫn chiếu đến hóa đơn gốc và ghi giảm đúng phần hàng bị trả. Trình tự thực hiện:
- Hai bên lập biên bản hoặc văn bản thỏa thuận trả hàng, ghi số lượng, giá trị, lý do và hóa đơn gốc.
- Người bán lập hóa đơn điều chỉnh, ghi rõ điều chỉnh cho hóa đơn ký hiệu nào, số nào, ngày nào.
- Ghi giảm số lượng, thành tiền và thuế GTGT của hàng bị trả lại, theo thuế suất trên hóa đơn gốc và chính sách thuế của giao dịch ban đầu.
- Gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua; hai bên ghi giảm doanh thu, chi phí và thuế GTGT tương ứng.
Ví dụ minh họa: Ngày 10/8/2026, Công ty F bán 50 máy lọc nước, đơn giá 4.000.000 đồng, thuế suất 8% (đang được giảm), tổng tiền 216.000.000 đồng. Ngày 05/11/2026, khách trả lại 10 máy lỗi.
- Tiền hàng điều chỉnh giảm: 10 × 4.000.000 = 40.000.000 đồng.
- Thuế GTGT điều chỉnh giảm: 40.000.000 × 8% = 3.200.000 đồng.
- Tổng giảm: 43.200.000 đồng.
Giá trị giao dịch còn lại: 160.000.000 đồng tiền hàng và 12.800.000 đồng thuế GTGT. Thuế suất 8% giữ theo hóa đơn gốc, kể cả khi việc trả hàng diễn ra sau thời hạn giảm thuế.
Khi người mua lập hóa đơn trả lại hàng
Người mua lập hóa đơn trả lại hàng khi hai bên đã thỏa thuận, hoặc khi trả lại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu mà người mua đang dùng hóa đơn điện tử. Hóa đơn cần thể hiện đúng hàng hóa, số lượng, giá trị trả lại và dẫn chiếu hóa đơn mua vào để hai bên đối chiếu.
Với tài sản như ô tô, hóa đơn trả lại giúp làm thủ tục thay đổi đăng ký quyền sở hữu, nên các bên cần kiểm tra yêu cầu của cơ quan đăng ký. Dù bên nào lập, các bên phải lưu đủ hồ sơ trả hàng và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
Câu hỏi thường gặp về hóa đơn trả lại hàng
Khách lẻ trả lại hàng có phải lập hóa đơn không?
Có. Người bán lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập cho khách, kèm chứng từ nhận lại hàng, hoàn tiền. Cách lập hóa đơn ban đầu xem bài thời điểm lập hóa đơn.
Trả lại hàng có được hủy hóa đơn gốc không?
Không. Hóa đơn đã gửi người mua không hủy để làm lại; giao dịch trả hàng được xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh. Xem thêm hóa đơn lập sai có hủy được không.
Hàng trả lại thuộc hóa đơn tháng trước thì kê khai thế nào?
Thông thường, hai bên kê khai hóa đơn điều chỉnh vào kỳ lập hóa đơn điều chỉnh, không khai bổ sung kỳ của hóa đơn gốc. Nếu hóa đơn gốc có sai sót về nội dung, xử lý theo bài xử lý hóa đơn điện tử sai sót.
Lập đúng hóa đơn trả lại hàng để tránh lệch thuế
Hóa đơn trả lại hàng hiện do người bán lập dưới dạng hóa đơn điều chỉnh, trừ khi hai bên thỏa thuận khác hoặc hàng là tài sản phải đăng ký. Bạn nên ghi thỏa thuận này ngay trong hợp đồng mua bán để chủ động khi phát sinh trả hàng.
Liên hệ Luật Dân Việt để được tư vấn
Nếu bạn cần rà soát hồ sơ hoặc muốn Luật Dân Việt thực hiện thủ tục thay, hãy liên hệ để được tư vấn cụ thể theo tình huống của doanh nghiệp:
- Hotline: 0858.111.929
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Văn phòng Hà Nội: 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội; Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
Căn cứ pháp lý
- Nghị định số 254/2026/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử.
- Thông tư số 91/2026/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn, chứng từ (điểm c khoản 5 Điều 10).
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15; Nghị định số 252/2026/NĐ-CP.
- Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 149/2025/QH15 và Luật số 09/2026/QH16; Nghị định số 174/2025/NĐ-CP.
- Nghị định số 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 310/2025/NĐ-CP và Nghị định số 291/2026/NĐ-CP.
Thông tin trong bài mang tính tham khảo, được cập nhật theo văn bản pháp luật có hiệu lực tại thời điểm đăng. Quy định có thể thay đổi; vui lòng đối chiếu văn bản gốc hoặc liên hệ luật sư trước khi thực hiện.
