Khi bị thanh tra, tranh chấp giữa thành viên hoặc chuẩn bị bán công ty, câu hỏi đầu tiên luôn là "hồ sơ gốc đâu?". Luật Doanh nghiệp quy định cụ thể hồ sơ pháp lý nội bộ doanh nghiệp phải lưu giữ, và từ 01/7/2025 có thêm thông tin chủ sở hữu hưởng lợi. Bài viết tổng hợp danh mục, nơi lưu và thời hạn lưu giữ.
Trả lời nhanh: Hồ sơ pháp lý nội bộ doanh nghiệp phải lưu giữ gồm điều lệ, sổ đăng ký thành viên hoặc cổ đông, giấy phép, giấy tờ tài sản, biên bản và nghị quyết họp, kết luận thanh tra, tài liệu kế toán và thông tin chủ sở hữu hưởng lợi, lưu tại trụ sở chính hoặc địa điểm theo điều lệ.
Hồ sơ pháp lý nội bộ doanh nghiệp phải lưu giữ theo Điều 11
Chế độ lưu giữ tài liệu là nghĩa vụ bắt buộc của mọi doanh nghiệp, quy định tại Điều 11 Luật Doanh nghiệp. Tùy loại hình, doanh nghiệp phải lưu:
- Điều lệ công ty, quy chế quản lý nội bộ, sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông.
- Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, giấy phép và giấy chứng nhận khác.
- Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty.
- Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và các quyết định của doanh nghiệp.
- Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán (nếu có).
- Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán.
- Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.
Doanh nghiệp cũng nên lưu Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, các giấy xác nhận thay đổi và hồ sơ đã nộp. Khi cần soạn, sửa điều lệ, tham khảo điều lệ công ty TNHH.
Thông tin chủ sở hữu hưởng lợi: nhóm hồ sơ mới từ 2025
Thông tin chủ sở hữu hưởng lợi là nhóm tài liệu doanh nghiệp có tư cách pháp nhân phải thu thập, cập nhật và lưu giữ từ 01/7/2025 theo Luật số 76/2025/QH15 và Điều 19 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp tư nhân không thuộc diện này.
Điểm khác biệt là thời hạn: thông tin này phải lưu tối thiểu 05 năm kể từ ngày doanh nghiệp giải thể hoặc phá sản, nên cần chỉ định rõ ai giữ hồ sơ sau giải thể. Cách thu thập, cung cấp thông tin xem tại lưu giữ thông tin chủ sở hữu hưởng lợi.
Thời hạn lưu giữ từng nhóm tài liệu
Luật Doanh nghiệp không ấn định một thời hạn chung, mà dẫn chiếu "thời hạn theo quy định của pháp luật" cho từng loại tài liệu. Bảng dưới tổng hợp mốc thường áp dụng:
| Nhóm tài liệu | Thời hạn tham khảo | Căn cứ |
|---|---|---|
| Điều lệ, sổ thành viên/cổ đông, nghị quyết, biên bản họp | Nên lưu suốt thời gian hoạt động (khuyến nghị) | Luật Doanh nghiệp không ấn định thời hạn |
| Thông tin chủ sở hữu hưởng lợi | Tối thiểu 05 năm sau giải thể, phá sản | Luật 76/2025, NĐ 168/2025 |
| Chứng từ ghi sổ, sổ kế toán, báo cáo tài chính năm | Tối thiểu 10 năm | Pháp luật kế toán |
| Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành | Tối thiểu 05 năm | Pháp luật kế toán |
| Tài liệu có tính sử liệu, ý nghĩa quan trọng | Vĩnh viễn | Pháp luật kế toán |
Do trách nhiệm liên đới khi hồ sơ giải thể không chính xác kéo dài 05 năm (Điều 210), chứng từ thanh toán nợ cũng nên giữ ít nhất chừng ấy.
Nơi lưu giữ và hình thức lưu trữ
Tài liệu phải được lưu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác quy định trong điều lệ (khoản 2 Điều 11 Luật Doanh nghiệp). Khi chuyển trụ sở, nên lập biên bản bàn giao hồ sơ.
Với tài liệu ký số, hãy lưu cả tệp gốc có chữ ký số, không chỉ bản in. Ví dụ: công ty cổ phần có 25 cổ đông nên số hóa sổ đăng ký cổ đông, cập nhật sau mỗi giao dịch chuyển nhượng, lưu kèm hợp đồng và chứng từ thanh toán để xác định cổ đông ở từng thời điểm khi có tranh chấp.
Câu hỏi thường gặp về hồ sơ pháp lý nội bộ doanh nghiệp phải lưu giữ
Làm mất biên bản họp cũ thì xử lý thế nào?
Bạn nên lập biên bản ghi nhận việc mất, thu thập bản sao từ thành viên hoặc hồ sơ đã nộp; nội dung quan trọng có thể họp xác nhận lại.
Thành viên, cổ đông có quyền xem hồ sơ nội bộ không?
Có. Thành viên công ty TNHH và cổ đông có quyền xem, tra cứu một số tài liệu như điều lệ, sổ đăng ký, biên bản họp theo Luật Doanh nghiệp và điều lệ công ty; phạm vi cụ thể khác nhau theo loại hình.
Công ty TNHH 1 thành viên có cần biên bản họp không?
Nếu không có Hội đồng thành viên thì không có biên bản họp, nhưng vẫn phải lưu các quyết định của chủ sở hữu và Chủ tịch công ty.
Quản lý hồ sơ pháp lý nội bộ doanh nghiệp phải lưu giữ một cách chủ động
Hồ sơ pháp lý nội bộ doanh nghiệp phải lưu giữ là bằng chứng quan trọng nhất khi bị kiểm tra hoặc tranh chấp. Lập danh mục, giao người phụ trách và rà soát 6 tháng/lần giúp bạn không bị động.
Liên hệ Luật Dân Việt để được tư vấn
Nếu bạn cần rà soát hồ sơ hoặc muốn Luật Dân Việt thực hiện thủ tục thay, hãy liên hệ để được tư vấn cụ thể theo tình huống của doanh nghiệp:
- Hotline: 0858.111.929
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Văn phòng Hà Nội: 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội; Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15 (Điều 11, Điều 210).
- Nghị định số 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (Điều 17, Điều 19), được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 296/2026/NĐ-CP.
- Luật Kế toán số 88/2015/QH13 (được sửa đổi, bổ sung).
Thông tin trong bài mang tính tham khảo, được cập nhật theo văn bản pháp luật có hiệu lực tại thời điểm đăng. Quy định có thể thay đổi; vui lòng đối chiếu văn bản gốc hoặc liên hệ luật sư trước khi thực hiện.
